Điều kiện áp dụng và đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán CTGS
Điều kiện áp dụng:
Hình thức kế toán CTGS được áp dụng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, mọi loại hình quản lý và trình độ kế toán, đặc biệt thuận lợi trong trường hợp sử dụng kế toán bằng máy vi tính.
Đặc trưng cơ bản:
Hình thức CTGS là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái.
CTGS do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
CTGS được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Các loại sổ áp dụng theo hình thức CTGS.
- Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ
Sơ đồ 1-6
Hạch toán tổng hợp theo phương pháp Chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ quỹ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Đối chiếu, kiểm tra.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập Chứng từ ghi sổ và các sổ (thẻ) kế toán chi tiết có liên quan. Đồng thời kế toán cũng vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có và số dư từng TK trên sổ cái. Căn cứ vào sổ Cái và Chứng từ ghi sổ lập Bảng cân đối số phát sinh và căn cứ vào đó cùng Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có của tát cả các TK trên bảng can đối số phát sinh phải bằng nhau.Và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ…
Hình thức CTGS và ưu nhược điểm.
Hình thức CTGS có ưu điểm là rõ ràng, dễ hiểu, dễ phát hiện sai sót để điều chỉnh. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khối lượng nghiệp vụ nhiều, đông nhân viên kế toán. Nhưng hình thức này có nhược điểm là việc ghi chép tiến hành trùng lắp, khối lượng ghi chép nhiều, việc đối chiếu kiểm tra số liệu bị dồn vào cuối tháng.