Chơng III: Hoàn thiện kế toán bán hàngvà xác định kế toán bán hàng tại công ty KD than Thanh Hoá.
3.2.2. Nội dung hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty KD than Thanh Hoá:
than Thanh Hoá:
Qua tình hình thực tế tại Công ty KD than Thanh Hoá trong thời gian thực tập và trên cơ sở lý luận đã đợc học tại trờng về hạch toán bán hàng, em xin đa ra một số đề xuất nhỏ nhằm góp phần không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng, khắc phục những tồn tại ở Công ty.
Để việc phản ánh nghiệp vụ phát sinh kịp thời nhanh chóng giảm bớt khối lợng công việc kế toán vào cuối tháng thì đối với hình thức bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ, công ty nên quy định rõ thời điểm nộp báo cáo bán lẻ theo định kỳ vào các ngày trong tuần. Đồng thời yêu cầu nhân viên bán hàng tại trạm thực hiện đúng quy định về việc nộp báo cáo bán hàng về Công ty và phải ghi rõ ràng đầy đủ về số lợng hàng hoá đã bán để kế toán có thể cập nhật thông tin về số hàng hoá tại cửa hàng.
* Về sổ sách kế toán:
Công ty nên lập thẻ bán hàng chi tiết cho các trạm trực thuộc và yêu cầu các kế toán trạm báo cáo đầy đủ, kịp thời và chính xác về số liệu.
Mở sổ chi tiết cho từng chủng loại than, và thiết kế các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn ngay trên sổ chi tiết để cung cấp doanh thu và lãi gộp trong từng chủng loại than này cho nhà quản trị.
Mẫu sổ chi tiết có thể đợc thiết kế nh sau : Sổ chi tiết Tháng... năm... Kho... Loại than... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Tổng doanh Các khoản giảm trừ
doanh thu Doanh thu Giá vốn Lợi nhuận Số Ngày Chiết khấu thơng mại Giảm giá Hàng bị trả lại
Cộng
* Phần mềm kế toán:
Hiện nay, khoa học kỹ thuật đã tiến nhng bớc dài, tin học đã là một yếu tố không thể thiếu đối với hầu hết các ngành nghề. Do đặc thù Công ty là một Công ty trực thuộc Tập đoàn Than Khoáng sản Việt Nam, ở dới lại có nhiều trạm trực thuộc, thiết nghĩ Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán để công việc hạch toán đợc nhanh hơn, đầy đủ hơn và chính xác hơn. Phần mềm kế toán sẽ là một công cụ đắc lực cho bộ phận kế toán và ban lãnh đạo công ty. Đặc biệt, nó sẽ giúp bộ phận kế toán theo dõi công nợ tốt hơn, trong điều kiện đặc thù của công ty có nhiều khách hàng trả chậm khi mua hàng. Một tính năng khác cũng rất hữu ích của kế toán máy là tìm kiếm thông tin nhanh khi cần thiết.
Các phần mềm kế toán chủ yếu viết theo hình thức kế toán Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, với quy mô và hình thức kế toán Nhật ký chung đang đợc áp dụng tại Công ty việc áp dụng kế toán máy là rất phù hợp.
* Về chiết khấu thanh toán, chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng bán:
Khi bán hàng công ty áp dụng hình thức thanh toán trả chậm cho khách hàng là chủ yếu, do đó công ty thờng xuyên bị chiếm dụng vốn. Để hạn chế, công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán trên từng khoản nợ cụ thể, chiết khấu thơng mại đối với những khách hàng mua với số lợng lớn, giảm giá đối với một số mặt hàng bị kém về phẩm chất. Điều này sẽ có ảnh hởng lớn đến tâm lý khách hàng, khuyến khích khách hàng mua với số lơng nhiều hơn, thời hạn thanh toán nhanh hơn nếu chính sách này có lợi cho họ và cho cả doanh nghiệp.
Công ty nên gửi thông báo tới khách hàng khi gần tới hạn thanh toán mang tính chất nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Đối với số nợ quá hạn thì công ty nên áp dụng một tỷ lệ lãi suất để tính lãi trên số nợ thanh toán chậm.
Nhằm khuyến khích khách hàngthanh toán nhanh chóng công ty thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng trên TK 635 - chi phí tài chính, chi tiết tài khoản này là TK 6354 thể hiện phần chiết khấu thanh toán. Để thực hiện tốt điều này, công ty nên áp dụng điều khoản bán trả chậm với khách hàng.
- Nếu thực hiện chiết khấu cho khách hàng, trong từng trờng hợp cụ thể kế toán sẽ hạch toán:
Nợ TK 6354 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Có TK 111, 112: thanh toán phần chiết khấucho khách hàng bằng tiền Có TK 131 : Số chiết khấu thanh toán ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng
Có TK 3388 : phần chiết khấu thanh toán chấp nhận cho khách hàng nhng cha trả.
- Nếu nh chấp nhận CKTM cho khách hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 521: phần CKTM
Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra (giảm thuế) Có TK 111, 112: số CKTM đã trả bằng tiền
Có TK 131: số CKTM khấu trừ vào số nợ phải thu của khách hàng - Khi thực hiện giảm giá cho khách hàng với mặt hàng nào đó, kế toán thể hiện tren TK 532 - Giảm giá hàng bán. Khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán, cả bên bán và bên mua đều phải lập biên bản ghi rõ quy cách, phẩm chất, số lợng, lý do giảm, giá bán thực và mức giá giảm. Kế toán hạch toán khoản giảm giá hàng bán nh sau:
Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra (giảm thuế) Có TK 111, 112 : số giảm giá đã trả
Có TK 131 : số giảm giá chấp nhận cho khách hàng trừ vào số nợ phải thu của khách hàng
Khoản CKTM và GGHB đó đợc coi là khoản giảm trừ doanh thu. Đến cuối tháng, sẽ có bút toán kết chuyển số CKTM hay số tiền giảm giá cho khách hàng: Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 521: Phần CKTM phát sinh trong kỳ Có TK 532: Phần giảm giá hàng bán trong kỳ
* Phơng pháp lập dự phòng phải thu khó đòi.
Do phơng thức thanh toán của khách hàng tại công ty chủ yếu là trả chậm do đó công ty bị chiếm dụng vốn, mang lại nhiều rủi ro trong kinh doanh, do đó công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi.
Những khoản phải thu mà ngời nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ gọi là phải thu khó đòi.
Lập dự phòng phải thu khó đòi tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ để dự kiến trớc số nợ có khả năng khó đòi, khi có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi, khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản. .. không thể hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không thu đợc nợ.
Theo chế độ kế toán hiện hành, việc lập dự phòng phải thu khó đòi phải đ- ợc lập chi tiết theo từng đối tợng, theo từng nội dung, từng khoản nợ.
- Phải có chứng từ gốc, hoặc giấy xác nhận của từng đối tợng về số tiền còn nợ cha trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ớc vay nợ, đảm bảo thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ....
-Trong quá trình bán hàng khi áp dụng phơng thức thanh toán trả chậm thì các khoản phải thu có thể bị khó đòi. Các khoản phải thu đợc coi là khó đòi khi thoả mãn điều kiện sau:
+ Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, Các khế ớc vay nợ trong cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu cha đến hạn thu mà tở chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, ngời nợ mất tích, bỏ trốn, bị truy tố, đang thi hành án hoặc đã chết.
Khi phát sinh phải thu khó đòi có thể xử lý theo một trong hai phơng pháp là xoá bỏ trực tiếp hoặc dự phòng, đối với những tài khoản phải thu khó đòi kéo dài nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng làm hết mọi biện pháp để thu nợ nhng vẫn không đợc và khách nợ thực sự không còn khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán và chuyển ra theo dõi chi tiết ở TK 004 - "Nợ phải thu khó đòi đã xử lý" . Việc xoá các khoản nợ phải thu khó đòi phải đợc sự đồng ý của Hội đồng quản lý doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính. Số nợ nàyđợc theo dõi trong thời hạn quy định của cơ chế tài chính, chờ khả năng có điều kiện thanh toán, số liệu đợc về nợ khó đòi đã xử lý. Nếu sau khi đã xoá nợ, khách hàng có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi đợc nợ đã xử lý thì số nợ thu đợc sẽ hạch toán vào TK 711 "Thu nhập khác".
- Nguyên tắc lập dự phòng phải thu khó đòi
+ Chỉ đợc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi khi có đầy đủ chứng cứ khẳng định khoản phải thu khó đòi.
+ Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi không đợc vợt quá 20 % tổng công nợ phải thu và phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ.
+Việc lập dự phòng đợc tiến hành một lần vào cuối niên độ kế toán (31/12) trớc khi lập báo cáo.
. Phơng pháp xác định dự phòng phải thu khó đòi có hai phơng pháp:
- Phơng pháp tính trực tiếp: Số dự phòng phải thu khó đòi dợc tính trên tỉ lệ % tổng công nợ phải thu.
- Phơng pháp phân tích tuổi của từng khoản phải thu: . Phơng pháp kế toán:
Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng dự phòng nợ phải thu khó đòi kế toán sử dụng TK 139 - " Dự phòng nợ phải thu khó đòi"
Kết cấu TK 139 nh sau: Bên nợ:
- Phản ánh số dự phòng dùng để bù đắp khoản thiệt hại khi khoản phải thu khó đòi bị mất.
- Phản ánh số dự phòng phải thu khó đòi đợc hoàn nhập. Bên có:
Phản ánh số dự phòng nợ phải thu khó đòi đợc trích nhập. D có: Phản ánh số dự phòng nợ phải thu khó đòi đợc trích lập.
Cuối kỳ khi lên bảng cân đối kế toán số d có TK 139 đợc phản ánh bên tài sản của bảng cân đối kế toán và đợc ghi bằng mực đỏ.
Trình tự hạch toán:
+ Cuối niên độ kế toán (31/12) căn cứ vào số dự phòng phải thu khó đòi đ- ợc trích lập kế toán ghi.
Nợ TK 642 (6426): số dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 139
+ Sang niên độ kế toán tiếp theo:
- Xoá nợ các khoản phải thu khó đòi đợc, kế toán ghi:
Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu cha lập dự phòng).
Có TK 131 - phải thu của khách hàng; hoặc. Có TK 138 - phải thu khác.
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 nợ khó đòi đã đợc xử lý.
Nếu có khoản phải thu khó đòi mà công ty đã xóa sổ nhng sau đó lại thu hồi đợc thì kế toán ghi nhận giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi đợc:
Nợ TK 111, 112: phần thu hồi đợc Có TK 711: thu nhập khác.
+ Cuối niên độ kế toán
- Nếu số cần dự phòng mới lớn hơn số đã dự phòng kế toán lập dự phòng bổ sung.
Nợ TK 642 Số dự phòng bổ sung Có TK 139
- Nếu số cần dự phòng mới nhỏ hơn số đã dự phòng, kế toán ghi giảm chi phí phần chênh lệch.
Nợ TK 139 dự phòng phải thu khó đòi.
Có TK 642 (6426) chi phí quản lý (Chi tiết dự phòng)
VD: Số d trên TK 131, TK 139 đầu kỳ của công ty nh sau: TK 131 (công ty Đức Lộc): 300.000.000
TK 131 (công ty Vinh Chung): 200.000.000 TK 131 (công ty TNHH Hồng Hà): 100.000.000 TK 139 (công ty Đức Lộc): 50.000.000
TK 139 (công ty Vinh Chung): 40.000.000 Trong kỳ có các nghiệp vụ nh sau:
1. Dự phòng nợ phải thu khó đòi cần tính cho năm tới của công ty Đức Lộc 60.000.000 vì tình hình tài chính của công ty Đức Lộc khó khăn.
2. Dự phòng cần tính cho công ty Vinh Chung năm tới là 30.000.000.
3. Khoản phải thu của công ty TNHH Hồng Hà đợc phép xóa sổ vì công ty bị phá sản.
4. Khoản phải thu khó đòi của công ty Sao Mai cách đây 3 năm đã xóa sổ 80.000.000. Công ty Sao Mai đã thanh toán cho đơn vị bằng tiền mặt.
Kế toán sẽ hạch toán nh sau:
1. Nợ TK 642: 10.000.000
Có TK 139 (công ty Đức Lộc): 10.000.000 2. Nợ TK 139 (công ty Vinh Chung): 10.000.000
Có TK 642: 10.000.000 3. a) Nợ TK 004: 100.000.000
Có TK 131: 100.000.000 4. a) Có TK 004: 80.000.000
b) Nợ TK 111: 80.000.000
Có TK 711: 80.000.000
* Về phơng thức bán hàng:
Trong điều kiện kinh tế thị trờng hiện nay có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp, do đó việc mở rộng thị trờng là việc rất khó khăn. Doanh nghiệp cần có phơng thức bán hàng phong phú hơn nhằm tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Công ty nên có hình thức mở các đại lý, khuyến khích hộ kinh doanh ở các vùng xa, đây là hình thức bán hàng rất phổ biến và thu đợc hiệu quả cao.