Cụng ty cổ phần May 40 Hà Nội là đơn vị hạch toỏn độc lập trực thuộc sở Cụng nghiệp Hà Nội. Đõy là loại hỡnh doanh nghiệp cú quy mụ vừa. Do đặc điểm sản xuất của ngành may mặc núi chung, đặc điểm của cụng ty núi riờng nờn cụng ty tổ chức quản lý theo mụ hỡnh “trực tuyến tham mưu” tức là cỏc phũng ban tham mưu cho hội đồng quản trị và ban giỏm đốc của cụng ty để giỏm sỏt thực tế và đưa ra cỏc quyết định đỳng đắn, cú lợi cho cụng ty. Mụ hỡnh này giỳp cụng ty trỏnh đựơc tỡnh trạng tập trung quỏ mức, chồng chộo, trựng lắp hoặc bỏ sút.
Bộ mỏy của cụng ty hiện nay đựơc tổ chức như sau:
Đại hội đồng cổ đụng hoặc Đại hội đại biểu cổ đụng là cơ quan quyết định cao nhất của CTCP. CTCP tổ chức Đại hội đồng cổ đụng mỗi năm một lần vào Quý I năm tài chớnh. Trong trường hợp khẩn cấp cú thể tổ chức Đại hội đồng cổ đụng bất thường.
Quyền và nhiệm vụ của Đại hội đồng cổ đụng được quy định trong điều lệ cụng ty bao gồm một số quyền và nhiện vụ cơ bản sau:
- Thụng qua bỏo cỏo tài chớnh hàng năm và quyết định mức cổ tức
hàng năm của từng loại cổ phần.
- Thụng qua định hướng phỏt triển cụng ty cổ phần, quyết định bỏn số tài sản cú giỏ trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giỏ trị tài sản ghi trong sổ kế toỏn của cụng ty cổ phần.
- Xem xột và xử lý cỏc vi phạm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm
soỏt gõy thiệt hại cho cụng ty cổ phần và cổ đụng của cụng ty cổ phần và cổ đụng của cụng ty. Bầu, miễn nhiệm, bói miễn thành viờn Hội đồng quản trị, thành viờn ban kiểm soỏt.
- Quy định mức phụ cấp và tiền thưởng, phạt cho cỏc thành viờn Hội đồng quản trị và Ban kiểm soỏt.
- Quyết định tăng, giảm vốn điều lệ, số lượng từng loại cổ phần được quyền chào bỏn.
- Quyết định tổ chức lại và giải thể cụng ty cổ phần - Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ cụng ty cổ phần
- Cỏc quyền và nhiệm vụ khỏc quy định tại Luật doanh nghiệp
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cụng ty cổ phần cú quyền nhõn danh cụng ty cổ phần để quyết định mọi vấn đề liờn quan đến mục đớch, quyền lợi của cụng ty cổ phần giữa hai nhiệm kỡ Đại hội trừ cỏc vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đụng. Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị cụng ty cổ phần là 03 năm. Hội đồng quản trị của cụng ty cổ phần gồm cú 05 người gồm Chủ tịch và cỏc thành viờn.
Hội đồng quản trị của cụng ty là cơ quan cú đầy đủ quyền hạn để thực hiện cỏc quyền nhõn danh cụng ty trừ những quyền thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đụng. Chủ tịch Hội đồng quản trị và cỏc thành viờn cú thể kiờm nhiệm cỏc chức danh quản lý của cụng ty.
Quyền hạn của Hội đồng quản trị:
- Quyết định chiến lược phỏt triển cụng ty, quyết định phương ỏn đầu tư.
- Quyết định giải phỏp phỏt triển thị trường, tiếp thị và cụng nghệ: thụng qua hợp đồng mua bỏn, vay, cho vay và hợp đồng khỏc cú giỏ trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giỏ trị tài sản đựơc ghi trong sổ kế toỏn.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cỏch chức Tổng Giỏm đốc/ Phú tổng giỏm
đốc, Kế toỏn trưởng và Trưởng cỏc bộ phận trực thuộc cụng ty cổ phần. Quyết định mức lương, tiền thưởng và lợi ớch khỏc của cỏn bộ quản lý do hội đồng quản trị bổ nhiệm.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ cụng ty cổ phần, quyết định thành lập cụng ty con, lập chi nhỏnh, văn phũng đại diện và việc gúp vốn mua cổ phần của doanh nghiệp khỏc.
- Trỡnh bỏo cỏo quyết toỏn hàng năm lờn Đại hội đồng cổ đụng. Kiến nghị mức cổ tức hoặc xử lý cỏc khoản lỗ phỏt sinh trong quỏ trỡnh kinh doanh.
Chủ tịch hội đồng quản trị: do hội đồng quản trị bầu ra trong số cỏc thành viờn của Hội đồng quản trị. Chủ tịch hội đồng quản trị cú thể kiờm nhiệm Tổng giỏm đốc cụng ty cổ phần. Chủ tịch hội đồng quản trị cú cỏc quyền và nhiệm vụ sau:
- Lập chương trỡnh và kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị.
- Chuẩn bị chương trỡnh, nội dung, cỏc tài liệu phục vụ cuộc họp,
triệu tập và chủ toạ phiờn họp hội đồng quản trị. Chủ toạ cuộc họp Đại hội đồng cổ đụng thường niờn hoặc bất thường.
- Theo dừi quỏ trỡnh tổ chức thực hiện cỏc quyết định của Hội đồng quản trị.
Tổng giỏm đốc: là người đại điện theo phỏp luật của cụng ty cổ phần, người trực tiếp điều hành cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty cổ phần do Hội đồng quản trị tuyển chọn, bổ nhiệm, bói nhiệm.
Quyền hạn, nhiệm vụ và quyền lợi của tổng giỏm đốc:
- Tổng giỏm đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của cụng ty cổ phần và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật và Hội đồng quản trị về việc thực hiện cỏc quyền hạn và nhiệm vụ được giao.
- Quyết định về tất cả cỏc vấn đề cú liờn quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của cụng ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương ỏn đầu tư của cụng ty cổ phần.
- Kiến nghị phương ỏn bố trớ cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của cụng ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cỏch chức cỏc chức danh quản lý trong cụng ty trừ cỏc chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, cỏch chức. Cú quyền tăng, giảm lao động theo yờu cầu sản xuất kinh doanh phự hợp với Bộ Luật lao động.
- Xõy dựng quy chế quản lý nội bộ của cụng ty thụng qua Hội đồng
quản trị phờ duyệt và tổ chức thực hiện.
Ban kiểm soỏt: Ban kiểm soỏt của cụng ty cổ phần cú 03 thành viờn. Thành viờn Ban kiểm soỏt là cổ đụng trong cụng ty cổ phần, do Đại hội đồng cổ đụng bầu trực tiếp bằng bỏ phiếu kớn.
Nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi của ban kiểm soỏt:
- Kiểm tra tớnh hợp lý, hợp phỏp trong quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, trong ghi chộp sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh của cụng ty cổ phần.
- Thẩm định bỏo cỏo tài chớnh hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liờn quan đến quản lý, điều hành hoạt động của cụng ty.
- Thường xuyờn thụng bỏo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh, tham khảo ý kiếm của Hội đồng quản trị trước khi trỡnh bỏo cỏo, kết luận kiến nghị lờn Đại hội đồng cổ đụng.
Cỏc phũng ban: Phũng ban là cỏc đơn vị chuyờn mụn nghiệp vụ làm tham mưu cho giỏm đốc trong việc chỉ đạo, tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý kinh doanh, tổ chức đời sống giữ gỡn trật tự an ninh. Cỏc phũng ban cú trỏch nhiệm theo dừi, hướng dẫn kiểm tra, đụn đốc thực hiện tiến độ sản xuất, quy trỡnh cụng nghệ, định mức kinh tế kỹ thuật và cỏc mặt quản lý chuyờn mụn.
Cụng ty cú 4 phũng ban chức năng gồm:
+ Phũng tài chớnh kế toỏn: Cú quyền độc lập về chuyờn mụn nghiệp vụ, cú nhiệm vụ hướng dẫn hạch toỏn kinh tế, kiểm tra tớnh hợp lý và đỳng đắn cỏc khoản thu nhập, chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh để đảm bảo cho việc hạch toỏn kế toỏn đựơc chớnh xỏc, xỏc định được chớnh xỏc kết quả sản xuất kinh doanh của toàn cụng ty.
+ Phũng kế hoạch vật tư - xuất nhập khẩu: Tham mưu cho giỏm đốc trong việc điều tra, nắm bắt thị trường, giỏm đốc hợp đồng, trờn cơ sở đú lập kế hoạch sản xuất và tiờu thụ thành phẩm làm cơ sở dự toỏn chi phớ sản xuất, kế hoạch thụng tin quảng cỏo sản phẩm của cụng ty trờn thị trường, xõy dựng giỏ bỏn sản phẩm ở thị
trường nội địa, làm mọi thủ tục xuất nhập khẩu vật tư, hàng hoỏ, tổ chức giao nhận mua bỏn lượng vật tư hàng hoỏ cần thiết trong quỏ trỡnh sản xuất cấp phỏt vật tư phục vụ kịp thời sản xuất, tổ chức chỉ đạo, theo dừi, kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch, tổ chức mạng lưới tiờu thụ sản phẩm của cụng ty.
+ Phũng kĩ thuật cụng nghệ – KCS: Nghiờn cứu, thiết kế, giỏc mẫu và chế thử cỏc sản phẩm theo yờu cầu của khỏch hàng và thị hiếu của người tiờu dựng, xõy dựng và kiểm tra việc thực hiện quy trỡnh cụng nghệ đối với tất cả cỏc sản phẩm được sản xuất, xõy dựng định mức tiờu hao vật tư phự hợp với yờu cầu sản phẩm theo định mức, yờu cầu của khỏch hàng và mang lại lợi ớch cho cụng ty. Thiết kế, chế thử cỏc dụng cụ gỏ lắp phục vụ sản xuất nhằm nõng cao năng xuất lao động, lập kế hoạch sửa chữa thiết bị của cụng ty, tổ chức hợp lý đội ngũ kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra việc thực hiện quy trỡnh cụng nghệ, xõy dựng và đưa ra cỏc biện phỏp nhằm nõng cao chất lượng sản phẩm, tiến hành tốt cụng tỏc quản lý chất lượng sản phẩm.
+ Phũng Tổ chức hành chớnh: tham mưu cho giỏm đốc cụng ty về tổ chức sản xuất hợp lý, theo dừi và kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương, thưởng nhằm khuyến khớch người lao động, thực hiện tốt chế độ chớnh sỏch đối với người lao động, xõy dựng nội quy về an toàn lao động, cỏc quy chế làm việc, cỏc mối quan hệ giữa cỏc đơn vị trong cụng ty nhằm xõy dựng nề nếp, tổ chức và nõng cao hiệu quả của người lao động. Đồng thời tổ chức cụng tỏc hành chớnh, văn thư, sửa chữa nhà cửa và phương tiện quản lý. Tổ chức khỏm bệnh cho cỏn bộ cụng nhõn viờn, kết hợp với cỏn bộ cụng nhõn viờn, kết hợp cỏc đơn vị quản lý ngày cụng, BHXH của cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Mỗi phũng ban của cụng ty tuy cú chức năng, nhiệm vụ khỏc nhau song cú mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cựng phục vụ cho việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất của cụng ty đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh.
+ Cỏc phõn xưởng: là nơi trực tiếp làm ra sản phẩm của cụng ty, là nơi thực hiện chế độ phỏp luật của Nhà nước, nội quy, quy định của cụng ty. Phõn xưởng là nơi tổ chức sản xuất, hoàn thành chỉ tiờu kế hoạch mà cụng ty giao cho phõn xưởng, chịu sự chỉ đạo của ban giỏm đốc. Phõn xưỏng là nơi trực tiếp sử dụng, giữ gỡn, bảo quản mọi thiết bị, tài sản, tổ chức sử dụng hợp lý lượng vật tư cú hiệu quả nhất, là nơi trực tiếp quản lý lao động.
Ta cú thể khỏi quỏt bộ mỏy tổ chức của cụng ty qua sơ đồ sau: