- Tiếp nhận vào sổ , chuyển đúng đối tợng , các loại công văn giấy tờ , th từ đi đến và giữ bí mật tài liệu của công ty.
- Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động của công ty * Phòng tài chính - kế hoạch gồm 6 ngời
- Tham mu cho GĐ xét duyệt các phơng án kinh doanh và kiểm tra quá trình , thực hiện phơng án đó
- Hớng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi hoạt động kinh doanh , đồng thời theo dõi và hạch toán tổng hợp về các nghiệp vụ phát sinh trong công ty - Lập kế hoạch tài chính hàng năm , kiểm tra việc chấp hành chế độ tầi chính của công ty
- Thực hiện các công viẹc liên quan đến nghiệp vụ kế toán nh thanh lý tài sản , đối chiếu công nợ ...
- Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xác của số liệu , xác nhận các văn bản thanh lý và báo cáo quyết định xác định lãi , lỗ hàng năm của công ty
- Tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, làm quyết toán theo yêu cầu của bộ chủ quản , lập báo cáo theo định kỳ gửi lên cấp trên
* Phòng tổng hợp: 2 ngời thực hiện một số chức năng chủ yếu xin hạn ngạch xnk cho công ty, theo dõi điện thoại ,fax...
+. Bộ phận kinh doanh
* Phòng nghiệp vụ I: gồm 6 ngời
Thực hiện chức năng chủ yếu là xuất khẩu các mặt hàng thêu ren. Để thực hiện chức năng này phòng đã tự tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nớc, tìm hiểu thông tin thị trờng ,giá cả lập các phơng án kinh doanhcủa mình cho cấp trên
* Phòng nghiệp vụ IV:6 ngời
Chức năng giống phòng nghiệp vụ I, chủ yếu xuất khẩu mặt hàng thêu ren * Phòng nghiệp vụ V: 5 ngời
Đợc phép xuất khẩu tất cả các loại mặt hàng mà công ty đợc phép kinh doanh. Vì vậy phòng luôn phải năng động tìm kiếm bạn hàng , thu mua các mặt hàng có thể xuất khẩu đợc , tiến hành kinh doanh sao có hiệu quả nhất. Lập phơng án kinh doanh trình phòng tài chính -kế hoạch và giám đốc ,lập báo cáo theo quy định của công ty
*Phòng nghiệp vụ VI: 5 ngời
Chức năng chủ yếu giống phòng nghiệp vụ I và IV ,kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thêu ren
*Phòng nhập khẩu :20ngời
Chức năng chủ yếu là nhập các mặt hàng mà công ty đợc phép nhận nh máy móc ,thiết bị ,nguyên vật liệu ,vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng ,...
Đối với các phòng kinh doanh ,trên cơ sở các mặt hàng đợc phép trực tiếp kinh doanh ,các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu đợc phân bổ thì các phòng phải tự tiếp cận ,trực tiếp tìm khách hàng ,tìm mặt hàng kinh doanh để xây dựng các phơng án kinh doanh sẽ đợc duyệt .Đồng thời đợc giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế,chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng từ đầu tới cuối Mỗi phòng đợc phép chi tiêu số vốn do phòng tài chính- kế hoạch cung cấp trong phạm vi phản ánh
để duyệt phải đảm bảo có lãi khi thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển số vốn đợc giao
d. Cơ chế lãnh đạo của công ty .
Công ty hoạt động theo chế độ thủ trởng : Giám đốc công ty trực tiếp quản lý, các đơn vị chịu trách nhiệm về phơng hớng phát triển , tổ chức sản xuất và điều hành mọi hoạt động kinh tế của công ty theo quyền hạn và trách nhiệm mà nhà nớc giao cho giám đốc doanh nghiệp nhà nớc .
- Giám đốc công ty thực hiện chế độ uỷ quyền bằng văn bản đối với những ngời thuộc quyền quản lý theo đúng pháp luật .
- Cơ chế lãnh đạo trên có u điểm phát huy năng lực chuyên môn của bộ máy chức năng, đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
c. Đặc điểm lao động của công ty.
STT Chỉ tiêu S/ lợng % 1 Tổng số lao động 257 100 - Nam 201 78,2 - Nữ 56 21,8 2 Lao động quản lý 64 24,9 3 Lao động sản xuất 193 75,05
-Công nhân sơ cấp 42 16,3
-LĐ hợp đồng không thời hạn 128 49,8
-Lao động hợp đồng có thời hạn (1-3 năm) 23 8,95 Với với quy mô lao động của xí nghiệp đợc xem là một doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Lao động sản xuất chiếm tỉ lệ tơng đối cao 75,05%. Đa số lao động của công ty là nam giới chiếm 78,2% đây là nguồn lao động có sức khỏe dồi dào đã giúp nhiều cho công việc của công ty phát triển.
Trình độ lành nghề của nhân viên quản lý chủ yếu là cao đẳng và đại học.
Nhân viên trung cấp chiếm tỷ lệ không cao 16,3%. Hàng năm công ty vẫn phải thuê thêm lao động phổ thông với hợp đồng ngắn hạn và theo mùa vụ. Việc thuê lao
động ngoài có nhiều thuận lợi chí phí thấp hơn so với lao động trong công ty, ngời lao động chủ yếu là ngời lao động địa phơng.
6 - Đặc điểm lao động của công ty .
Hiện nay công ty có 64 nhân viên , trong đó cán bộ quản lý là 23 ngời, 8 ngời tốt nghiệp đại học tài chính, 15 ngời tốt nghiệp đại học ngoại thơng, 7 ngời tốt nghiệp đại học kinh tế, còn lại 28 ngời là trình độ Cao đẳng và 6ngời là trình độ trung cấp qua con số trên cho thấy trình độ của đội ngũ cán bộ đợc qua đào tạo có năng lực chuyên môn . Đây là điểm mạnh của công ty trong thời gian qua công ty đã tham gia kí hợp đồng nhiều hợp đồng lớn tạo công ăn việc làm cho nhiều lao động: Nh hợp đồng xuất khẩu với khách hàng Tiên Nguyên ở CANADA, hợp đồng nhập khẩu xe máy của công ty Trờng Giang ở Trung Quốc...
Biểu 2 – Kê khai cán bộ công nhân viên của chi nhánh công ty (làm việc gián tiếp).
ST
T Cán bộ chuyên môn kỹ thuật
theo nghề S/lợng Thâm niên công tác>=5 Ghi chú năm >=10 năm >=15 năm
I Đại học
- Chuyên nghành kế toán 8 5 3
- Chuyên nghành KT đối ngoại 15 10 5
- Chuyên nghành QTKD 7 2 5
II Cao Đẳng
- Kinh tế 10 3 4 3
- Ngoại thơng 18 8 8 2
III Trung Cấp
- Trung cấp Thơng mại 3 2
- Trung cấp kinh tế 3 3
64 31 22 10
Ngoài ra, còn có 193 ngời làm việc tại 7 tổ khác nhau. Đây là số công nhân trực tiếp làm ra sản phẩm để công ty có thể tung ra thị trờng. Trong đó có hơn 80% công nhân là đợc biên chế chính thức.