Để đảm bảo cho cụng việc quản lý, sử dụng vật tư, cụng cụ, dụng cụ trong cụng tỏc sản xuất và chất lượng sản phẩm được tốt, Cụng ty đó sử dụng những chứng từ cú tớnh chất đặc thự như sau:
Giấy yờu cầu mua vật tư cú sự phờ duyệt của giỏm đốc.
Biờn bản duyệt giỏ
Hợp đồng mua bỏn vật tư
Biờn bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, dụng cụ
Biờn bản bàn giao hàng húa
Húa đơn tài chớnh (ghi rừ tờn, chủng loại, quy cỏch, xuất xứ)
Chứng chỉ chất lượng hàng húa
Là đơn vị chuyờn sản xuất kinh doanh xõy lắp với mục tiờu chất lượng là hàng đầu, vỡ thế khi nhập một lượng vật tư để sử dụng thi cụng cụng trỡnh bao
số lượng là bao nhiờu và khi số vật tư đú cú đỳng chủng loại và chất lượng yờu cầu hay khụng. Tại Cụng ty: cỏc đội thi cụng, cỏc ban chỉ huy căn cứ vào nhiệm vụ thi cụng tại hiện trường để tớnh toỏn lượng vật tư cần thiết để phục vụ thi cụng và lập phiếu yờu cầu mua vật tư gửi về phũng kinh tế - kế hoạch.
Bảng 2.2. Mẫu phiếu yờu cầu mua vật tư:
CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI NHÁNH XÂY DỰNG CễNG NGHIỆP Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
……….. Hà Nội, ngày 20 thỏng 12 năm 2009
GIẤY YấU CẦU MUA VẬT TƯ Kớnh gửi: ễNG GIÁM ĐỐC CễNG TY DHG
Cụng trỡnh: Sài Gũn Pearl Villas Hạng mục: Phần thụ
BCH cụng trỡnh đề nghị ễng duyệt cấp cho một số vật tư sau: STT Tờn vật tư,quy cỏch, chất lượng Mục đớch sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chỳ 1 Thộp 1 ly Phục vụ thi cụng Kg 10
2 Xi măng Hokim Phục vụ thi cụng Kg 2500
3 Gạch lỗ SG 8ì8ì18 Phục vụ thi cụng Viờn 3000
Rất mong ụng quan tõm giải quyết!
Ghi chỳ: - Phải ghi rừ thụng số kỹ thuật chủ yếu của cỏc loại vật tư yờu cầu, tiến độ yờu cầu. - Gửi phiếu yờu cầu vật tư trước 03 ngày kể từ ngày sử dụng (đối với vật tư thụng thường) hoặc tối thiểu trước 1 ngày đối với loại vật tư cần đặt hàng.
GIÁM ĐỐC BCH CễNG TRèNH CÁN BỘ Kí THUẬT NGƯỜI YấU CẦU
Sau khi được xỏc nhận của tổng giỏm đốc và cỏc phũng ban, nhõn viờn phũng kinh tế - kế hoạch tiến hành đi mua vật tư. Khi mua vật tư thỡ nhõn viờn thu mua vật liệu cần xem xột về chất lượng vật tư và giỏ cả với nhà cung cấp, sau khi cú sự nhất trớ của hai bờn thỡ lập Biờn bản duyệt giỏ và hợp đồng mua bỏn. Khi vật tư về, cỏn bộ vật tư và ban chỉ huy cụng trường cựng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm về chất lượng, chủng loại và quy cỏch của vật tư.
Bảng 2.3. Mẫu biờn bản kiểm nghiệm vật tư
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CễNG TY ĐẦU TƯ XD&TM DHG ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC Hà Nội ngày 4, thỏng 12, năm 2009 BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Cụng trỡnh SaigonPearl Villas Hạng mục: Phần thụ
Căn cứ theo yờu cầu ngày 2, thỏng 12, năm 2009 của ụng Đỗ Văn Minh Ban kiểm nghiệm gồm:
1. ễng Đỗ Văn Minh Chức vụ: CHT Cụng trỡnh 2. ễng Nguyễn Tuấn Anh Chức vụ: CB Vật tư 3. ễng: Trần Duy Nam Chức vụ: Thủ kho
TT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư Mó số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng bỏn hàng theo húa đơn
Thực tế kiểm nghiệm Ghi chỳ Đỳng quy cỏch Khụng đỳng quy cỏch 1 Gạch Saigon 8ì8ì18 viờn 6000
í kiến của ban kiểm nghiệm: Đảm bảo chất lượng theo yờu cầu 2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BCH CễNG TRƯỜNG CB VẬT TƯ THỦ KHO
lượng vật tư theo yờu cầu đó về đủ hay chưa, cũng như giỳp thủ kho theo dừi để đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp. Từ đú làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giỏ trị thanh toỏn (đối với vật tư mua với số lượng lớn và nhiều lần: như thộp, xi măng, cỏt, đỏ,...) và cũn giỳp cho một số phũng quyết toỏn được lượng vật tư.
Bảng 2.4. Mẫu biờn bản bàn giao vật tư:
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DHG ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
Hà Nội ngày 04, thỏng 12, năm 2009 BIấN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ
Ngày 04, thỏng 12, năm 2009
Tại: Kho Cụng trỡnh Saigon pearl Villas
Chỳng tụi gồm:
Bờn giao: Cụng ty TNHH Tuấn Quốc
1. ễng (Bà): Huỳnh Vũ Linh Chức vụ: CB Vật tư
Bờn nhận: Cụng ty Cổ phần ĐTXD&TM DHG
1. ễng (Bà): Trần Duy Nam Chức vụ: Thủ kho Cựng nhau tiến hành bàn giao thiết bị, vật tư theo số lượng sau:
STT Tờn nhón hiệu, vật tư ĐVT Số lượng Ghi chỳ
1 Gạch lỗ Saigon 8ì8ì18 Viờn 6000
NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN
Cựng với biờn bản bàn giao vật tư thỡ hoỏ đơn giỏ trị gia tăng là một căn cứ khụng thể thiếu để lập phiếu nhập kho vật liệu.
HểA ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT – 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG EU/2009B
Ngày 04 thỏng 12 năm 2009
Đơn vị bỏn hàng:…Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc..……… Địa chỉ:……… Số tài khoản:……… Điện thoại:……….MS:
Họ và tờn người mua hàng:…Huỳnh Vũ Linh………....………. Tờn đơn vị:Cụng ty Cổ phần XD&TM DHG…...………..………... Địa chỉ:……… Số tài khoản:……… Hỡnh thức thanh toỏn:………MS: STT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18 Viờn 6.000 500 3.000.000
Cộng tiền hàng:
3.000.000
Số tiền bằng chữ: Ba triệu đồng chẵn
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rừ họ tờn) (Kớ, ghi rừ họ tờn) (Kớ, ghi rừ họ tờn)
Căn cứ vào biờn bản bàn giao và húa đơn mua hàng của đơn vị, kế toỏn nguyờn, vật liệu cú trỏch nhiệm lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng, húa đơn bỏn hàng, yờu 0 1 0 2 1 5 0 5 6 5 - 0 0 2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nhập kho (gồm 03 liờn) và người lập phiếu phụ trỏch bộ phận bỏn hàng giao hàng đến kho. Khi xong việc nhập kho, thủ kho ghi ngày thỏng nhập và cựng người giao hàng kớ tờn vào cỏc liờn giao cho người nhập hàng 1 liờn làm cơ sở thanh toỏn, 01 liờn lưu tại nơi nhập phiếu, 01 liờn điền đầy đủ mó vật tư vào thẻ và giao cho kế toỏn nguyờn vật liệu kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho kế toỏn nhật kớ chung làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
Phiếu nhập kho nhằm xỏc nhận số vật tư, sản phẩm, hàng húa nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toỏn tiền hàng, xỏc định trỏch nhiệm với những người cú liờn quan và ghi sổ kế toỏn.
Bảng 2.5. Mẫu phiếu nhập kho nguyờn, vật liệu:
CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG Dự ỏn Saigon Pearl – MST: 0102150565
PHIẾU NHẬP
04/12/2009 Nợ: 152
Số: PNK SGV 694 Cú: 331126502 Họ và tờn người giao hàng: Huỳnh Vũ Linh Địa chỉ: Cụng ty TNHH Tuấn Quốc
Lý do nhập kho: Huỳnh Vũ Linh- Cty TNHH Tuấn Quốc- Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng.
Nhập tại kho: Kho CT Saigon Pearl Villas
Mó số KH: 331126502 Tờn KH: Cty TNHH Tuấn Quốc
STT Tờn sản phẩm,
hàng húa Mó số ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Theo CT Thựcnhập 1 Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18 331126502 Viờn 6.000 500 3.000.000 Cộng 6.000 3.000.000 Tổng giỏ trị: 3.000.000 Cộng thành tiền: Ba triệu đồng chẵn
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Phụ trỏch cung tiờu Người giao Người nhận
Phiếu nhập kho được lập 03 liờn, người lập phiếu nhập kho phải ghi rừ số phiếu nhập, ngày, thỏng, năm lập phiếu; họ tờn người nhập vật tư, sản phẩm
hàng húa; số biờn bản giao hàng; số húa đơn; tờn kho nhập chuyển cho người phụ trỏch kớ. Sau đú lưu 01 liờn tại cuống sổ rồi chuyển cả 2 liờn cho người nhập hàng. Người nhập hàng mang húa đơn kốm 02 liờn phiếu nhập tới thủ kho để nhập vật tư. Sau khi thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng, hàng phải được ghi vào cột thực nhập và kớ vào cả 02 liờn phiếu nhập trong đú: 01 liờn giao trả người nhập, 01 liờn thủ kho cú trỏch nhiệm vào thẻ kho theo chủng loại vật tư, điền mó vật tư và cuối ngày chuyển cho kế toỏn nguyờn, vật liệu kiểm tra đối chiếu.
Người cú trỏch nhiệm mang húa đơn mua hàng kốm theo phiếu nhập kho đến kế toỏn thanh toỏn để thanh toỏn nợ ngay khi hoàn thành thủ tục nhập kho.
Hàng ngày, kế toỏn nguyờn vật liệu cú trỏch nhiệm đối chiếu số phiếu nhập kho theo chứng từ thanh toỏn với phiếu nhập kho theo chứng từ nhận từ thủ kho để phỏt hiện ra những trường hợp thủ kho cũn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc người cung cấp vật liệu chưa mang chứng từ, húa đơn đến thanh toỏn nợ. Kế toỏn phải thường xuyờn thụng bỏo nợ của từng người và quy định thời gian thanh toỏn dứt điểm.
+ Nếu nguyờn vật liệu tăng từ sản xuất hoặc sau khi đó xuất dựng nhưng khụng dựng hết hoặc thu hồi, thanh lý Tài sản cố định, hoặc thu hồi phế liệu trong hoạt động sản xuất: Căn cứ vào số lượng thực tế, người nhập kho yờu cầu bộ phận vật tư lập phiếu nhập gồm 02 liờn ký phụ trỏch bộ phận, sau đú giao cho người nhập cả 02 liờn để mang tới thủ kho nhập hàng.
+ Nếu nhập kho nguyờn vật liệu di chuyển nội bộ: Căn cứ vào kế hoạch chuyển kho hoặc lệnh điều động vật tư, dụng cụ của giỏm đốc, bộ phận vật tư lập phiếu xuất di chuyển nội bộ gồm 02 liờn. Người chuyển vật liệu mang 02 liờn này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ, sau đú trả lại cho người nhập 01 liờn để chuyển nhập kho. Thủ kho nhập và ghi số thực nhập thẻ kho, 02 liờn phiếu di chuyển nội bộ của thủ kho xuất và nhập đến nộp cho kế toỏn để kiểm tra và hạch
toỏn tăng cho kho nhập và giảm cho kho xuất, đồng thời kiến nghị xử lý chờnh lệch nếu cú. Kế toỏn ghi sổ theo phiếu xuất kho của kho xuất.
+ Cỏc chứng từ đặc thự trờn là chứng từ cú liờn quan đến vật tư khụng cần dựng ngay. Cũn chứng từ cú liờn quan đến nguyờn vật liệu dựng ngay đú là phiếu nhập kho xuất thẳng. Vật liệu đú là vữa, bờ tụng thương phẩm, là loại vật tư mua về dựng luụn vào việc thi cụng cụng trỡnh (đổ bờ tụng múng, cột, dầm, mỏi,…) được nhập và xuất thẳng vào cụng trỡnh.
Bảng 2.6. Mẫu phiếu nhập kho xuất thẳng:
Công ty Cổ phần ĐTXD&TM dhg
Phiếu nhập kho xuất thẳng
Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Số : 20 VU/XN 1, Nợ 152 196.355.716 đồng Có 3388 196.355.716 đồng 2, Nợ 6215 196.355.716 đồng Có 152 196.355.716 đồng
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Văn Phúc
Theo tích kê bê tông từ ngày 31/12/2009
Của: readymix concrete (việt nam) limitied. Xuất tại kho: Sài gòn Villas.
Phục vụ thi công đổ bê tông tầng mái CT Sài gòn Villas. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t Mã số ĐVT Số lợng Theo chứng từ Thực nhập
1 Vữa bê tông m400 - 54 đá
5*20 độ sụt 222 m3 2,5 2,5 723.809,6 1.809.524 2 Vữa bê tông m400 b12 đá 5*20
độ sụt 142 m3 129 129 723.809,5 93.371.429 3 Vữa bê tông m400 52 đá 5*20
độ sụt 162 m3 19 19 690.476,2 13.119.048 4 Vữa bê tông m400 50 đá 5*20
độ sụt 182 m3 124,5 124,5 650.476,2 80.984.286 5 Vữa bê tông m400 51 đá 5*20
độ sụt 142 m3 11 11 642.857,2 7.071.429
Cộng 196.355.716
Tổng số tiền (bằng chữ): Một trăm chín mơi sáu triệu ba trăm lăm mơi lăm nghìn bảy trăm mời sáu đồng chẵn./.
Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) BCH công trình(Ký, họ tên) Ngời giao(Ký, họ tên) Thủ kho(Ký, họ tên) Ngời nhận(Ký, họ tên)