II. Một số giải pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp
1. Những giải pháp về mặt kỹ thuật nghiệp vụ
1.3. Hoàn thiện kỹ năng soạn thảo hợp đồng
Đây là một giải pháp quan trọng về mặt kỹ thuật nghiệp vụ, thực tế đã chứng minh có rất nhiều tranh chấp phát sinh từ khâu soạn thảo hợp đồng. Vì vậy, để giảm tối đa các tranh chấp sau này, hợp đồng nhập khẩu của công ty phải đợc soạn thảo chặt chẽ và cẩn thận cả về khía cạnh kỹ thuật cũng nh pháp lý. Đây cũng là khâu công ty có thể hoàn thiện nhiều hơn. Vì hợp đồng ngoại thơng của công ty phần nhiều là do bên đối tác ngời nớc ngoài soạn thảo, nhiều khi có những “ tiểu xảo” không nhận ngay ra đợc.
Trong quá trình soạn thảo hợp đồng cần chú ý, vận dụng tốt các nguồn luật, sử dụng từ ngữ chính xác, rõ ràng, không sử dụng các thuật ngữ địa phơng và đặc biệt lu ý ở một số điều khoản sau :
+ Điều khoản tên hàng :
Mặt hàng phân bón hoá học có rất nhiều chủng loại, mỗi loại lại có rất nhiều cách gọi khác nhau vì vậy tên hàng phải ghi chi tiết, chính xác bằng tên tiếng Anh, tên theo công thức hoá học ( tên thơng phẩm), tên theo nơi sản xuất Nếu hợp đồng… nhập khẩu nhiều loại hàng khác nhau hay mặt hàng chia làm nhiều mẫu mã có đặc điểm chất lợng khác nhau thì phải lập bảng phụ lục đính kèm hợp đồng. Chú ý trong văn bản chính của hợp đồng cần có điều khoản bảo lu thích ứng cho vấn đề này.
+ Điều khoản về chất lợng hàng hoá
Nhìn chung đây là điều khoản dễ xảy ra sai sót nhất, đặc biệt là với mặt hàng phân bón hoá học. Nguyên nhân là do mỗi mặt hàng phân bón hoá học có một cấu tạo và chất lợng khác nhau. Trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ nớc ngời bán sang nớc ta, hàng hoá phải trải qua quá trình vận chuyển dài ngày với những điều kiện khí hậu môi trờng phức tạp nên dễ biến chất. Vì vậy việc kiểm tra quy cách phẩm chất hàng hoá phải tuân thủ tiêu chuẩn và nguyên tắc quốc tế hoặc tập quán buôn bán.
Ví dụ : Trong mặt hàng phân lân thì phân lân phốt phát nội ít hút ẩm, ít bị biến chất nhng supe lân lại nhanh bị biến chất ( vốn cục, nhão) và do phân có tính axít nên dễ làm hỏng bao bì.
Yêu cầu đặt ra cho ngơì soạn thảo hợp đồng là phải nắm vững tính thơng phẩm để vận dụng soạn thảo điều khoản này phải quy định rõ vấn đề kiểm tra chất lợng hàng hoá : địa điểm kiểm tra, cơ quan kiểm tra, chi phí kiểm tra..
+ Điều khoản số lợng
Khi lập hợp đồng cần chú ý 3 vấn đề sau : đơn vị đo lờng hàng hoá, nguyên tắc quy định số lợng và hệ thống đo lờng.
- Do đặc điểm, tính chất của hàng hoá mà công ty nhập khẩu mà có thể sử dụng các đơn vị đo nh : kg, tấn, bao, trọng lợng hàng hoá trên một bao…
- Về số lợng, công ty cần lu ý mặt hàng phân bón hoá học phụ thuộc nhiều vào nhân tố thiên nhiên nên việc quy định số lợng hàng giao cần đợc quy định chặt chẽ. Trong hợp đồng, dới điều kiện số lợng nên ghi thêm giới hạn cho phép thêm bớt đó là dung sai. Cách ghi trong hợp đồng là : trớc khi ghi số lợng hàng hoá ghi thên chữ “khoảng chừng” (about), “xấp xỉ” (Approximately) hoặc “hơn kém” (moreless).
Ngoài ra trong hợp đồng phải ghi rõ hệ thống đo lờng để tránh sự hiểu nhần về ý nghĩa của các đơn vị đo lờng do sự khác biệt về tập quán thơng mại giữa 2 quốc gia. Thông thờng sử dụng đơn vị đo là : tấn mét (Metric ton – MT).
+ Điều khoản về giá cả và điều kiện cơ sở giao hàng.
- Ngoài việc ghi rõ mức giá, đồng tiền tính giá, công ty nên quy định điều kiện bảo lu về giá cả để tránh sau khi thực hiện hợp đồng phát sinh tình huống biến động giá cả trên thị trờng nên ngời bán ép giá.
- Điều kiện cơ sở giao hàngphải có dẫn chiếu theo Incoterms và ấn phẩm của nó.
- Ngoài ra có thể không nhất thiết phải nhập khẩu theo điều kiện CFR, hay CIF mà có thể tận dụng đôị tàu trong nớc nên nhập khẩu hteo giá FOB cũng đợc, điều này phải qui định rõ ràng trong hợp đồng.
Tránh sử dụng “tiếng lóng” hay cụm từ viết tắt mà công ty cha đợc rõ. Ví dụ : F.O (free out : miễn dỡ), F.I (free in : miễn bốc), F.I.O (free in and out : miễn bốc và miễn dỡ). Đây là những thuật ngữ trong hợp đồng thuê tàu.
+ Điều khoản giao hàng :
Điều khoản giao hàng của hợp đồng phải qui định một cách cụ thể các nội dung cơ bản là : thời hạn giao hàng, điểm giao hàng, phơng thức giao hàng và việc giao hàng để tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện hợp đồng. Cần tránh qui định chung nh : giao nhanh (Prompt), giao ngay lập tức (immediately), giao càng sớm càng tốt (As soon as possible)..
+ Đào tạo trình độ chuyên môn của cán bộ nghiệp vụ.
Để hoàn thiện công tác soạn thảo hợp đồng thì bên cạnh việc nâng cao trình độ ngoại ngữ, công ty cũng cần nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên. Công ty có thể mở các khoá đào tạo ngắn hạn, hoặc cử đi học về nghiệp vụ thơng mại quốc tế, pháp lý, tin học.. để bồi dỡng trình độ của cán bộ.
Công ty nên qui hoạch đào tạo, xắp xếp lại đội ngũ cán bộ phù hợp.
Với cán bộ lãnh đạo : phải là ngời có trình độ lãnh đạo trên mọi phơng diện, có đầu óc sáng tạo năng động, có kiến thức cũng nh kinh nghiệm trong tiến hành các hoạt động kinh doanh XNK để từ đó có thể làm chủ đợc tình thế. Hơn ai hết, cán bộ lãnh đạo phải là ngời thông thạo ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh. Trong quá trình giao dịch mà nắm vững ngôn ngữ của đối tác thì việc giao dịch sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Nhà lãnh đạo phải thực hiện chức năng tổ chức, tạo bầu không khí làm việc trong công ty, để từ đó các nhân viên hết lòng phấn đấu, giúp công ty ngày càng phát triển.
Với cán bộ nghiệp vụ : tuyển dụng những ngời có trình độ, kiến thức về kinh doanh, có phơng pháp t duy tốt, biết cách đánh giá phân tích, tổng kết tình hình. Đặc biệt với cán bộ phụ trách XNK phải am hiểu tất cả các điều kiện trong giao dịch buôn bán quốc tế, tập quán thơng mại, luật pháp quốc tế. Đồng thời nắm vững thông tin trên thị trờng, những văn bản pháp luật của ngành, bộ, chính phủ về hạn ngạch nhập khẩu.
Việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ nhằm khắc phục các tranh chấp phát sinh gây thiệt hại cho công ty xuất phát từ sự hạn chế về trình độ kinh doanh.
Hay công ty có thể sử dụng dịch vụ t vấn, chuyên gia trong việc theo dõi khiếu nại và giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu.