I. HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN
2. Quỹ tiền lương và cỏc khoản thu nhập khỏc của người lao động
2.2.3. Hạch toỏn tiền lương của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty.
Chỉ tiờu số lượng tại doanh nghiệp được phản ỏnh trờn (Sổ danh sỏch lao động) của doanh nghiệp do phũng (bộ phận) lao động - tiền lương lập dựa trờn số lao động hiện cú tại doanh nghiệp bao gồm cả số lao động dài hạn , lao động tạm thời , lao động trực tiếp, giỏn tiếp và lao động khỏc ngoài sản xuất . "sổ danh sỏch lao động" khụng chỉ lập chung cho toàn doanh nghiệp mà cũn được lập riờng cho từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp, nhằm thường xuyờn nắm chắc số lượng lao động hiện cú của từng bộ phận và từng doanh nghiệp. Cơ sở để ghi "sổ danh sỏch lao động" là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyờn chuyển cụng tỏc , nõng bậc, thụi việc . Cỏc chứng từ trờn đại bộ phận do phũng tổ chức lao động mỗi khi tuyển dụng, nõng bậc , cho thụi việc.
Mọi sự biến động về số lượng lao động để phải được ghi chộp kịp thời vào "sổ danh sỏch lao động" để trờn cơ sở đú làm căn cứ cho việc tớnh lương phải trả và cỏc chế độ khỏc cho người lao động được kịp thời .
* Hạch toỏn thời gian lao động
Hạch toỏn sử dụng thời gian lao động phả bảo đảm ghi chộp, phản ỏnh kịp thời chớnh xỏc số ngày cụng, giờ cụng làm việc thực tế hoặc ngừng việc , nghỉ việc của từng người lao động , từng đơn vị sản xuất , từng phũng ban trong doanh nghiệp.
Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toỏn thời gian lao động trong cỏc doanh nghiệp là ( Bảng chấm cụng ) mẫu số 01 - LĐTL chế độ chứng từ kế toỏn) . Bảng chấm cụng sử dụng để ghi chộp thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động theo từng ngày. Bảng chấm cụng phải lập riờng cho từng bộ phận (tổ sản xuất, phũng ban và dựng trong 1 thỏng tương ứng với kỳ tớnh lương ). Tổ trưởng tổ sản xuất hoặc trưởng
cỏc phũng ban là người trực tiếp ghi "Bảng chấm cụng " căn cứ vào số lao động cú mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mỡnh. Bảng chấm cụng là căn cứ để tớnh lương, tớnh thưởng cho từng người lao động và để tổng hợp tời gian lao động trong doanh nghiệp.
Đối với cỏc trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyờn nhõn gỡ, đều phải lập " Biờn bản ngừng việc" trong đú ghi rừ thời gian ngừng việc thực tế của mỗi người cú mặt và người chịu trỏch nhiệm. " Biờn bản ngừng việc " là cơ sở để tớnh lương và sử lý thiệt hại xảy ra.
"Phiếu bỏo làm thờm giờ" được hạch toỏn chi tiết cho từng người theo số giờ làm việc.
" Phiếu nghỉ hưởng BHXH " dựng cho trường hợp ốm đau, con ốm, nghỉ thai sản, nghỉ tai nạn lao động. Chứng từ này do y tế cơ quan, ( nếu được phộp ) hoặc do bệnh viện cấp và được ghi vào " Bảng chấm cụng " theo những ký hiệu nhất định.
* Hạch toỏn kết quả lao động:
Hạch toỏn kết quả lao động là việc ghi chộp kịp thời, chớnh xỏc số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành của từng cụng nhõn hoặc của tập thể cụng nhõn để từ đú tớnh lương, tớnh thưởng và kiểm tra sự phự hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tớnh toỏn xỏc định năng suất lao động, kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và của cả doanh nghiệp.
Để hạch toỏn kết quả lao động, người ta sử dụng cỏc chứng từ ban đầu khỏc nhau tuỳ thuộc vào loại hỡnh và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Mỗi một bộ phận sản xuất phải mở sổ tổng hợp theo dừi kết quả lao động dựa trờn cỏc chứng từ hạch toỏn kết quả lao động hàng ngày. Phũng kế toỏn cú nhiệm vụ tập hợp kết quả của toàn doanh nghiệp.
Chứng từ ban đầu được sử dụng phổ biến để hạch toỏn kết quả lao
động là "Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành " ( Mẫu số 06- LĐTL chế độ chứng từ kế toỏn) , hợp đồng giao khoỏn ( mẫu số 08 -LĐTL chế độ chứng từ kế toỏn ) " phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành " của từng đơn vị hoặc cỏc nhõn người lao động. Phiếu này do người lao động lập và phải cú đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. Phiếu chuyển cho phũng kế toỏn để tớnh lương, tớnh thưởng (Hỡnh thức trả lương theo sản phẩm )
Trong trường hợp giao khoỏn cụng việc thỡ chứng từ ban đầu là " hợp đồng giao khoỏn" Hợp đồng này là biờn bản ký kết giữa người giao khoỏn và người nhận khoỏn .về khối lượng cụng việc, thời gian làm việc, trỏch nhiệm và quyền lợi mỗi bờn khi thực hiện cụng việc đú . Chứng từ này là cơ sở để thanh toỏn tiền cụng lao động cho người nhận khoỏn .
Trường hợp khi kiểm tra, nghiệm thu phỏt hiện sản phẩm hỏng thỡ cỏn bộ kiểm ta chất lượng phải cựng với phụ trỏch lập bộ " Phiếu bỏo hỏng" để làm căn cứ lập biờn bản xử lý .
Dựa trờn cỏc chứng từ đó lập về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động, kế toỏn lập bảng thanh toỏn tiền lương cho từng tổ, đội từng phõn xưởng và cỏc phũng ban dựa trờn kết quả tớnh lương cho từng người lao động .