3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói riêng đều tìm mọi biện pháp để tạo ra nhiều doanh thu nhất với chi phí thấp nhất và lãi thu được nhiều nhất. Để đạt được mục tiêu này, bất kì người quản lý nào cũng nhận thức được và đề cao tầm quan trọng, vai trò của thông tin kế toán. Hệ thống thông tin sử dụng để ra quyết định quản lý được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau nhưng thông tin kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng và không thể thiếu được.
Kinh doanh thương mại là hoạt động kinh doanh diễn ra trong khâu lưu thông với các hoạt động cơ bản là mua, bán và dự trữ hàng hóa. Do đó, kế toán trong doanh nghiệp thương mại có những điểm khác biệt so với các loại hình kinh doanh khác. Trong doanh nghiệp thương mại, vấn đề tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ là vấn đề sống còn và quan trọng nhất. Do vậy, kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ là một phần rất quan trọng trong kế toán doanh nghiệp thương mại. Nhận thức được điều đó, nhất là trong hoàn cảnh nền kinh tế nước ta đã hội nhập với kinh tế thế giới, kinh tế phát triển mạnh, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ với mức tăng trưởng hàng năm 20%, Ban Giám đốc Trung tâm TMDV Tràng Thi luôn coi trọng công tác kế toán của đơn vị.
Kể từ khi thành lập, Trung tâm TMDV Tràng Thi đã trưởng thành và lớn mạnh không ngừng về mọi mặt trong quản lý kinh doanh nói chung cũng như trong công tác kế toán nói riêng. Cùng với sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể nhân viên trong Trung tâm, tập thể phòng kế toán không ngừng trau dồi
kế toán, đóng góp tích cực vào công tác quản lý tài chính của Trung tâm. Từ đó, Trung tâm có thể phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh đảm bảo sinh lời và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Thực tế, ban lãnh đạo của Trung tâm đã đưa ra nhiều giải pháp kinh doanh có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn để hoà nhịp với cơ chế thị trường.
Trung tâm áp dụng mô hình kế toán tập trung. Phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động kế toán của Trung tâm. Mô hình kế toán tập trung khá phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của Trung tâm hiện nay. Mô hình này có các ưu điểm là cho phép công tác kiểm tra, quản lý kế toán được tập trung thống nhất tại phòng kế toán của đơn vị, trực tiếp là kế toán trưởng, đảm bảo sự thống nhất về quản lý trong toàn đơn vị; cung cấp thông tin cho quản lý chính xác, kịp thời; thuận lợi cho việc phân công kế toán theo hướng chuyên môn hóa; và cho phép tổ chức bộ máy công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, về lâu dài, mô hình này không phù hợp với đơn vị kinh doanh phân tán về địa điểm. Thực tế hiện nay, Trung tâm không ngừng mở rộng mạng lưới kinh doanh với nhiều cửa hàng nằm phân tán trên các tuyến phố, mỗi cửa hàng kinh doanh các mặt hàng khác nhau. Điều này phần nào ảnh hưởng đến việc ghi nhận, xử lý các thông tin kế toán của đơn vị do chứng từ phát sinh không thể tập hợp về bộ phận kế toán hàng ngày mà phải nộp định kì.
Việc tổ chức bộ máy kế toán của Trung tâm TMDV Tràng Thi là khá gọn nhẹ. Tuy nhiên, số lượng nhân viên, kế toán viên của Trung tâm còn ít, nên ảnh hưởng đến sự chuyên môn hóa lao động, quy trình luân chuyển chứng từ, cũng như công tác kế toán các phần hành cụ thể.
Đội ngũ kế toán của Trung tâm là những người có trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao và có kinh nghiệm nên đã đáp ứng được khối lượng công việc, đảm bảo chất lượng công tác kế toán tại Trung tâm. Song, là một đơn vị kinh doanh thương mại với quy mô lớn, kinh doanh rất đa
dạng các mặt hàng, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều mà bộ máy kế toán chỉ gồm 5 kế toán viên và một kế toán trưởng thì khối lượng công việc mỗi người phải đảm nhận là rất lớn.
Việc phân công lao động kế toán bao gồm kế toán trưởng đảm nhận nhiệm vụ kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính, kế toán quầy đảm nhận từ việc thu thập chứng từ, ghi chép và xử lý các nghiệp vụ phát sinh ở từng quầy hàng như công nợ phải thu phải trả, hàng tồn kho, doanh thu, vốn bằng tiền. Điều này đảm bảo không có sự chồng chéo về công tác kế toán. Tuy nhiên, việc kế toán quầy hàng phải đảm nhận quá nhiều phần hành kế toán, chưa cú sự phõn định rừ cỏc phần hành kế toỏn cũng là một hạn chế. Thụng tin kế toán chi tiết nằm phân tán ở các kế toán quầy. Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp mất nhiều thời gian do thông tin số liệu không tập trung. Kế toán trưởng phải đảm nhận khối lượng công việc lớn nên có thể ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo và thời gian lập báo cáo bị kéo dài. Như vậy, việc thu nhận và xử lý thông tin kế toán vẫn chưa phát huy được hết tác dụng, khả năng cung cấp các thông tin, số liệu cho công tác quản lý còn bị hạn chế.
Trung tâm nên tiến hành một số biện pháp tổ chức lại bộ máy kế toán theo hướng chuyên môn hóa, giảm nhẹ khối lượng công việc cho kế toán viên, tuyển dụng thêm lao động kế toán thông qua tổ chức thi tuyển đầu vào, đưa ra các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thêm cho cán bộ kế toán để đảm đương các nhiệm vụ theo yêu cầu mới của Trung tâm.
3.1.2. Về hệ thống chứng từ kế toán tiêu thụ và quy trình luân chuyển chứng từ
Nhìn chung, hệ thống chứng từ kế toán đang được sử dụng tại Trung tâm TMDV Tràng Thi đã theo đúng những quy định, chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Hệ thống chứng từ sử dụng theo mẫu ban hành tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. Tuy nhiên, một số
1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995. Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng các chứng từ do Trung tâm thiết kế phù hợp với đặc điểm kinh doanh thương mại. Điều này làm ảnh hưởng tới tính thống nhất trong các mẫu biểu kế toán, chưa thực sự thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán.
Về cơ bản hệ thống chứng từ về kế toán tiêu thụ và hạch toán ban đầu đã đảm bảo ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kì.
Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, đảm bảo sự kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận, từ đó giúp ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách trung thực, đầy đủ, kịp thời, chính xác trên sổ sách kế toán theo hình thức ghi sổ phù hợp.
Các chứng từ được lập, phân loại, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản cẩn thận theo đỳng quy định, thuận tiện cho việc theo dừi của kế toỏn. Trung tõm đã đưa công tác chứng từ kế toán nói chung và chứng từ kế toán tiêu thụ nói riêng vào nề nếp và duy trì thực hiện một cách nghiêm túc.
3.1.3. Về hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ
Trung tâm đã áp dụng đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, có thể thấy việc vận dụng các tài khoản chi tiết chưa thực sự linh hoạt và phát huy được hết tác dụng. Để thông tin và kiểm tra quá trình vận động của mỗi chủng loại hàng hóa, mỗi mặt hàng cần phải sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết hợp lý và hiệu quả hơn. Từ đó, các thông tin kế toán mới thật sự giúp ích cho hoạt động phân tích, đánh giá và quản lý của Trung tâm.
Các tài khoản về kế toán tiêu thụ của Trung tâm hiện nay chỉ được phân chia chi tiết theo 2 mức thuế suất thuế GTGT là 5% và 10%. Ví dụ: Tài khoản 156 – Hàng hóa được phân làm 2 tài khoản cấp 2 là TK 156A – Giá mua hàng hóa thuế suất 10% và TK 156B – Giá mua hàng hóa thuế suất 5%.
Tài khoản 5111 - doanh thu bán hàng hóa được phân làm 2 tài khoản chi tiết
là TK 5111A – Doanh thu bán hàng hóa thuế suất 10% và TK 5111B – Doanh thu bán hàng hóa thuế suất 5%. Điều này mới chỉ phục vụ cho mục đích tính thuế GTGT, phục vụ cho công tác báo cáo thuế chứ chưa trợ giúp cho công tác đánh giá doanh thu, giá vốn, lợi nhuận của từng chủng loại, mặt hàng. Như vậy, thông tin kế toán chưa thể phục vụ cho các quyết định kinh doanh một cách đắc lực nhất. Một đơn vị thương mại phải tiến hành đánh giá thị trường và đánh giá được mặt hàng nào kinh doanh có lãi nhất, mặt hàng nào kinh doanh kém hiệu quả. Khi phòng kinh doanh yêu cầu kế toán cung cấp tình hình doanh thu, giá vốn, lợi nhuận của nhóm hàng, mặt hàng nào đó thì kế toán sẽ gặp khó khăn do không phân tách thành các tài khoản chi tiết một cách hợp lý. Theo em, Trung tâm nên thiết lập một hệ thống tài khoản chi tiết một cách khoa học, hợp lý để có thể cung cấp các chỉ tiêu chi tiết bổ sung cho chỉ tiêu tổng hợp, từ đó cung cấp thông tin kế toán chính xác, kịp thời nhất, phục vụ công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp.
3.1.4. Về bộ sổ kế toán tiêu thụ
Việc tổ chức sổ kế toán của Trung tâm TMDV Tràng Thi theo hình thức Nhật ký - Chứng từ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn với số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn, trình độ nghiệp vụ kế toán cao và dễ chuyên môn hóa lao động kế toán. Hệ thống sổ kế toán về tiêu thụ của Trung tâm đã đảm bảo hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp, giúp phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Việc ghi sổ kế toán đảm bảo dựa trên các chứng từ gốc, chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp.
Tuy nhiên, do đặc điểm của hình thức kế toán mà Trung tâm áp dụng là hình thức Nhật kí – chứng từ rất phức tạp về kết cấu, mẫu sổ, quy mô sổ lớn về lượng và loại nên cũng ảnh hưởng phần nào đến công tác tổng hợp lập báo cáo tài chính cuối kì. Mặt khác, nó cũng là một bất cập khi áp dụng phần
3.1.5. Về hệ thống báo cáo kết quả tiêu thụ
Việc vận dụng hệ thống báo cáo kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh của Trung tâm theo đúng quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, bước đầu đã cung cấp được những thông tin cần thiết, thiết yếu cho công tác quản lý của Trung tâm và cho các cơ quan quản lý nhà nước. Việc lập và trình bầy báo cáo tài chính về cơ bản đã tuân thủ Chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bầy báo cáo tài chính.
Việc lập các báo cáo tài chính của Trung tâm căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. Các báo cáo đã phần nào đảm bảo được tính trung thực, hợp lý, lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định, đúng nội dung, phương pháp và trình bày một cách nhất quán giữa các kỳ kế toán. Các báo cáo kế toán đều được người lập, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu.
Trung tâm không thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi nên trong báo cáo tài chính không phản ánh các chỉ tiêu này. Điều này chưa đảm bảo sự tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán, dẫn tới có thể làm sai lệch phần nào thông tin tài chính trên các báo cáo tài chính.
Hiện nay, Trung tâm không thực hiện việc tính giá vốn cho hoạt động cung cấp dịch vụ. Do tỉ trọng doanh thu cung cấp dịch vụ trên tổng doanh thu là rất nhỏ nên Trung tâm ghi nhận toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ vào chi phí bán hàng. Ví dụ, trị giá vật liệu, phụ tùng xuất để thay thế sửa chữa được ghi nhận vào giá vốn hàng bán, chi phí lương nhân viên kỹ thuật được tính vào chi phí lương nhân viên bán hàng, các chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác liên quan đến cung cấp dịch vụ cũng được hạch toán thẳng vào chi phí bán hàng. Do vậy, ta có thể thấy trên tờ kê chi tiết hàng hóa bán ra tài khoản 511 – quầy đồ điện, giá vốn của dịch vụ sửa chữa là bằng 0. Với cách hạch toán như vậy, tổng doanh thu và
tổng chi phí của Trung tâm không thay đổi, dẫn đến lợi nhuận không bị sai lệch gì, nhưng điều này chưa đảm bảo tuân thủ nguyên tắc kế toán phù hợp giữa doanh thu và chi phí và các điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ theo Chuẩn mực kế toán số 14 – Doanh thu và thu nhập khác.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu