khoản trớch theo lương : Cỏc chớnh sỏch và chế độ kế toỏn tại Cụng ty được ỏp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006. Việc ỏp dụng quyết định này là phự hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mụ phỏt triển kinh doanh của Cụng ty với hơn 400 lao động. Hệ thống chứng từ được tổ chức lưu chuyển mụt cỏch hợp lý nhằm quản lý chặt chẽ giữa cỏc yếu tố lao động, và chi phớ nhõn cụng của Cụng ty
• Về phần mềm kế toỏn ỏp dụng : Cụng ty hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toỏn do chớnh nhõn viờn phũng kế toỏn tự sỏng chế. Phần mềm này tuõn thủ mọi chớnh sỏch chế độ tài chớnh hiện hành. Việc tự sỏng chế phần mềm kế toỏn giỳp cho Cụng ty giảm bớt chi phớ mua phần mềm, giỳp cho Cụng ty cắt giảm chi phớ quản lý mà hiệu quả cụng việc vẫn cao. Việc tự sỏng chế phần mềm sẽ giỳp cho cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty thuận tiện hơn vỡ nú phự hợp với đặc điểm phỏt triển sản xuất kinh doanh, nghành nghề của Cụng ty
• Về hệ thống chứng từ và sổ sỏch kế toỏn : Hệ thống chứng từ kế toỏn tại Cụng ty tuõn thủ theo đỳng quy định của Bộ Tài Chớnh ban hành. Cụng ty ỏp dụng ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chung, mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được ghi chộp theo trỡnh tự thời gian. Áp dụng hỡnh thức này giỳp cho cụng tỏc kế toỏn đơn giản dễ làm, dễ ghi chộp, trỏnh sảy ra sai sút và nhầm lẫn. Việc ghi chộp vào sổ sỏch kế toỏn được thực hiện thường xuyờn. Cụng ty hạch toỏn chi tiết cho từng đối tượng lao động, nờn việc sử dụng cỏc sổ chi tiết hạch toỏn cho từng đối tượng cụ thể là rất hợp lý giỳp cho cụng tỏc kế toỏn theo dừi kịp thời chi tiết cho từng đối tượng trỏnh gõy nhầm lẫn và dễ quản lý. Cụng ty lựa chọn hỡnh thức ghi sổ là Nhật ký chung giỳp cho cụng tỏc kế toỏn trở nờn đơn giản và khụng gõy nhẫm lẫn để sảy ra sai sút.
• Hệ thống chứng từ được tổ chức lưu chuyển một cỏch hợp lý nhằm quản lý chặt chẽ giữa cỏc yếu tố lao động, và chi phớ nhõn cụng của Cụng ty
• Về tài khoản kế toỏn : Cụng ty ỏp dụng hệ thống tài khoản kế toỏn theo quyết định 15/QĐ – BTC. Cụng ty sử dụng tài khoản :
TK 334 – phải trả người lao động và tài khoản TK 338 – phải trả khỏc
Để hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương. Việc Cụng ty sử dụng TK 334 và 338 để hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương là đỳng quy định của Bộ Tài Chớnh và phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty, đảm bảo chớnh xỏc cho việc tớnh toỏn chi phớ của Cụng ty trong kỳ. Kế toỏn cũn mở cỏc tài khoản chi tiết cho từng đối tượng lý núi chung và trong phần hành kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương Cụng ty mở chi tiờt TK 334 ‘ Phải trả người lao động’ thành 2 tài khoản cấp 2 là :
TK 3341 ‘ Phải trả cụng nhõn viờn’ TK 3342 ‘ Phải trả lao động thuờ ngoài ’ Trong đú Cụng ty cũn theo dừi chi tiết hơn nữa
- TK 3341 ‘Phải trả cụng nhõn viờn’ chi tiết lương lónh đạo và phũng tổng hợp.
- TK 3341 ‘Phải trả cụng nhõn viờn’ chi tiết lương phũng kế hoạch kỹ thuật – tài chớnh kế toỏn
- TK 3341 ‘Phải trả cụng nhõn viờn’ chi tiết lương trung tõm xõy dựng Việc sử dụng cỏc tài khoản chi tiết để hạch toỏn và theo dừi cho từng đối tượng lao động là rất hợp lý vỡ nú giỳp cho cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương được hạch toỏn chi tiết và trỏnh nhầm lẫn. Từ đú giỳp cho nhà quản lý theo dừi và đưa ra cỏc quyết định kinh tế đỳng đắn
3.1.2.Nhược điểm
Cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty cú rất nhiều ưu điểm, song bờn cạnh đú cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty núi chung và kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương núi riờng vẫn cũn rất nhiều hạn chế.
-Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Bộ mỏy kế toỏn được tổ chức quản lý theo mụ hỡnh tập trung theo kiểu trực tuyến. Cú sự phõn cụng cụng việc giữa từng nhõn viờn trong phũng tuy nhiờn tổ chức bộ mỏy kế toỏn đó vi phạm nguyờn tắc bất kiờm nhiệm, nguyờn tắc phõn cụng phõn nhiệm khi giao trỏch nhiệm cho kế toỏn thuế đồng thời là thủ quỹ. Điều này sẽ khú khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu tỡnh tỡnh tài chớnh của Cụng ty khi cú gian lận sảy ra. Việc phõn cụng cụng việc như thế này sẽ dẫn đến biển thủ cụng quỹ và gõy ra gian lận nếu thủ quỹ cố tỡnh gian lận. Vỡ vậy phải cú sự tỏch biệt giữa kế toỏn và thủ quỹ. Do đú Cụng ty cần chỳ ý và cú sự xắp xếp phõn cụng cụng việc một cỏch khoa học hơn.
Mặc dự đó cú sự phõn cụng cụng việc đối với từng phần hành kế toỏn và đối với từng nhõn viờn trong phũng kế toỏn nhưng trỏch nhiệm giữa cỏc nhõn viờn trong phũng kế toỏn cũn chưa rừ ràng. Cú nhõn viờn phải kiờm nhiều phần hành kế toỏn nờn ảnh hưởng đến tớnh độc lập khi hạch toỏn cỏc nghiệp
vụ kinh tế phỏt sinh. Do đú Cụng ty nờn tổ chức lại bộ mỏy kế toỏn. Bộ mỏy kế toỏn phải được tổ chức phõn cụng cụng việc rừ ràng về trỏch nhiệm và cụng việc của từng nhõn viờn, để cụng việc kế toỏn khụng trồng chộo và năng suất hiệu quả cụng việc cao hơn
Cụng ty chưa phõn tỏch được chức năng tài chớnh trong phũng tài chớnh kế toỏn. Cỏc nhõn viờn trong phũng tài chớnh kế toỏn chỉ thực hiện và đảm nhiệm những cụng việc kế toỏn đơn thuần là hạch toỏn và theo dừi tài sản và nguồn vốn. Trong khi đú lĩnh vực tài chớnh hay chức năng tài chớnh của phũng tài chớnh kế toỏn hầu như do kế toỏn trưởng đảm nhận và thực hiện.
Tài chớnh là cụng việc rất quan trọng, nú giỳp phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh hoạt động kinh doanh của Cụng ty và giỳp Ban Giỏm Đốc những thụng tin đầy đủ về tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty và đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý. Vỡ vậy để nõng cao hiệu quả kinh doanh Cụng ty nờn bố trớ nhõn viờn tài chớnh trong phũng kế toỏn thực hiện lĩnh vực tài chớnh của Cụng ty, và kế toỏn trưởng chỉ là người theo dừi tổng hợp mảng tài chớnh và kế toỏn chứ khụng nờn thực hiện mảng tài chớnh như hiện nay.
Với quy mụ Cụng ty hiện nay thỡ chỉ nờn bố trớ nhõn viờn thực hiện mảng tài chớnh trong phũng kế toỏn để tạo nờn sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toỏn và tài chớnh.
Cụng ty khụng cú hệ thống kiểm soỏt nội bộ, do đú Ban Giỏm Đốc rất khú khăn trong việc quản lý và kiểm tra, kiểm soỏt cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty để cú thể phỏt hiện những sai sút sảy ra trong bộ mỏy kế toỏn. Vỡ Vậy Cụng ty nờn thành lập bộ mỏy kiểm soỏt nội bộ để kiểm tra giỏm sỏt hoạt động tài chớnh của Cụng ty cũng như cỏc mảng hoạt động khỏc của Cụng ty .
-Về kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Bờn cạnh những ưu điểm kể trờn thỡ phần hành kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương cũn cú những hạn chế cần phải khắc phục.
Phương phỏp tớnh lương tại Cụng ty cũn tương đối nặng nề. Cụng tỏc tớnh lương hiện nay tại Cụng ty cũn tương đối phức tạp, khối lượng cụng việc kế toỏn lương thường dồn và tập trung vào cuối kỳ kế toỏn. Việc tớnh lương cho người lao động khụng chỉ cú sự tham gia của phũng kế toỏn mà cũn cú sự phối hợp vời cỏc phũng ban. Do cuối kỳ kế toỏn, sau khi tớnh ra số quỹ lương khoỏn của từng bộ phận, phũng ban thỡ trưởng phũng sẽ lập bảng tớnh lương chi tiết cho từng người theo khối lượng cụng việc hiệu quả cụng việc, và theo hệ số lương cơ bản quy định của nhà nước.
Cỏch tớnh lương như trờn một mặt sẽ đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tạo ra sự cụng bằng nhưng mặt khỏc nú lại tạo ra sự trồng chộo trong cụng tỏc tớnh lương. Và nếu sảy ra sai sút trong việc tớnh toỏn thỡ khú phỏt hiện ở khõu nào.
Cụng ty khụng trớch lập quỹ dự phũng trợ cấp mất việc làm cho người lao động nờn Cụng ty đó khụng cú TK 351 ‘ quỹ dự phũng trợ cấp mất việc làm’
Quỹ dự phũng trợ cấp mất việc làm là quỹ dựng để trợ cấp cho người lao động phải nghỉ việc theo chế độ. Vỡ vậy Cụng ty nờn trớch lập quỹ này nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động
Vế Hệ thống chứng từ và sổ sỏch kế toỏn : Hệ thống chứng từ và sổ sỏch kế toỏn của Cụng ty núi chung và phần hành kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tiền lương đang sử dụng là khụng đỳng theo biểu mẫu quy định, thiếu cỏc yếu tố theo quy định của Bộ Tài Chớnh. Vỡ vậy Cụng ty nờn xem xột lại việc sử dụng chứng từ trong bộ phận kế toỏn. Hoàn thiện hệ thống chứng từ sổ sỏch theo đỳng quy định của Bộ Tài Chớnh
Về phần mềm kế toỏn : Cụng ty đang sử dụng phần mềm kế toỏn do chớnh nhõn viờn trong Cụng ty tự sỏng chế. Tuy phần mềm này cú rất nhiều ưu điểm và tuõn thủ hầu hết cỏc quy định chuẩn mực kế toỏn do Bộ Tài Chớnh
ban hành nhưng nú vẫn gặp nhiều hạn chế vỡ sự thay đổi của chế độ kế toỏn và chớnh sỏch kế toỏn mới ban hành.
Về tài khoản kế toỏn : Hệ thống tài khoản kế toỏn tại Cụng ty ỏp dụng theo đỳng chuẩn mực và chế độ kế toỏn ban hành nhưng Cụng ty nờn mở thờm tài TK 351 ‘Quỹ dự phũng trợ cấp mất việc làm’ để theo dừi tỡnh hỡnh thu chi và sử dụng quỹ dự phũng trợ cấp mất việc làm cho người lao động, nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động.
3.2.Một số giải phỏp hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trich theo lương tại Cụng ty Tư Vấn Xõy Dựng – LICOGI
Cú thể núi cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại Cụng ty đó tuõn thủ hầu hờt cỏc nguyờn tắc kế toỏn và chế độ chớnh sỏch kế toỏn hiện hành tuy nhiờn vẫn cũn nhiều điểm bất cấp. Sau một thời gian thực tập tại Cụng ty em xin đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trich theo lương như sau :
-Hoàn thiện cụng tỏc tớnh lương : Do Cụng ty là doanh nghiệp nhà
nước trực thuộc Tổng Cụng Ty Xõy Dựng Và Phỏt Triển Hạ Tầng ( LICOGI ) nờn hầu hết người lao động trong Cụng ty là cỏn bộ cụng nhõn viờn chức nhà nước được hưởng lương theo chế độ hệ số bậc lương quy định của nhà nước. Cụng tỏc tớnh lương được thực hiện ở cỏc phũng ban, do chớnh trưởng phũng là người tớnh ra lương chi tiết của từng người. Trong khi đú bộ phận kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương trong Cụng ty chỉ tiến hành hạch toỏn lương và theo dừi ghi chộp vào sổ sỏch. Vỡ vậy Cụng ty cần cú sự phõn chia cụng việc một cỏch hiệu quả trỏnh trồng chộo giữa cỏc bộ phận. Nờn xắp xếp lại cụng việc sao cho phự hợp với chức năng của từng phũng ban.
-Trớch lập quỹ dự phũng trợ cấp mất việc làm : Quỹ dự phũng trợ cấp
mất việc làm là quỹ dựng để trợ cấp cho người lao động bị mất việc thụi việc, đào tao nghề cho người lao động trong doanh nghiệp. Cụng ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tư vấn xõy dựng một ngành nghề đũi hỏi trỡnh độ chuyờn
mụn cao vỡ vậy Cụng ty nờn chỳ trọng đến đào tạo trỡnh độ chuyờn mụn cho người lao động. Chớnh vỡ vậy việc đào tạo đội ngũ nhõn viờn, nõng cao trỡnh độ sao cho phự hợp với nhu cầu phỏt triển kinh doanh của Cụng ty là một tất yếu và cần thiết. Để đỏp ứng được nhu cầu đú Cụng ty nờn trớch lập quỹ dự phũng trợ cấp mất việc làm
Quỹ dự phũng trợ cấp mất việc làm thường được trớch lập từ 1% - 3% tổng quỹ lương thực tế của Cụng ty và được trớch vào chi phớ quản lý doanh nghiệp. Nhưng tựy theo quy mụ và tỡnh hỡnh phỏt triển kinh doanh của Cụng ty mà trớch lập quỹ theo một tỷ lệ phự hợp. Quỹ này thường được lập vào thời điểm khúa sổ kế toỏn để lập bỏo cỏo tài chớnh năm.