Hàng ngày, tại các phòng ban, đơn vị, các cán bộ phụ trách có trách nhiệm theo dõi và ghi chép số lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép vào bảng… chấm công. Bảng chấm công đợc lập theo đúng mẫu quy định của Nhà nớc đợc treo công khai tại nơi làm việc để mọi ngời có thể theo dõi ngày công của mình
Bảng số 2.4.1.1: Bảng chấm công
STT Họ và tên
Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 ... 31 Số công hởng lơng Số công hởng lơng Số công ngừng việc nghỉ việc h- ởng 100% l- Số công Số công hởng BHXH Ăn ca Độc hại A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Lê Văn Nam XĐ XĐ X 26 24 10
2Nguyễn Hồng Hạnh
XĐ X X 26 6 24 4
3 Đào Phơng Loan XĐ F X 20 17 3
4 Vơng Tuấn Anh XĐ X X 26 24 5
Bảng 2.4.1.2:Bảng thanh toán tiền lơng
TT Họ và tên Bậc lơng Lơng sản phẩm
Lơng thời gian nghỉ việc phải ngừng việc hởng
100% lơng
Độc hại Lơng năng suất
Điều chỉnh
thu nhập ăn ca Phụ cấp khác Tổng số Tạm ứng kỳ I` Các khoản phải khấu trừ
Kỳ II đợc lĩnh
Số SP (phụ cấp)
Số
tiền Số công Số tiền côngSố tiềnSố Số công Số tiền Số tiền Ký nhận BHXH 6%
Vé ôtô Cộng Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
1 Lê Văn Nam 625800 42000 26 625800 16 38500 438100 200000 24 96000 1440400 800000 Đã ký 40100 40100 600300 Đã ký
2Nguyễn Hồng Hạnh 373800 20 6 373800 3 4300 201300 200000 17 68000 847400 500000 Đã ký 22400 20000 42400 305000 Đã ký 3 Đào Phơng Loan 373800 26 373800 5 7200 261700 200000 24 96000 938700 500000 Đã ký 22400 22400 416300 Đã ký 4 Vơng Tuấn Anh 373800 26 373800 10 14400 261700 200000 24 96000 945900 500000 Đã ký 22400 22400 423500 Đã ký 5 Trần Ngọc Cơng 373800 26 373800 5 7200 261700 200000 24 96000 938700 500000 Đã ký 22400 22400 416300 Đã ký
Tổng cộng 42000 2121000 71600 1424500 1000000 452000 5111100 2800000 129700 20000 149700 2161400
Cuối tháng tại các phòng ban, đơn vị, các cán bộ phụ trách có trách nhiệm tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, nghỉ phép, nghỉ không lơng của từng ngời lao động trong phòng ban, đơn vị mình. Bảng chấm công của các đơn vị hởng lơng theo thời gian đợc gửi trực tiếp lên Phòng Tổ chức nhân sự xem xét và duyệt, sau đó chuyển sang phòng kế toán để tính lơng. Khi nhận đợc Bảng chấm công và các chứng từ khác liên quan, kế toán tiền lơng kiểm tra lại, tính lơng cho từng ngời tại các đơn vị đồng thời lập Bảng thanh toán tiền lơng (Bảng 2.4.1.2). Bảng thanh toán tiền lơng sau khi đợc Kế toán trởng và Giám đốc duyệt sẽ trở thành căn cứ để thủ quỹ thanh toán lơng cho ngời lao động. Sau đó, lại chuyển cho kế toán tiền lơng để lập Bảng phân bổ chi phí nhân công và BHXH ( Bảng 2.4.1.3) đồng thời tiến hành ghi sổ kế toán. Kết thúc của quá trình luân chuyển chứng từ là lu chứng từ tại Phòng kế toán.
Bảng 2.4.1.3: Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH
STT
Ghi Có TK TK 334 - Phải trả nhân viên TK 338- Phải trả phải nộp khác TK 335 CF phải trả Lơng khoảnCác phụ cấp Các khoản khác Cộng có Tk 334 Kinh phí CĐ(3382) BHXH (3383) BHYT (3384) Cộng cóTK338 (3382,3383, 3384) 1 Chi phí nhân công trực tiếp
sản xuất sơn
1943775180 89251122
2 Chi phí nhân công trực tiếp sơn công trình
6202000 0
3 Chi phí nhân viên PX 939909896 44378927
4 Chi phí nhân viên BH 288386200 13242941
5 Chi phí nhân viên QL DN 1395096500
Tổng cộng 4573369776
Đối với Bảng chấm công của các đơn vị hởng lơng theo sản phẩm đợc tính kèm với Bảng thanh toán lơng sản phẩm. Ngời lập Bảng thanh toán lơng ký tên rồi sau đó chuyển cho Quản đốc phân xởng duyệt, tiếp đến chuyển cho Thủ kho, Thủ kho xác nhận số lợng sản phẩm nhập kho rồi chuyển đến phòng KCS ( kiểm tra chất lợng sản phẩm) xác nhận chất lợng sản phẩm, chuyển đến phòng kế hoạch đối chiếu với kế hoạch đặt ra, chuyển đến bộ phận lao động tiền lơng ký duyệt và Giám đốc duyệt. Sau đó chuyển cho kế toán tiền lơng và luân chuyển tơng tự nh Bảng chấm công của các đơn vị hởng lơng theo thời gian.
Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán tiền lơng ở trên đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4.1: Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán tiền lơng tại Công ty sơ tổng hợp Hà nội
Nguyễn Văn Hng - Lớp Kế toán 41B
Bộ phận, đơn vị Tổ chức nhân sự Phòng kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ Phòng kế toán Lưu chứng từ Bảng chấm công Xét duyệt
Kế toán tiền lương tính lương, lập bảng thanh toán tiền lương
Kiểm tra, xác nhận và ký duyệt
Duyệt y
Thanh toán thưởng cho người lao động
Lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH, ghi sổ kế toán
2.4.1.2.Trình tự hạch toán kế toán tiền lơng.
Để hạch toán kế toán tiền lơng Công ty sử dụng các Tài khoản sau.
* TK 334 “Phải trả công nhân viên”: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của Công ty về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ.
TK 334 đợc chi tiết thành: TK 3341 – Lơng thời gian. TK 3342 – Lơng sản phẩm.
TK 3343 – BHXH phải trả công nhân viên TK 3344 – Tiền ăn ca
TK 3345 – Tiền phụ cấp TK 3346 – Tiền thởng.
* TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp”: Dùng để phản ánh tiền lơng và các khoản trích theo lơng phải trả cho ngời lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, dịch vụ.
TK 622 đợc chi tiết thành 3 TK sau:
TK 6221: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sơn.
TK 6222: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sơn công trình. TK 6223: BHXH, BHYT, KPCB ( phân tích vào chi phí).
* TK 627- 6271 “ Chi phí nhân viên quản lý phân xởng”: Dùng để phản ánh tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên bán hàng.
TK 6271 đợc chi tiết thành hai tài khoản sau: TK 62711 – Lơng, thu nhập khác.
TK 62712 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí).
* TK 641- 6411 “ Chi phí nhân viên bán hàng”: Dùng để phản ánh chi phí về tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên bán hàng.
TK 6411 đợc chi tiết thành 2 TK nh sau: TK 64111 – Lơng, thu nhập khác.
TK 64112 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí).
* TK 642- 6421 “ Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp”: Dùng để phản ánh chi phí về tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý doanh nghiệp.
TK 6421 đợc chi tiết thành 2 TK sau: TK 64211 – Lơng, thu nhập khác.
TK 64212 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí).
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan trong quá trình hạch toán nh TK 111, 338 .…
Căn cứ vào dòng tổng cộng trong các bảng thanh toán lơng của từng bộ phận, kế toán tiền lơng lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng của toàn Công ty.
Căn cứ vào số liệu của Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH, Bảng tổng hợp thanh toán lơng, kế toán tiến hành định khoản và tập hợp chi phí tiền lơng lên Nhật ký chứng từ số 7, đồng thời phản ánh vào Sổ chi tiết tài khoản 334.
- Chi nhân công trực tiếp:
Nợ TK 622: 1.949.977.180 TK 6221: 1.943.775.180 TK 6222: 6.202.000
Có TK 334 (3341, 3342): 1.949.977.180. - Chi phí nhân viên quản lý phân xởng:
Nợ TK 62711 (chi tiết phân xởng): 939.909.896 Có TK 334 (3341, 3342): 939.909.896. - Chi phí nhân viên bán hàng:
NợTK6411(64111):288.386.200 Có TK 334 (3341, 3342): 288.386.200
- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 6421 (64211): 1.395.096.500
Có TK 334 (3341, 3342): 1.395.096.500 - Khi thanh toán tiền lơng cho ngời lao động, kế toán ghi: Nợ TK 334 (3341, 3342): 2.135.123.160
Có TK 111: 2.135.123.160
Cuối quý, số liệu từ Nhật ký chứng từ số 7 đợc sử dụng để ghi vào sổ cái TK 334. (Bảng số 2.4.1.2). Bảng số 2.4.1.2. Công ty Sơn tổng hợp HN. Sổ Cái TK 334: Phải trả CNV Năm2002 D ĐK: Nợ: 0 Có: 2.356.593.157 Ghi Có các TK đối ứngNợ TK này SHTK Q1 Q2 Q3 Q4 Cộng TM TGNH Đống Đa TV 111 1121 3.282.823.543 1.600.000 2.585.085.325 8.550.000 2.600.955.600 2.135.123.160 10.603.987.628 10.150.000 Cộng FS Nợ: Có: 3.284.423.543 2.119.930.710 2.593.635.325 2.880.070.325 2.600.955.600 2.994.090.600 2.135.123.160 4.576.086.068 10.614.137.628 12.570.177.703 D CK: Nợ: 0 Có: 4.312.633.232
Trình tự ghi sổ kế toán tiền lơng tại Công ty đợc khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc và bảng phân bổ số 1 Nhật ký chứng từ số1, số 10 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 334 Sổ chi tiết TK 334 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334
Sơ đồ 2.4.2: quy trình ghi sổ kế toán tiền lơng 2.4.2. Hạch toán kế toán các khoản thu nhập khác của ngời lao động.
2.4.2.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu.
Hàng tháng, kế toán tiền lơng tính và hạch toán các khoản thu nhập khác ngoài tiền lơng của ngời lao động nh: tiền thởng, tiền ăn ca, phụ cấp dựa trên… các chứng từ: Bảng thanh toán tiền thởng (Bảng 2.4.2.1), Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lơng.
Bảng 2.4.2.1:
Công ty sơn tổng hợp Hà Nội Bộ phận: Phòng Kế hoạch
Bảng thanh toán tiền thởngnăm 2002
ĐVT: VNĐ STT Họ và tên Đạt loại th- ởng Mức lơng cơ bản 1 tháng Tiền lơng quy đổi theo hệ số Tiền lơng đợc lĩnh 1 2 3 4 5
Lê Văn Nam Đào Phợng Loan Vơng Tuấn Anh Trần Ngọc Cơng Nguyễn Thị Hạnh A – 1,0 B – 0,8 A – 1,0 C – 0,6 B – 0,8 625.800 373.800 373.800 373.800 373.800 625.800 299.040 373.800 224.280 299.040 1.877.400 897.120 1.121.400 672.840 897.120 Tổng 2.121.000 1.821.960 5.465.880
Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán các khoản thu nhập khác của ngời lao động tơng tự nh sơ đồ 2.4.1.
Để hạch toán tiền thởng, tiền ăn ca, phụ cấp, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 334, TK 431 (4311), TK 622, TK 6271, TK 6411, TK 6421, .…
Căn cứ vào số liệu trên các chứng từ kế toán tiền lơng tiến hành định khoản và ghi vào Nhật ký chứng từ số 7, Sổ chi tiết TK 334.
Cuối kỳ lấy số liệu ở Nhật ký chứng từ số 7 ghi vào sổ cái TK 334. - Kế toán hạch toán tiền thởng phải trả CBCNV:
Nợ TK 431 (4311): Có TK 3346: - Tiền ăn ca, phụ cấp:
Nợ TK 622 (6221, 6222): Nợ TK 6271 (62711- px): Nợ TK 6411 (64111):
Nợ TK 6421 (64211):
Có TK 334 (3344, 3345): - Khi thanh toán:
Nợ TK 334 (3344, 3345, 3346): Có TK 111:
2.5. Thực trạng hạch toán kế toán các quỹ trích theo lơng.2.5.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu. 2.5.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu.
Trong tháng nếu phát sinh các trờng hợp nghỉ BHXH thì phải có chứng từ hợp lý kèm theo.
Nếu nghỉ từ 1- 3 ngày, chứng từ để thanh toán do y tế Công ty cấp- đó là giấy chứng nhận để thanh toán.
Nếu nghỉ từ ngày thứ 4 trở đi thì phải có giấy chứng nhận của bệnh viện. Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh.
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hởng BHXH
Họ và tên: Nguyễn Ngọc ảnh
Đơn vị công tác: Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội Lý do nghỉ việc: Cảm sốt
Số ngày nghỉ: 01
( Từ ngày 10/01/2003 đến hết ngày 10/01/2003)
Xác nhận của phụ trách Ngày 10 tháng 01 năm 2003 Đơn vị Y, Bác sĩ
Số ngày thực nghỉ: 01 ngày Phần BHXH
Số sổ: 200
1. Số ngày thực nghỉ đợc hởng BHXH: 01 ngày 2. Luỹ kế ngày nghỉ cùng chế độ: 01 ngày 3. Lơng tháng đóng BHXH: 1.350.700 đồng
4. Lơng bình quân ngày: 51.950 đồng 5. Tỉ lệ% hởng BHXH: 75% 6. Số tiền hởng: 38.963 đồng Cán bộ cơ quan BHXH Phụ trách BHXH Cuối tháng, kế toán viết phiếu thanh toán BHXH theo mẫu sau:
Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH
(Nghỉ ốm, trông con ốm, .thai sản.)… Họ và tên: Nguyễn Ngọc ảnh
Nghề nghiệp: Công nhân nghề hoá
Đơn vị công tác: Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội Thời gian đóng BHXH: Năm 1995
Tiền lơng đóng BHXH của tháng trớc khi nghỉ: 1.350.700 đồng Số ngày đợc nghỉ: 01
Trợ cấp:
Mức 75%: 37.962,5 đồng * 1 ngày = 38.963 đồng Cộng: 38.963 đồng
Bằng chữ: Ba mơi tám nghìn chín trăm sáu mơi ba đồng Ghi chú:
Ngời lĩnh tiền Kế toán Thủ trởng đơn vị BCH Công đoàn cơ sở Từ “ Giấy chứng nhận nghỉ BHXH”, kế toán tiền lơng lập “Danh sách ngời lao động hởng trợ cấp BHXH” cho từng loại chế độ. Sau đó, lập “ Danh sách ngời lao động hởng trợ cấp BHXH” cho từng đơn vị, bộ phận. Các chứng từ này đợc kế toán trởng tổng hợp và lập “ Bảng thanh toán BHXH” làm căn cứ quyết toán với cơ quan BHXH cấp trên.
2.5.2. Trình tự hạch toán kế toán các Quỹ trích theo lơng.
Để hạch toán kế toán các Quỹ trích theo lơng, kế toán sử dụng TK 338 “ Phải trả và phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp
cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT.
Tài khoản 338 đợc chi tiết thành 6 TK cấp 2: + .…
+ TK 3382: Kinh phí Công đoàn + TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm Y tế + .…
Căn cứ vào Bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng toàn Công ty xác định đợc: Tổng tiền lơng thực hiện quý 4 năm 2002 là: 4.586.650.776 đồng Trong đó, Tiền lơng cấp bậc là: 722.925.000 đồng. Lơng cấp bậc gồm: + Lơng cấp bậc của công nhân trực tiếp sản xuất: 296.327.166 đồng + Lơng cấp bậc của nhân viên quản lý phân xởng: 150.474.876 đồng + Lơng cấp bậc của nhân viên bán hàng: 43.971.864 đồng
+ Lơng cấp bậc của nhân viên quản lý doanh nghiệp: 232.151.094 đồng Kế toán tiền lơng hạch toán các quỹ trích theo lơng nh sau:
Hàng quý trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ( thể hiện trên Bảng phân bổ số 1)
- Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất: Nợ TK 6223: 89.251.122 Có TK 338: 89.251.122
- TK 3382: 1.943.775.180 * 2% = 38.875.504 - TK 3383: 296.327.166 * 15% = 44.449.075 - TK 3384: 296.327.166 * 2% = 5.926.543 - Chi phí nhân viên quản lý phân xởng
Nợ TK 6271 (62712): 44.378.927
Có TK 338: 44.378.927
- TK 3382: 939.909.896 * 2% = 18.798.198 - TK 3383: 150.474.876 * 15% = 22.571.231 - TK 3384: 150.747.876 * 2% = 3.009.498 - Chi phí nhân viên bán hàng:
Nợ TK 6411 (64112): 13.242.941
Có TK 338: 13.242.941
- TK 3382: 288.386.200 * 2% = 18.798.198 - TK 3383: 43.971.864 * 15% = 6.595.780 - TK 3384: 43.971.864 * 2% = 879.437 - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 6421 (64212): 67.632.436
Có TK 338: 67.632.436
- TK 3382: 1.408.337.500 * 2% = 28.166.750 - TK 3383: 232.151.094 * 15% = 34.822.664 - TK 3384: 232.151.094 * 2% = 4.643.022 Hàng quý trích BHXH, BHYT, trừ vào lơng của ngời lao động:
Nợ TK 334: 722.925.000 * 6% = 43.375.500
Có TK 338: 722.925.000 * 6% = 43.375.500 - TK 3383: 722.925.000 * 5% = 36.146.250 - TK 3384: 722.925.000 * 1% = 7.229.250 Những số liệu này đợc ghi trên Bảng thanh toán tiền lơng (Bảng 2.4.1.2) * Khi nộp BHXH, BHYT,KPCĐ cho cơ quan quản lý Quỹ cấp trên:
Nợ TK 338: 212.138.858
- TK 3382: 4.586.610.776 * 1% = 45.866.108 - TK 3383: 722.925.000 * 20% = 144.585.000 - TK 3384: 722.925.000 * 3% = 21.687.750
Có TK 334: 212.138.858
* Cuối quý các khoản chi trợ cấp BHXH cho ngời lao động đợc hạch toán vào TK 3343. Trình tự hạch toán nh sau:
+ Chi BHXH cho ngời lao động nghỉ ốm, kế toán ghi: Nợ TK 3343:
Có TK 1111:
+ Khi quyết toán với cơ quan BHXH và đợc cơ quan BHXH chấp nhận