II. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRUNG MINH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRUNG MINH
1. Hạch toán vốn bằng tiền:
1.1.Hạch toán tiền tại quỹ doanh nghiệp: 1.1.1. Nội dung hạch toán tiền tại quỹ:
Tiền tại quỹ của doanh nghiệp gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc...hiện đang quản lí tại doanh nghiệp.
1.1.2.Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 “tiền mặt” số tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý thực tế nhập xuất quỹ.
-Các khoản tiền, vàng bạc, đá quý do các đơn vị khác và cá nhân khác kí cược, kí quỹ tại đơn vị, thì việc hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Dùng vàng, bạc, đá quý khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng.
- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, đá quí nhận kí cược, kí quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ. Thủ quĩ là người chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí tại quỹ. - Hàng ngày, thủ quĩ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quĩ thực tế và tiến hành đối chiếu với số hiệu của sổ quĩ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quĩ phải tự kiểm tra để xác định được nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch (báo cáo thừa hoặc thiếu). Sổ quĩ tiền mặt được mở làm 2 liên, ghi chép và khoá sổ hàng ngày.
1.1.3.Mẫu sổ kiêm báo cáo quĩ: Biểu 1:
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền
Số dư đầu tháng Số phát sinh
....
Cộng phát sinh Số dư cuối ngày Kèm theo... chứng từ thu, chi
Ngày...tháng....năm.... Thủ quỹ ký
1.1.4. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: 1.1.4.1. Tài khoản sử dụng:
- Hạch toán tiền mặt tại quĩ được sử dụng trên tài khoản 111-“Tiền mặt”
- Tài khoản 111 phản ánh tình hình thu, chi, tồn quĩ, tiền mặt tại quĩ của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí).
1.1.4.2. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111 "Tiền mặt" Bên nợ:
Ghi giảm các khoản tiền mặt tăng trong kỳ do thu, nhập quĩ tiền mặt, số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên có:
Các khoản tiền mặt giảm trong kì do chi, xuất quĩ tiền mặt hoặc số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê.
Dư bên nợ:
Các khoản tiền mặt hiện còn tồn quĩ
Tài khoản 1111 “Tiền Việt Nam”: Phản ánh thu chi, tồn quĩ tiền Việt Nam và ngân phiếu tại quĩ.
Tài khoản 1112 “Tiền ngoại tệ”: Phản ánh thu, chi, tồn quĩ ngoại tệ tại quĩ.
Tài khoản 1113 “ Vàng, bạc, đá quý”: Phản ánh giá trị vàng, kim khí quí, đá quí nhập, xuất tồn quĩ theo giá mua thực tế.
1.1.4.3. Trình tự hạch toán tiền mặt ở quĩ:
Kế toán các khoản tăng giảm do thu chi bằng tiền Việt Nam.
BT1: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế:
Nợ TK111 Tiền mặt
Có TK 3331-Thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK33311) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (chưa có thuế GTGT) Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (giá chưa có thuế) Hoặc:
Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (giá đã có thuế) ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ tổng giá thanh toán)
BT2: Đối với trường hợp bán hàng theo phương thức trả góp (hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế) kế toán xác định doanh thu bán hàng là giá bán trả một lần chưa có thuế GTGT và thuế GTGT, ghi:
Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK3331- Thuế GTGT phải nộp
Có TK511 - Doanh ththu bán hàng
BT3: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán(bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu), ghi:
Nợ TK111-Tiền mặt
Có TK 511- Doanh thu bán hàng
Có TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ
- Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp: Nợ TK 511,512 - Doanh thu bán hàng
Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu
BT4: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế được phép sử dụng hoá đơn chứng từ đặc thù ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT, kế toán căn cứ vào hóa đơn hàng hoá dịch vụ đã có thuế để xác định giá không có thuế và thuế GTGT đầu ra theo công thức:
Giá chưa có thuế GTGT
= Giá thanh toán (giá có thuế GTGT) 1+ (%) thuế suất của hàng hoá, dịch vụ
Số thuế đầu ra phải nộp được xác định như sau:
Số thuế
GTGT đẩu ra =
Giá thanh toán
(giá có thuế GTGT) - Giá chưa có thuế GTGT
Sau khi xác định giá chưa có thuế và thuế GTGT đầu ra, ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 33311:Thuế GTGT phải nộp
BT5: Trường hợp cơ sở kinh doanh trực tiếp bán lẻ, hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng hàng hoá dịch vụ không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng, căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ (Mẫu số 05/GTGT) kế toán phân loại doanh thu bán hàng theo loại hàng hoá, dịch vụ và nhóm thuế suất thuế GTGT, tính toán doanh thu và thuế GTGT phải nộp, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp - Rút TGNH về quĩ tiền mặt: Nợ TK 111 (1111,1112) - Tiền mặt Có TK112 - Tiền gửi
- Thanh toán các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt nhập quĩ: Nợ TK 111-Tiền mặt (1111,1112,1113)
Có TK 138 - Phải thu khác
Có TK144 - Thế chấp, kí cược, kí quĩ ngắn hạn. - Xuất quĩ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK112 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK111 - Tiền mặt
- Xuất quĩ TM hoặc vàng, bạc, đá quí mang đi thế chấp, kí cược kí quĩ: Nợ TK144 - Ký cược, ký quĩ ngắn hạn
Nợ TK244 - Ký cược, ký quỹ dài hạn Có TK 111 - Tiền mặt (1111,1113)
- Xuất quĩ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn hoặc dài hạn, ghi: Nợ TK121-Đầu tư chứng khóan ngắn hạn
Nợ TK221- Đầu tư chứng khoán dài hạn Có TK 111- Tiền mặt (1111, 1112, 1113)
BT6: Chi tiền mặt mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh , ghi:
- Theo phương pháp khấu trừ thuế:
Nợ TK 152,153, 156... NVL, CCDC, hàng hoá Nợ TK 611 - Mua hàng
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình
Nợ TK133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 Tiền mặt
- Theo phương pháp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT
Nợ TK 152, 153, 156. NVL, CCDC, hàng hóa.(giá có cả thuế) Nợ TK611 - Mua hàng (giá mua có thuế GTGT)
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (giá mua có thuế GTGT) Có TK 111 - Tiền mặt
BT7: Mua hàng hoá, dịch vụ dùng ngay vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ , ghi:
Nợ TK 621, 642, 627, 641, 241… Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111: Tiền mặt
BT8: Khi mua hàng hoá giao bán ngay(thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế) cho khách hàng (không nhập kho), ghi:
Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán (chưa có thuế GTGT đầu vào) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111-Tiền mặt
BT9: Khi nhập khẩu hàng hoá, kế toán phản ánh giá trị vật tư hàng hoá bao gồm cả thuế nhập khẩu, ghi:
Nợ TK152,153,156... NVL, CCDC, hàng hoá Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình
Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu Có TK111 - Tiền mặt
- Xuất quĩ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn
Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên
Nợ TK336 - Phải trả nội bộ Nợ TK338 - Phải trả khác Có TK111- Tiền mặt
- Nhận kí cược, kí quĩ của các đơn vị khác bằng tiền, vàng, bạc… ghi: Nợ TK 111-Tiền mặt
Có TK 338(3388): Phải trả phải nộp khác Có TK244 - Nhận kí cược, kí quĩ dài hạn
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán TK111 (VNĐ)
TK 112 TK 111 TK 152 , 153, 211
Rút TGNH về nhập quỹ Chi mua vật tư , Tài sản ( Giá chưa VAT )
TK 511,512 Tk 113
DT bán hàng hoá chưa có thuế VAT Thuế GTGT đầu vào
TK 711,721 TK 121,221,112
Thu HĐTC và HĐBT Mua CK dài hạn , Ngắn hạn,
(chưa có thuế VAT) nộp tiền vào TK ở NH
TK 333.1 TK 641,542,811
Thuế GTGT đầu ra ( tính theo giá bán ) chi phí BH,QLDN<HĐBT, HĐTC bằng tiền mặt
TK 121,131 TK 311,315,541
Các khoản thu khác Chi thanh toán
TK 411,415,531
mua số hàng bị trả lại
Kế toán các khoản tăng, giảm do thu, chi ngoại tệ
Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ phải được ghi sổ theo đồng Việt Nam. Số thu, chi ngoại tệ( đồng đôla của Mỹ hoặc Pr Pháp) được theo dõi trên TK007-nguyên tệ các loại.
Khi qui đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán, các đơn vị có thể dùng tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế.
Tỷ giá hạch toán ngoại tệ là tỷ giá do đơn vị qui định và được ổn định trong một thời kì nhất định, ít nhất là một kì kế toán. Thông thường là hàng quí, hàng năm.
Ví dụ: Đơn vị qui định 1 đô la Mỹ bằng 10.000dồng Việt Nam.
Tỷ giá thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ví dụ: Ngày 8/ 5/ 2002, tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố là 14670 USD/VNĐ. Khi kế toán các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi ngoại tệ cần tôn trọng các nguyên tắc sau: Đối với các nghiệp vụ thu, chi ngoại tệ liên quan đến thu nhập, chi phí, mua bán vật tư, hàng hoá, TSCĐ chi đơn vị áp dụng tỷ giá nào, cũng phải ghi sổ kế toán thu nhập, chi phí vật tư hàng hoá bằng đồng Việt Nam theo giá của ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
Đối với các đơn vị có ít nghiệp vụ thu, chi ngoại tệ được ghi sổ bằng tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các khoản chênh lệch tỷ giá(nếu có) sẽ được hạch toán vào TK413 - chênh lệch tỷ giá.
Cuối kì, kế toán phải đánh giá lại số dư ngoại tệ của các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, có gốc ngoại tệ phải trả theo tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm cuối kì để ghi sổ kế toán
Đối với các đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ kiếm lời, việc qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế. Chênh lệch giữa số mua vào bán ra được hạch toán vào TK711- Thu nhập hoạt động tìa chính và chi phí hoạt động tài chính.
Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được hạch toán như sau:
Trường hợp đơn vị áp dụng tỷ giá hạch toán để qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam. + Khi nhập ngoại tệ vào quĩ tiền mặt:
BT1: Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ nhập quĩ: Nợ TK 1112- Tiền mặt( ghi theo tỷ giá HT) Nợ TK 413 - Chênh lệch giữa tỷ giá TT và HT Có TK 511-Doanh thu bán hàng( tỷ giá TT) BT2: Thu nợ của khách hàng bằng ngoại tệ nhập quĩ: Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt (tỷ giá HT)
Nợ (có) TK 413 - Chênh lệch giữa tỷ giá TT và HT
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng(tỷ giá HT trước đây) + Khi xuất quĩ ngoại tệ:
BT1: Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ: Nợ TK152-Nguyên, vật liệu (tỷ giá TT) Nợ TK153- CCDC (tỷ giá TT)
Nợ TK 156- Hàng hoá( tỷ giá TT)
Hoặc nợ TK611- Mua hàng (tỷ giá TT) theo phương pháp KKĐK Nợ TK211-TSCĐ hữu hình
Có TK 111(1112)- Tiền mặt (tỷ giá HT) Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá (giá HT<TT)
BT2: Chi phí SXC, chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thường Nợ TK 627,641,642 - Chi phí SXC, CPBH, CPQLDN (tỷ giá TT) Nợ TK 811, 821- Chi phí HĐTC, HĐBT (tổng giá thanh toán). Có TK 111(1112) - Tiền mặt (tỷ giá HT)
Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (giá HT< TT) + Trả nợ người bán:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán(theo tỷ giá HT trước đây
Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (nếu có) số chênh lệch tỷ giá HT trong kì < tỷ giá HT trước đây.
Có TK 111(1112) - Tiền mặt(theo tỷ giá HT trong kì)
Trường hợp đơn vị áp dụng tỷ giá thực tế để qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam: + Khi nhập ngoại tệ vào quĩ tiền mặt do:
BT1: Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ nhập quỹ: Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt(theo tỷ giá TT)
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (theo tỷ giá TT) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (theo tỷ giá TT) BT2: Thu các khoản phải thu bằng ngoại tệ nhập quĩ: Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt (theo tỷ giá TT)
Có TK 131 (138) - Phải thu của khách hàng (theo tỷ giá lúc cho nợ) Nợ (Có) TK 413- Chênh lệch tỷ giá
+ Khi xuất ngoại tệ:
BT1: Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ và chi trả các khoản CFí bằng ngoại tệ: Nợ TK 152,153, 156, 211 - (theo tỷ giá TT)
Nợ TK 611 - Mua hàng theo phương pháp KKĐK (tỷ giá TT) Nợ TK 627, 641, 642 - Chi phí SXC, CPBH, CPQLDN (tỷ giá TT) Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá(giữa tỷ giá HTvà T T)
Có TK 111(1112) -Tiền mặt (tỷ giá thực tế bình quân) BT2: Trả nợ cho người bán bằng ngoại tệ:
Có TK 111(1112) - Tiền mặt (tỷ giá TT)
Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá TT với tỷ giá nhận nợ)
Đến cuối quý, cuối năm nếu có biến động lớn về tỷ giá thì phải đánh giá lại số ngoại tệ hiện có tại quĩ theo tỷ giá TT tại thời điểm cuối quý, cuối năm.
+ Nếu tỷ giá thực tế mua của ngân hàng nhà nước Việt Nam cuối quý, cuối năm nhỏ hơn tỷ giá thực tế của ngoại tệ tồn quĩ, số chênh lệch giảm, ghi:
Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 111(1112) - Tiền mặt
+ Nếu tỷ giá thực tế mua của ngân hàng nhà nước Việt Nam cuối quý, cuối năm lớn hơn tỷ giá thực tế của ngoại tệ tồn quỹ, số chênh lệch tăng , ghi:
Nợ TK 111(1112)- Tiền mặt
Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá
1.2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng 1.2.1.Nội dung hạch toán
Tiền gửi ngân hàng là số vốn bằng tiền của đơn vị đang gửi ở các ngân hàng kho bạc nhà nước hoặc công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, các loại vàng, bạc, kim loại quý, đá qúy.
Việc gửi tiền vào ngân hang, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính là rất cần thiết và là yêu cầu trong công tác quản lí tài sản , giao dịch thanh toán.
Các đơn vị gửi các loại vốn bằng tiền vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước… chẳng những vẫn có toàn quyền sử dụng, tránh được hư hao, mất mát, thanh toán, chi trẩ nhanh chóng, thuận lợi, an toàn mà còn được hưởng khoản lãi tăng thu nhập cho đơn vị.
1.2.2. Nguyên tắc hạch toán
- Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của đơn vị là các giấy báo có, báo nợ hoặc các bảng kê sao của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc( uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản)
- Nếu có sai lệch giữa số liệu của chứng từ ngân hàng với chứng từ của đơn vị thì đơn vị phải ghi theo số liệu chứng từ ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng và thông báo cho ngân hàng đối chiếu xác minh lại.
- Phải tổ chức kế toán chi tiết tiền gửi theo từng ngân hàng, từng kho bạc, từng công ty tài chính để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh. để theo dõi tình hình biến động các khoản tiền gửi của đơn vị tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính, kế toán sử dụng TK 112- Tiền gửi ngân hàng.
1.2.3. Kết cấu TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”: Bên nợ:
- Ghi các khoản tiền gửi vào ngân hàng
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (TH tỷ giá ngoại tệ tăng)