Công ty Liên hợp thực phẩm Hà Tây có địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh tại 1 địa điểm, xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty, bộ máy kế toán đ ợc tổ chức theo mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đợc thực hiện tập trung tại phòng Kế toán tài vụ của công ty.
Trong công ty, phòng Kế toán tài vụ là một trong những phòng quan trọng nhất. Với chức năng quản lý về tài chính, phòng Kế toán tài vụ đã góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm của công ty. Có thể nói phòng kế toán tài vụ là ng ời trợ lý đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc đa ra các quyết định, lại là ngời ghi chép, thu thập tổng hợp các thông tin về tình hình tài chính và hoạt động của công ty một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Dới các phân xởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách và chuyển chứng từ về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc hạch toán.
Các nhân viên trong phòng kế toán đều đợc đào tạo có trình độ đại học và trung cấp, phù hợp với nhu cầu và nhiệm vụ của công việc. Xuất phát từ yêu cầu thực tế của công ty, từ yêu cầu và trình độ quản lý, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo sơ đồ sau :
Sơ đồ bộ máy kế toán ở công ty liên hợp thực phẩm hà tây
Phòng Kế toán của công ty có 6 thành viên, mỗi ng ời đều có 1 chức năng riêng. Kế toán trởng Kế toán trởng kiêm kế toán TSCĐ Kế toán thành phẩm tiêu thụ, xác định kết quả, tiền mặt Kế toán tiền gửi tiền vay, BHXH lơng và tổng hợp, giá thành Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ và thanh toán với ngời bán Kế toán viết hoá đơn, thanh toán với ngời mua, vi tính Kế toán theo dõi sổ bán hàng, dịch vụ
Kế toán trởng : có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty, thống kê trong công ty. Kế toán trởng thờng kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy định, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán theo chế độ lu trữ. Kế toán trởng là ngời lập các báo cáo tài chính, và đảm nhận phần hành kế toán tài sản cố định và nguồn vốn.
Phó phòng kế toán phụ trách phần kế toán chi tiết tiền mặt, thành phẩm tiêu thụ, thu nhập và xác định kết quả. Kế toán viên này có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra toàn bộ tình hình, nhập kho và tiêu thụ bia thành phẩm. ở công ty chỉ có một phơng thức bán hàng chính là bán giao thẳng từ kho, không thông qua đại lý.
Kế toán phụ trách phần kế toán BHXH, tiền lơng, tiền gửi, tiền vay ngân hàng, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kế toán tổng hợp lên cân đối có nhiệm vụ tổng hợp về tiền lơng, thởng, các khoản trích theo lơng. Đồng thời còn phải theo dõi số d và sự biến động của các khoản tiền gửi, tiền vay, nhng chủ yếu là tổ chức tập hợp, phân bổ, kết chuyển chi phí sản xuất toàn công ty và tính giá thành bia hàng tháng.
Kế toán phụ trách phần vật liệu, công cụ dụng cụ và thanh toán với ngời bán có nhiệm vụ thu thập, xử lý, kiểm tra toàn bộ các thông tin có liên quan đến quá trình nhập, xuất, phân bổ vật liệu CCDC. Bên cạnh đó theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp.
Kế toán chuyên theo dõi, viết hoá đơn bán hàng, thanh toán với ng ời mua và sử dụng máy vi tính, để lu trữ thông tin, lập các bảng biểu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.
Kế toán vào sổ bán hàng, dịch vụ và quỹ bảo trợ có nhiệm vụ vào sổ bán hàng một cách kịp thời phục vụ cho việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm. Công ty có mở một hợp tác xã tiêu thụ nhằm giới thiệu sản phẩm. Toàn bộ việc hạch toán, xác định kết quả kinh doanh của Hợp tác xã tiêu thụ là do kế toán viên này đảm nhiệm.
Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Trị giá vốn vật liệu công cụ xuất kho đợc tính theo bình quân váo cuối mỗi tháng đơn giá thực tế.
Tại mỗi kho có một thủ kho, thủ kho có nhiệm vụ bảo quản hàng hoá trong kho và theo dõi việc nhập, xuất hàng trên thẻ kho. Cuối tháng thủ kho mang thẻ kho lên phòng kế toán tài vụ để đối chiếu về số lợng của số hàng hoá nhập, xuất, tồn.
Công ty có sử dụng các chứng từ đợc chế độ quy định nh hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng ...
và công ty đã kịp thời sử dụng các loại hoá đơn bán hàng mới khi công ty áp dụng luật thuế GTGT theo phơng pháp khấu....
Hệ thống tài khoản của công ty đợc mở theo quyết định 1141 TC/CĐKT. Tuy nhiên công ty còn cha mở đợc các tài khoản cấp hai và không sử dụng các tài khoản ngoài bảng.
Công ty có sử dụng các bảng kê sau :
+ Bảng kê ghi có TK 111 và ghi Nợ các tài khoản khác + Bảng kê ghi có TK 112 và ghi Nợ các tài khoản khác + Bảng kê ghi có TK 152 và ghi Nợ các tài khoản khác + Bảng kê ghi có TK 153 và ghi Nợ các tài khoản khác + Bảng kê ghi có TK 331 và ghi Nợ các tài khoản khác
Bên cạnh đó còn các bảng phân bổ : phân bổ tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
Ngoài ra phòng kế toán còn sử dụng hệ thống sổ chi tiết theo dõi việc thanh toán với khác hàng ...
Cuối tháng từ các chứng từ gốc kế toán vào các bảng kê theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giống nhau. Sau đó căn cứ vào bảng kê kế toán lập lên chứng từ ghi sổ. Các chứng từ này đợc đánh số và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó vào sổ cái.
(Mặt khác từ các chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào các sổ chi tiết). Cuối tháng lấy số liệu từ các sổ chi tiết chuyển đ ợc sử dụng để đối chiếu với sổ cái trớc khi lập Báo Cáo Tài Chính.
Trình tự ghi sổ của công ty theo hình thức chứng từ ghi sổ đ ợc biểu hiện nh sau :
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức