Để đạt được hiệu quả tốt trong cụng tỏc quản lý NVL và phự hợp với những đặc điểm của cụng ty, cụng ty cổ phõn May 40 Hà Nội đó tiến hành tổ chức hạch toỏn chi tiết NVL theo phương phỏp Sổ số dư. Số số dư được mở cho từng loại NVL (NVL chớnh, NVL phụ, phụ tựng thay thế).
Hiện nay cụng tỏc kế toỏn NVL tại cụng ty được tiến hành cả ở kho và ở phũng kế toỏn. Luụn cú mối liờn hệ về giữ liệu giữa phũng kế toỏn và cỏc kho. Mối liờn hệ đú thể hiện rừ rệt nhất qua hệ thống sổ chi tiết của cụng ty. Hiện nay hạch toỏn chi tiết NVL tại cụng ty sử dụng 4 sổ chi tiết. Cỏc sổ đú là:
PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO CHUYỂN SỐ LIỆU SANG PHÂN HỆ KHÁC - Phõn hệ kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu
- Phõn hệ kế toỏn mua hang và cụng nợ phải trả .... CHỨNG TỪ BÁO CÁO (cỏc sổ KT chi tiết và tổng hợp)
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho....
SỐ LIỆU TỪ PHÂN HỆ KHÁC CHUYỂN SANG
- Kế toỏn tổng hợp - Kế toỏn chi phớ và giỏ thành
Bỏo cỏo hàng nhập, bỏo cỏo hàng xuất, sổ
chi tiết vật tổng hợp NXT
- Thẻ kho: dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho NVL về mặt số lượng. Thẻ kho được mở và ghi cho từng thứ vật tư, từng kho. Cuối thỏng thủ kho phải tiến hành cộng nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tớnh ra số tồn kho cuối kỳ trờn từng thẻ kho.
- Bảng kờ nhập kho, bảng kờ xuất kho: dựng để tập hợp thụng tin về cỏc lần nhập xuất trong thỏng và được kế toỏn NVL mở chung cho tất cả cỏc loại NVL trong cụng ty (NVL chớnh, NVL phụ, phụ tựng thay thế). Số liệu trờn cỏc bảng kờ nhập kho, bảng kờ xuất kho được dựng để đối chiếu số liệu với thẻ kho vào cuối thỏng
- Sổ số dư: Kế toỏn NVL ghi sổ số dư 1 lần vào cuối thỏng theo chỉ tiờu giỏ trị. Sau khi đó đối chiếu khớp số liệu trờn bảng kờ nhập kho và bảng kờ xuất kho với số liệu thờn thẻ kho (khớp về số lượng nhập và xuất) kế toỏn NVL căn cứ vào bảng kờ nhập kho và bảng kờ xuất kho để lập sổ số dư. Số liệu trờn sổ số dư là thụng tin để vào sổ tổng hợp.
- Bảng kờ chi tiết xuất vật liệu, dụng cụ: dựng để tập hợp cỏc chi phớ từng loại NVL (NVL chớnh, NVL phụ, phụ tựng thay thế) phỏt sinh theo đối tượng tập hợp chi phớ và theo từng bộ phận sử dụng. Số liệu trờn sổ này là căn cứ để đối chiếu với số liệu trờn sổ số dư.