D nợ: (Nếu có)
a. Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn bán hàng (Biểu số 01)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05 VT) (Biểu số 02) - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 VT) (Biểu số 03)
- Phiếu xin xuất vật t (Biểu số 04) phiếu này do HTX tự lập và sử dụng trong nội bộ HTX.
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 VT) (Biểu số 05)
Khái quát trình tự luân chuyển chứng từ nhập vật t của HTX nh sau: Vật t mua về để Hoá đơn Ban kiểm Phòng Phiếu Thủ kho HTX bán hàng nghiệm tài vụ nhập kho kho
+ Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu:
Khi vật liệu đợc mua về chuyển đến kho của Hợp tác xã trình tự đợc tiến hành nh sau:
Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu mua về đến HTX đều phải qua các thủ tục kiểm nghiệm. Khi vật liệu về đến HTX ngời bán hoặc ngời đi mua hàng phải có hoá đơn của đơn vị bán , trong hoá đơn đó phải ghi rõ: Chủng loại vậtliệu, số lợng, đơn giá, thành tiền và hình thức .
Sau khi xem sét hoá đơn đã đầy đủ thủ tục hợp lệ và đợc chuyên cho phòng Tài vụ kế toán vật liệu của HTX xem xét, kiểm tra các nội dung ghi trong hoá đơn, nếu kế toán vật t thấy vật t thấy vật t mua về đúng chủng loại, chất lợng quy cách thì kế toán vật t tiến hành lập phiếu nhập kho. Dựa trên phiếu nhập kho này kế toán vật t yêu cầu thủ kho cho nhập kho, để cho nhập kho số vật liệu đó thủ kho phải xem xét cụ thể nếu số vật liệu mua về đúng chủng loaị, quy cách, số lợng... theo quy định đã ghi trong phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm (biên bản kiểm nghiệm gồm 1 cán bộ cung ứng vật t, tr- ởng phòng vật t, kế toán vật t và thủ kho). Sau khi thủ kho kiểm tra xong và đồng ý cho nhập số liệu nói trên vào kho, phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ chữ ký xác nhận của Ban giám đốc, kế toán trởng, ngời nhận, ngời giao hàng và ng- ời lập phiếu.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 03 liên:
+ Liên 1: Giao cho thủ kho giữ để làm cơ sở ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật t làm cơ sở ghi vào sổ chi tiết kèm theo chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng) để kế toán vật t làm cơ sở hạch toán.
+ Liên 2: Giao cho phòng tài vụ của HTX làm cơ sở cho kế toán thanh toán.
+ Liên 3: Lu tại cuống phiếu.
Ngợc lại, nếu số vật liệu mua về không đúng quy cách, chất lợng, số l- ợng... thì ban kiểm nghiệm ghi vào biên bản kiểm nghiệm so vật t này thủ kho không làm thủ tục nhập kho và chờ ý kiến xử lý của lãnh đạo HTX. Các loại vật liệu mua về nhập kho thủ kho có trách nhiệm về mọi mặt nh sắp xếp, bố trí vật liệu trong kho theo yêu cầu quản lý, tiện cho việc xuất vật liệu đợc tiện lợi.
Kế toán nhập kho đợc tiến hành nh sau:
Biểu 01: hoá đơn (gtgt)
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 2/3/2003 No: 000056
Địa chỉ: HTX thơng mại lâm sản Hà Nội Điện thoại:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Mã số: 0100401061
Họ và tên ngời mua: Ngô Văn Hải Đơn vị: HTX Đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc
Địa chỉ: Đồng Kỵ - Đồng Quang – Từ Sơn – Bắc Ninh số TK 71010105 Ngân hàng Công thơng Tiên Sơn – Bắc Ninh.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 2300185274 Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Gỗ trắc tròn ( nhập khẩu/Lào) m3 100 4.800.000 480.000.000 Cộng tiền hàng 480.000.000 Thuế suất GTGT 10% 48.000.000 Tổng cộng tiền TT 528.000.000
Bằng chữ : Năm trăm hai mơi tám triệu đồng chẵn.
Ngời mua Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký) (Ký) (Ký)
Căn cứ vào hoá đơn và số hàng đã đến HTX ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm và ghi vào biên bản kiểm nghiệm.
Biểu số 02: biên bản kiểm kê
Ngày 2 tháng 3 năm 2003 Mẫu số 05 VT
QĐ 1141 TTC/CĐKT
Ngày 1/11/1998 của Bộ Tài chính
Số 198
Căn cứ vào hoá đơn số 56 ngày 2 tháng 3 năm 2003 của Công ty thơng mại lâm sản Hà Nội.
Biên bản kiểm nghiệm gồm:
ông (Bà): Dơng Văn Toản - Trởng ban ông (Bà): Hà Thanh Duyên - Uỷ viên ông (Bà): Nguyên Ngọc Châm - Uỷ viên Để kiểm nghiệm các loại:
Số tt Tên nhãn hiệu quy cách vật t M ã số Phơng thức kiểm nghiệm Đvt Số theo HĐ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách SL sai quy cách 1 Gỗ trắc tròn Đo m3 100 100 0 2
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật t trên đúng theo quy cách , chất l- ợng, số lợng đề nghị nhập kho./.
Trởng ban (Ký)
Kế toán vật t căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn bán hàng tiến hành viết phiếu nhập kho khi thủ kho đồng ý cho nhập kho thì thủ kho ký vào
Biểu số 03: Phiếu nhập kho
Đơn vị:... Ngày 04 tháng 3 năm 2003 Mẫu số 01 V
T QĐ 114/
TTC/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính
Số 99
Căn cứ vào hoá đơn số 56 ngày 2 tháng 3 năm 2003 của HTX thơng mại
lâm sản Hà Nội.
Nợ:...
Có:... ..
Biên bản kiểm nghiệm số 198 ngày 2/3/2003 của ban kiểm nghiệp đã kiểm tra :
Nhập tại: Kho HTX Đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc
Số Tên nhãn hiệu quy cách
Mã ã
Đvt Số lợng Đơn giá(đ) Thành tiền(đ) Theo HĐ Thực nhập 1 Gỗ trắc tròn m3 100 100 4.800.000 480.000.000 Cộng 480.000.000 Nhập ngày 02 tháng 03 năm 2003
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm tám mơi triệu đồng chẵn./.
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán Thủ trởng đơn vị
(ký) (ký) (ký) (ký) (ký) + Hạch toán xuất kho:
Sau khi tổ trởng( Trởng ca) kiểm tra số vật t của ca mình bị thiếu báo lại cho quản đốc phân xởng đồng thời quản đốc viết phiếu xin lĩnh vật t. Phiếu xin
lĩnh vật t do HTX tự lập. HTX căn cứ vào phiếu lĩnh vật t kế toán kiểm tra dựa vào định mức sử dụng và yêu cầu của sản phẩm cần sản xuất theo kế hoạch , kế toán thấy đầy đủ thủ tục hợp lệ thì kế toán tiến hành phân loại vật liệu, tiến hành tính giá xuất kho vật liệu đồng thời viết giấy xuất kho, trong phiếu xuất kho phải ghi rõ, đầy đủ các nội dung, giao cho thủ kho đề nghị thủ kho cho xuất kho, thủ kho kiểm tra thấy đủ thủ tục đồng ý cho xuất kho, phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của những ngời chó trách nhiệm liên quan.
Biểu số 04: Phiếu xin xuất vật t ngày 04/3/2003
HTX Đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc
1 Gỗ trắc tròn m3 20 dùng cho sản xuất
2 Gỗ mun tròn m3 30
Từ phiếu xin xuất vật t kế toán đối chiếu với định mức sử dụng vật t cho từng loại sản phẩm rồi tính thành xuất và vào bảng phân bổ vật liệu cho các đối tợng.
Biểu số 05: Phiếu xuất kho
Đơn vị:…… Ngày 04 tháng 3 năm 2003 Mẫu số 02 VT
Ban hành theo QĐ 186/ TTC/CĐKT
Ngày 14/03/1995 của Bộ Tài chính Số 850
Họ và tên ngời nhận: Hoàng Tiếp Địa chỉ : Tổ sản xuất 1
Lý do xuất: Sản xuất bàn ghế
Nhập tại: Kho HTX Đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc
Số Tên nhãn hiệu quy cách M ã Đvt Số lợng Đơn giá(đ) Thành tiền(đ) yêu cầu Thực xuất
1 Gỗ trắc tròn m3 20 20 5.200.000 104.000.000
2 Gỗ mun tròn m3 30 30 6000.000 180.000.000
Cộng 284.000.000
Xuất ngày 04 tháng 03 năm 2003
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám t triệu đồng chẵn.
Phụ trách cung tiêu Phụ trách bộ phận sử dụng Ngời nhận Thủ kho (ký) (ký) (ký) (ký)