Mọi hoạt động bán hàng của Công ty đều phải đợc lập các chứng từ đầy đủ, kịp thời. Đây là khâu hạch toán ban đầu của nghiệp vụ bán hàng để làm căn cứ xác định doanh thu bán hàng. Khi xuất kho thành phẩm đem bán, phòng kế hoạch - thị trờng phải lập hoá đơn GTGT ( Công ty dệt 19/5 Hà Nội sản xuất sản phẩm thuộc diện chịu thuế GTGT, thuế suất GTGT là 10% ). Hoá đơn GTGT là chứng từ của Công ty xác nhận số lợng, chất lợng, đơn giá, số tiền bán sản phẩm cho ngời mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để Công ty ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho ngời mua vận chuyển hàng trên đờng, ghi sổ kế toán của khách hàng.
Hoá đơn GTGT đợc phòng kế hoạch - thị trờng lập thành 03 liên, sau đó chuyển cho kế toán trởng, giám đốc ký duyệt, đóng dấu. Trong trờng hợp khách hàng thanh toán ngay tiền hàng thì hoá đơn GTGT đợc chuyển đến cho thủ quỹ để làm thủ tục thu tiền mặt hoặc thu séc.
Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch - thị trờng. Liên 2: Hoá đơn đỏ giao cho ngời mua.
Liên 3: Thủ kho giữ lại, ghi vào thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán, làm thủ tục thanh toán.
Nếu khách hàng cha thể thanh toán tiền ngay cho Công ty thì khách hàng sẽ trả tiền qua tài khoản tại ngân hàng bằng các chứng từ hợp lệ nh: Giấy uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản...
2.2.2 Tổ chức kế toán chi tiết doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội:
2.2.2.1 Tổ chức kế toán chi tiết doanh thu bán hàng:
Tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội, kế toán chịu trách nhiệm theo dõi doanh thu bán hàng chỉ phải theo dõi doanh thu bán hàng ra bên ngoài, không phải theo dõi doanh thu bán hàng trong nội bộ. Sở dĩ nh vậy là vì: Công ty Dệt 19/5 Hà Nội là một đơn vị kinh tế độc lập, đầu vào của dây chuyền sản xuất chủ yếu là sợi, bông các loại, sản phẩm đầu ra là các loại vải công nghiệp. Do vậy mà tại Công ty không có sự tiêu dùng nội bộ về sản phẩm do chính Công ty sản xuất ra phục vụ cho bất kỳ một loại hoạt động nào. Nhân viên kế toán của Công ty còn phải theo dõi doanh thu của từng loại vải theo qui định phân loại của Công ty. Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào phơng thức bán hàng mà kế toán còn phải theo dõi cả doanh thu bán hàng trả tiền ngay và doanh thu bán hàng chịu.
Từ những hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT phòng kế toán tổng hợp số liệu của các loại vải mà khách hàng mua trong tháng để vào sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng theo dõi doanh thu của từng loại vải bán ra: Vải mộc, vải lọc, vải gia công... Trong sổ chi tiết bán hàng này, kế toán còn phải theo dõi cả doanh thu bán hàng trả tiền ngay và doanh thu bán hàng chịu.
Sau khi vào sổ chi tiết bán hàng, phần doanh thu bán hàng chịu sẽ đợc tổng hợp để ghi vào sổ chi tiết TK 131 “ Phải thu của khách hàng ” theo dõi doanh thu bán chịu và theo dõi tình hình của khách hàng.
Ngoài ra, hàng tháng kế toán của Công ty còn lập các báo cáo: Báo cáo theo đối tợng mua hàng, báo cáo tiêu thụ theo mặt hàng, báo cáo tình hình khách hàng nhằm phân tích hoạt động tiêu thụ, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ của Công ty, tăng cờng khả năng thu tiền của khách.
2.2.2.2 Tổ chức kế toán chi tiết xác định kết quả bán hàng tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội:
Tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội, việc tổ chức kế toán chi tiết xác định kết quả bán hàng đợc chia riêng theo từng loại vải, theo cách phân loại riêng của Công ty: Vải mộc, vải màu, vải lọc...
Việc tổ chức kế toán chi tiết xác định kết quả bán hàng cũng đợc theo dõi, tổ chức cùng với tổ chức kế toán chi tiết doanh th bán hàng, xác định giá trị vốn hàng xuất bán, việc tập hợp, phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh mghiệp cho từng loại vải.
Công ty Dệt 19/5 Hà Nội là một loại hình doanh nghiệp sản xuất có tần xuất nhập - xuất tồn thành phẩm lớn. Kế toán của Công ty đã áp dụng ph- ơng pháp tính giá vốn hàng xuất bán ( giá thành sản xuất thực tế ) theo ph ơng pháp bình quân gia quyền ( bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ )
Đơn giá
bình quân Giá thành thực tế TP tồn đầu kỳ + Giá thành thực tế TP nhập trong kỳ (giá thành =
tế bình quân)
Để tính đợc đơn giá bình quân của thành phẩm xuất kho đem bán, kế toán căn cứ vào bảng nhập kho thành phẩm trong kỳ, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn thành phẩm đã tổng hợp của kỳ trớc. Khi đó tính trị giá vốn hàng xuất bán sẽ phải căn cứ vào đơn giá bình quân và sản lợng thực tế thành phẩm xuất bán trong kỳ: sản lợng thực tế thành phẩm xuất bán trong kỳ sẽ đợc biểu hiện trên bảng tổng hợp thành phẩm xuất kho đem bán.
Việc tập hợp các chi phí thời kỳ: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ đợc theo dõi trên sổ chi tiết TK 641 và TK 642. Khi tập hợp đợc kế toán sẽ tiến hành phân bổ và kết chuyển toàn bộ cho từng loại vải bán ra để xác định đợc kết quả bán hàng trong kỳ ( tháng ).
Tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội kế toán tiến hành phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại vải bán ra theo doanh thu bán hàng thuần. Nghĩa là:
CPBH ( CP Tổng CPBH ( CPQLDN ) x DT bán hàng thuần của vải mộc
QLDN ) phân =
bổ vải mộc Tổng doanh thu bán hàng thuần các loại vải
Để tổ chức kế toán chi tiết xác định kết quả bán hàng, kế toán của Công ty đã sử dụng sổ chi tiết tiêu thụ - kết quả nhằm xác định kết quả bán hàng cho từng loại vải.
2.2.3 Tổ chức kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng - xác định kết quả bán hàng tại Công ty Dệt 19 - 5 Hà Nội.