. Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị, có đầy đủ tính pháp lý của văn bản liên quan trực tiếp công việc (phải pháp lý của văn bản liên quan trực tiếp công việc (phải
là bản chính, có đầy đủ thể thức )…
+ Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức
+ Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức
Lập hồ sơ hiện hành bao gồm những việc chính sau đây: Lập hồ sơ hiện hành bao gồm những việc chính sau đây:
* Lập danh mục hồ sơ
* Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan đơn vị Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan đơn vị cần phải lập trong thời gian nhất định.
cần phải lập trong thời gian nhất định.
Cuối năm, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình Cuối năm, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác năm tới của cơ quan đơ vị, cán bộ, công chức dự kiến công tác năm tới của cơ quan đơ vị, cán bộ, công chức dự kiến hồ sơ phải lập
hồ sơ phải lập phụ trách đơn vị phụ trách đơn vị Chánh văn phòng (thủ Chánh văn phòng (thủ trưởng) xem xét.
trưởng) xem xét.
Bản danh mục hồ sơ phải được thủ trưởng cơ quan duyệt và Bản danh mục hồ sơ phải được thủ trưởng cơ quan duyệt và ban hành cho toàn cơ quan thực hiện.
ban hành cho toàn cơ quan thực hiện.
Cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ giúp thủ Cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ giúp thủ trưởng, chánh văn phòng lập bản danh mục hồ sơ.
* Mở hồ sơ hồ sơ
* Mở hồ sơ hồ sơ
Đầu năm, căn cứ vào hồ sơ được giao nhiệm vụ lập, cán bộ Đầu năm, căn cứ vào hồ sơ được giao nhiệm vụ lập, cán bộ công chức ghi hồ sơ, mỗi bìa dùng cho một hồ sơ; căn cứ vào công chức ghi hồ sơ, mỗi bìa dùng cho một hồ sơ; căn cứ vào số, ký hiệu, tiêu đề ghi trong bản danh mục hồ sơ để ghi.
số, ký hiệu, tiêu đề ghi trong bản danh mục hồ sơ để ghi.
* Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ
* Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ
Hàng ngày cán bộ công chức có trách nhiệm lập hồ sơ kịp Hàng ngày cán bộ công chức có trách nhiệm lập hồ sơ kịp thời thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ hình thành trong quá thời thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để vào hồ sơ.
trình giải quyết công việc để vào hồ sơ. *
* Sắp xết văn bản, giấy tờ trong hồ sơSắp xết văn bản, giấy tờ trong hồ sơ
Đây là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, chích xác. Nếu hồ sơ có Đây là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, chích xác. Nếu hồ sơ có phim ảnh, băng ghi âm, nghi hình thì được bảo quản riêng phim ảnh, băng ghi âm, nghi hình thì được bảo quản riêng (trong hồ sơ phải chú thích địa chỉ rõ ràng).
* Kết thúc hồ sơ
* Kết thúc hồ sơ
. Khi công việc được giải quyết xong . Khi công việc được giải quyết xong
. Đối loại hồ sơ hết năm dương lịch thì kết thúc, thì lập hồ . Đối loại hồ sơ hết năm dương lịch thì kết thúc, thì lập hồ sơ ngay.
sơ ngay.
. Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc được thì phải để lại năm . Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc được thì phải để lại năm sau và ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ năm sau.
sau và ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ năm sau.
Trước khi kết thúc hồ sơ cán bộ công chức cần xem xét lại Trước khi kết thúc hồ sơ cán bộ công chức cần xem xét lại hồ sơ để:
hồ sơ để:
Bổ sung những văn bản thiếu, loại ra văn bản thừa, không Bổ sung những văn bản thiếu, loại ra văn bản thừa, không còn giá trị thực tiễn và nghiên cứu.
còn giá trị thực tiễn và nghiên cứu.
Sắp xếp lại văn bản cho thực sự chính xác. Sắp xếp lại văn bản cho thực sự chính xác.
Đánh số tờ, nghi mục lục văn bản trong hồ sơ. Đánh số tờ, nghi mục lục văn bản trong hồ sơ.
Những hồ sơ quan trọng thì viết tờ kết thúc hồ sơ ở cuối hồ Những hồ sơ quan trọng thì viết tờ kết thúc hồ sơ ở cuối hồ