Giao dịch đàm phán và kí kết hợp đồng
Sau khi công ty đã tìm kiếm được đối tác có nhu cầu Công ty thường tiến hành giao dịch với họ theo hai phương thức trực tiếp hoặc gián tiếp.
- Giao dịch gián tiếp vốn là phương thức giao dịch với khách hàng nước ngoài chủ yếu thực hiện qua mạng Internet , hoặc có thể viết thư , gửi fax .
Khi khách hàng nhận được đơn chào hàng , catalog có nhu cầu mua khối lượng lớn , hai bên trực tiếp trao đổi về điều kiện giao dịch , về các vấn đề liên quan đến hợp đồng mà hai bên sẽ phải thực hiện .
Bất kỳ trong hợp đồng xuất khẩu các điều khoản luôn được chú ý là : tên hàng hóa , phẩm chất hàng hóa , giá cả , điều kiện giao hàng , thanh toán , về hao hụt và cách xác định hao hụt . Bên cạnh đó thì phương pháp xác định giá linh hoạt dựa vào giá cạnh tranh giúp cho công ty thích ứng với sự thay đổi của thị trường . Đối với khách hàng truyền thống hoặc mua với số lượng lớn thì công ty có sự ưu đãi nhất định về giá , điều kiện thanh toán ...
Công tác chuẩn bị hàng hoá và chứng từ hàng hoá
Sau khi hai bên đã kí kết hợp đồng xuất khẩu công ty tổ chức thực hiện . Do hai bên thường áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C nên sau khi nhận được L/C công ty tiến hành kiểm tra nội dung L/C . Nếu không có bất kỳ khúc mắc nào công ty sẽ chuẩn bị hàng cho xuất khẩu .
Kiểm nghiệm và làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu
Trước khi hàng hoá được đóng gói , xác nhận , kí mã hiệu hàng xuất khẩu thì việc kiểm tra chất lượng được tiến hành rất cẩn thận.Vì công ty luôn luôn kiểm tra hàng hóa được tiến hành tại kho của đơn vị chân hàng do Vinacontrol thực hiện . Chất lượng hàng hóa xuất khẩu trước hết phải đảm bảo yêu cầu chất lượng đã đăng kí theo hệ thống tiêu chuẩn Việt Nam đã quy định. Sau đó phải đảm bảo chất lượng trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết .
Thông thường thì công ty làm thủ tục hải quan tại kho các đơn vị chân hàng.Trong khi làm thủ tục hải quan, công ty luôn phải chuẩn bị một số văn bản sau:
- Hợp đồng xuất khẩu hàng hóa - Phương thức thanh toan:L/C - Tờ khai hải quan
- Bảng kê chi tiết hàng hóa
- Đơn xin kiểm hoá nếu Công ty xin kiểm tra hàng tại kho .
- Giấy giới thiệu hay giấy uỷ quyền cho đơn vị làm thủ tục hải quan hộ công ty. Sau khi đã làm đầy đủ thủ tục thì xuất trình hàng hoá với cơ quan hải quan, kiểm tra về số lượng mẫu mã ... Trước khi hàng hoá được công ty đưa về nơi tập kết để đóng hàng vào container .
Thuê phương tiện và mua bảo hiểm
Đối với hàng xuất khẩu chặng vận tải chính thường là đường biển .Đối với công tác vận chuyển nội địa , công ty chủ động thuê các phương tiện vận tải tại các điạ phương , đồng thời vận chuyển đường biển thì hầu hết công ty xuất khẩu theo giá FOB , công ty không được thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá . Điều này thường gây thiệt hại lớn cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân .
Nếu trong trường hợp bán hàng theo giá CIF công ty được mua bảo hiểm hàng hoá và thuê tàu . Thông thường hàng xuất khẩu công ty mua theo điều kiện C của Bảo Việt . Còn thuê tàu biển thì thường uỷ thác cho các đại diện , công ty môi giới hàng hải như APM , Viconship , Macsrkline …
Đến thời hạn giao hàng thì công ty chở hàng tới cảng theo đúng ngày giờ được thông báo trước . Sau khi giao hàng thì công ty lấy vận đơn sạch ( . Tuỳ hợp đồng mà hàng hoá được giao một lần hay nhiều lần,đây sẽ là thỏa thuận giữa các đối tác với nhau .
Lập chứng từ thanh toán và làm thủ tục thanh toán
Sau khi công ty giao hàng , công ty lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C . Đồng thời đem nộp tại ngân hàng thông báo (Vietcombank) để thông báo cho ngân hàng mở thư tín dụng thanh toán. Bộ chứng từ thanh toán gồm :
- Hối phiếu
- Vận đơn - Phiếu đóng gói
- Giấy chứng nhận khử trùng
- Giấy chúng nhận kiểm dịch hàng hóa
- Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng hàng hóa - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Ngân hàng Vietcombank sau khi kiểm tra chứng từ của Công ty . Nếu mọi điều khoản hợp lệ theo L/C thì ngân hàng sẽ chuyển cho ngân hàng mở L/C và phát lệnh .Khi đó ngân hàng mở L/C khi nhận sẽ kiểm tra lại nếu phù hợp thì trả tiền cho Vietcombank và Vietcombank sẽ trả tiền cho công ty .
Nhìn chung, xuất khẩu hàng hóa của Công ty năm qua đạt được nhiều thành tựu đáng kể . Tuy nhiên do sự thiếu đồng bộ đặc biệt là liên kết giữa các nghiệp vụ dẫn đến tình trạng chồng chéo và ỷ lại trong công việc ,, kiểm tra , kiểm soát chất lượng chưa đạt được kết quả cao.