Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đợc tiến hành đều đặn, liên tục phải thờng xuyên đảm bảo cho nó các loại NVL về số lợng, kịp thời về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Vì vậy, phải thờng xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ NVL để kịp thời nêu những u, nhợc trong công tác quản lý vật t ở doanh nghiệp .
1.Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu
Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vợt mức kế hoạch sản xuất là việc cung cấp NVL phải đợc tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lợng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời giản. Cung cấp NVL cấn đảm bảo về số l - ợng, chủng loại, chất lợng, tính đồng bộ NVL, tính kịp thời của việc cung cấp, và tiến dộ và nhịp điệu cung ứng NVL. Trong đó các yêu cầu nêu trên, yêu cầu về đảm bảo số lợng và chủng loại NVL rất quan trọng và không thể thiếu đợc.
* Phân tích cung cấp NVL theo số lợng
Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lợng. Nếu cung cấp với số lợng quá lớn, d thừa sẽ gây ứ đọng vốn, do đó đẫn đến
việc sử dụng vốn có kém hiệu qủa.Nhng ngợc lại, nếu cung cấp không đủ về số lợng sẽ ảnh hởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, kinh doanh. Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh phần lớn là thiếu NVL.
Để phân tích tình thiếu NVL về mặt số lợng, có thể dùng tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp từng loại NVL theo công thức:
Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối l- ợng NVL loại I
= Số lợng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ
Số lợng NVL loại i cần mua ( theo KH trong kỳ) Phân tích NVL cung cấp theo chủng loại:
Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung cấp NVL là phải phân tích từng loại NVL chủ yếu. Khi phân tích tình hình cung cấp từng loại vật liệu chủ yếu cần phân biệt vật liệu có thể thay thế đợc và vật liệu không thể thay thế.
- Vật liệu có thể thay thế đợc là loại vật liệu sử dụng tơng đơng, khi sử dụng không làm thay đổi chất lợng sản phẩm. Khi phân tích loại vật liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số lợng, chất lợng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí( giá cả các loại vật liệu thay thế).
- Vật liệu không thể thay thế đợc là loại vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế hoặc nếu thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sản phẩm.
Phân tích cung cấp vật liệu về chất lợng
Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng NVL đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn chất lợng là một yêu cầu cấp thiết. Bởi vậy, NVL tốt hay xấu sẽ ảnh hởng đến chất lợng của sản phẩm, đến năng suất lao động và ảnh hởng đến giá thành sản phâm. Do đó khi nhập NVL phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký để đánh giá NVL đã đáp ứng tiêu chuẩn, chất lợng hay cha.
Để phân tích chất lợng NVL, có thể dùng chỉ tiêu Chỉ số chất lợng NVL với công thức tính nh sau:
2. Phân tích tình dự trữ nguyên vật liệu
Dự trữ NVL là một yếu tố quan trọng đảm bảo sự liên tục của quá trình tài sản xuất ở doanh nghiệp . Đại lợng dự trữ vật t cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều nhân
tố khác nhau nh vật t tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm, tình hình tài chính của doanh nghiệp , thuộc tính tự nhiên của các loại vật t…
Để phân tích tình hình dự trữ NVL, phơng pháp chung là so sánh số lợng NVL thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lợng vật t cần dự trữ. Nếu dự trữ cao qúa sẽ gây ứ đọng vốn. Nhng nếu dự trữ quá thấp, không đảm bảo cho qúa trình sản xuất kinh doanh đợc liên tục. Do vậy, mục tiêu dự trữ vật t phải luôn kết hợp hài hoà, vừa đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh đợc thờng xuyên đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn.
3. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu
Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp . Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng NVL phải đợc tiến thờng xuyên và định kỳ.
Để phân tích tình hình sử dụng NVL, có thể sử dụng chỉ tiêu Lợng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm: Lợng NVL dùng cho sản xuất sẩn phẩm = Lợng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm - Lợng NVL còn lại, cha hoặc không
dùng đến
Lợng NVL còn lại cha dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thờng có sự chênh lệch không đáng kể. Nếu lợng NVL còn lại cha hoặc không dùng đến bằng 0, thì:
Lợng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm = Lợng NVL xuất cho sản phẩm Để phân tích mức độ đảm bảo khối lợng NVL cho sản xuất sản phẩm, cần tính ra hệ số: Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất = Lợng NVL dự trữ đầu kỳ + Lợng NVL nhập trong kỳ Lợng NVL dự trữ trong kỳ
Các chỉ tiêu cần tính và phân tích cho từng loại NVL, đặc biệt đối với các loại NVL không thể thay thế đợc.
Để phân tích tình hình sử dụng khối lợng NVL vào sản xuất sản phẩm, cần xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tơng đối sau đây:
- Mức biến động tuyệt đối:
Lấy khối lợng NVL tiêu dùng thực tế(M1) so với khối lợng nguyên vật liệu kỳ kế hoạch (M k) theo công thức:
Số tơng đối: M1 * 100%
Mk
Số tuyệt đối: ∆M = M
1
- Mk
Kết quả tính toán trên cho thấy, khối lợng NVL tiêu dùng thực tế cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức cung cấp NVL tốt hay xấu.
- Mức biến động tơng đối:
Số tơng đối: M1 100% Mk Q1 Qk Số tyệt đỗi: ∆M = M1 - Mk Q1 Qk Trong đó:
Q1, Qk - Khối lợng sản phẩm hoàn thành thực tế về kế hoạch Mk
Q1
- Khối lợng NVL kế hoạch nhng đã đợc điều chỉnh theo tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản lợng sản phẩm
Qk
Kết quả tính toán trên phản ánh mức sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí.
V. Liên hệ kế toán quốc tế.
Trong hơn thập kỷ qua, cùng với quá trình phát triển và đổi mới sâu sắc theo cơ chế thị trờng, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng đợc hoàn thiện và phát triển, góp phần tích cực vào việc tăng cờng và nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế, tài chính. Trên cơ sở nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế, học tập kinh nghiệm của một số n- ớc trên thế giới trong khuôn khổ pháp luật, phù hợp với yêu cầu quản lý, yêu cầu hội nhập quốc tế, tháng1/2002, Bộ Tài Chính đã ban hành và công bố đợt thứ nhất 4 chuẩn mực kế toán đầu tiên của Việt Nam. Các điều khoản đợc nêu ra trong chuẩn mực kế
toán Việt Nam về cơ bản là phù hợp với những chuẩn mực mà kế toán quốc tế đa ra. Có thể thấy rõ điều đó thông qua xem xét chuẩn mực về hàng tồn kho.
Chuẩn mực kế toán Quốc tế về hàng tồn kho IAS 2 quy định tất cả hàng tồn kho là tài sản, gồm:
- Giữ để bán trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thờng, hoặc
- Quá trình sản xuất để bán, hoặc dới dạng nguyên vật liệu hoặc hàng cung cấp đợc tiêu thụ trong quá trình sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ
Theo chuẩn mực số 02 - hàng tồn kho- trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, hàng tồn kho là những tài sản:
- Đợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thờng - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
+ Hàng hoá mua về để bán: hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi đờng,hàng gửi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến.
+ Thành phẩm tồn kho, hoặc thành phẩm gửi bán
+ Sản phẩm dở dang: Sản phẩm cha hoàn thành và sẩn phẩm hoàn thành cha làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi đờng.
+ Chi phí dịch vụ dở dang
Nh vậy, khái niệm tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam là sự cụ thể hoá của khái niệm hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Quốc tế, về bản chất thì hai khái niệm đó là giống nhau.
Nhìn chung, kế toán Việt Nam có nhiều đặc điểm giống với kế toán các nớc trên thế giới. Tuy nhiên, do việc áp dụng chuẩn mực kế toán quốc tế vào công tác hạch toán kế toán còn tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh tế của mỗi nớc nên vẫn có sự khác biệt giữa kế toán Việt Nam và kế toán các nớc khác. Hệ thống kế toán Việt Nam, nói chung, có sự kế thừa kế toán Pháp và kế toán Mỹ. Để có cái nhìn tổng quan về công tác hạch toán NVL tại Việt Nam cấn có sự liên hệ với mô hình hạch toán NVL của kế toán Pháp và kế toán Mỹ.
Để hạch toán NVL, kế toán Pháp áp dụng phơng pháp KKĐK cũng tơng tự với kế toán Việt Nam về trình độ hạch toán cũng nh cách tình giá trị vật liệu xuất trong kỳ. Tuy nhiên, có thể thấy sự khác biệt qua các bút toán phản ánh trong quá trình mua NVL nh sau:
* Khi đợc hởng chiết khấu thơng mại, giảm giá, bớt giá, hồi khấu hoặc trả lại NVL cho ngời bán:
- Đối với kế toán Việt Nam, kế toán ghi nh sau: Nợ TK 111,112,331 :Tính trên cơ sở giá thanh toán Có TK 133 :Giảm thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 611 : Trị giá NVL đợc giảm giá hoặc trả lại ngời bán - Đối với kế toán Pháp:
+ Nếu trả lại NVL cho ngời bán, kế toán ghi tơng tự: Nợ TK 530,512,401 : Tính trên cơ sở thanh toán Có TK 4456 : Giảm thuế GTGT trả hộ
Có TK 601 : Trị giá NVL trả lại ngời bán
+ Nếu đợc hởng chiết khấu thì khoản chiết khấu đó đợc coi là một khoản thu nhập tài chính( đa vào TK 765 “ Chiết khấu đợc nhận khi mua hàng”).
+ Nếu mua NVL đợc giảm giá luôn trong quá trình lập Hóa đơn mua hàng thì giá mua hàng không bao gồm khoản giảm giá đó.
+ Nếu mua NVL đợc giảm giá, bớt giá ngoài Hoá đơn, kế toán phản ánh khoản giảm giá đó vào TK độc lập là TK 609 “ Giảm giá, bớt giá, hồi khấu nhận đợc trên giá mua”, cụ thể nh sau:
Nợ TK 530,512,401 : Tính trên cơ sở giá thanh toán Có TK 4456 : Giảm thuế GTGT trả hộ
Có TK 609 : Khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu nhận đợc
Ngoài ra, thông qua các bút toán phản ánh các nghiệp vụ dự phòng, giảm giá hàng tồn kho cũng cho thấy điểm khác biệt trong quá trình hạch toán hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng tại Việt Nam và Pháp.
- Với kế toán Pháp, đối với các khoản dự phòng đã lập kỳ kế hoạch trớc, sang kỳ kế toán sau, nếu có dự phòng đã lập trớc đây không đủ thì lập thêm dự phòng theo số chêng lệch, còn nếu số dự phòng đã lập không xẩy ra thì hoàn nhập dự phòng.
- Với Kế toán Việt Nam: Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thị trờng của hàng tồn kho cuối năm đó.
+ Trờng hợp cuối kỳ kế toán năm nay nếu khoản dự phòng phải lập thấp hơn so với khoản dự phòng cuối kỳ kế toán trớc thì số chênh lệch lớn hơn phải đợc hoàn nhập thì giảm chi phí sản xuất kinh doanh .
+ Trờng hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng phải lập lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối niên độ kế toán trớc thì số chênh lệch lớn hơn đợc ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
• Liên hệ với kế toán Mỹ
Trong công tác hạch toán NVL, kế toán Mỹ áp dụng phơng pháp KKTX và sử dụng Tài khoản “ Tồn kho NVL” để theo dõi tình hình biến động NVL qua kho. Tài khoản này thờng có số d Nợ tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ. Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu nh sau:
- Trong kỳ, khi mua NVL, kế toán ghi:
Nợ TK “ NVL và hàng cung ứng tồn kho”: Só NVL nhập kho
Có TK “ Tiền mặt, TGNH, Phải trả ngờ bán”: Trị số NVL nhập kho. - Khi xuất kho NVL, kế toán ghi:
+ Nếu NVL đợc trực tiếp đa vào sản xuất, kế toán ghi;
Nợ TK “ Sản phẩm đang chế tạo tồn kho”: Trị giá NVL xuất kho Có TK : “ NVL và hàng cung ứng xuất kho ”:Trị giá NVL xuất kho. + Nếu NVL đợc gián tiếp sử dụng trong phân xởng, kế toán ghi: Nợ TK “ Sản xuất chung ”
Có TK “ Nguyên liệu và hàng cung ứng tồn kho”
Nh vậy, việc hạch toán NVL của kế toán Mỹ khác với kế toán Việt Nam ở nghiệp vụ xuất NVL trực tiếp vào sản xuất, nếu kế toán Mỹ đa thẳng vào TK “ Sản phẩm đang chế tạo tồn kho ”( có thể hiểu là Sản phẩm dở dang) thì kế toán Việt Nam đa thẳng vào chi phí ( TK 621).
Thông qua sự liên hệ giữa kế toán Việt Nam với kế toán Pháp và kế toán Mỹ về công tác hạch toán NVL, có thể thấy rằng Việt Nam đã áp dụng linh hoạt ở cả hai ph- ơng pháp KKTX và KKĐK trong việc hạch toán NVL. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn phơng pháp hạch toán phù hợp với điều kiện của mình cũng các doanh nghiệp nớc ngoài khi đầu t vào Việt Nam. Đồng thời giúp cho các doanh nghiệp nớc ta tránh khỏi nhứng bỡ ngỡ trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới và thu hút vốn đầu t nớc ngoài. Tuy nhiên, việc áp dụng đồng thời cả hai phơng pháp hạch toán có thể đồng thời gây khó khăn cho công tác kiểm tra, thanh tra hạch
toán hàng tồn kho, đòi hỏi sự quản lý nhất quán và chặt chẽ việc tổ chức hạch toán tổng hợp NVL đối với từng doanh nghiệp .
phần thứ hai
Thực trạng tổ chức hạch toán NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú.