2.1.3.1. Đặc điểm, tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
Công ty thực hiện chế độ kế toán thống kê trên cơ sở các chuẩn mực kế toán Việt Nam và những quy định pháp luật hiện hành khác tại Việt nam. Công ty lập sổ sách kế toán bằng tiếng Việt Nam và lưu giữ hồ sơ kế toán theo loại hình hoạt động kinh doanh mà công ty tham gia. Những hồ sơ này phải chính xác, cập nhật, có hệ thống và phải đủ để chứng minh và giải trình các giao dịch của công ty. Công ty sử dụng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ dùng trong kế toán.
Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô hoạt động của công ty, bộ máy kế toán trong công ty được tổ chức theo hình thức phân tán. Các trung tâm, chi nhánh có phòng kế toán riêng, hạch toán độc lập. Cuối kỳ, thực hiện việc báo sổ lên công ty để phòng kế toán trên công ty thực hiện việc xác định kết quả kinh doanh toàn công ty và lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán Doanh thu, tạm ứng và hoàn tạm ứng Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt và TSCĐ Kế toán công nợ, thuế và tiền lương
Kế toán các đơn vị trực thuộc
Kế toán BHXH kiêm phải thu, phải trả khác Xí nghiệp vận tải thuỷ NOSCO tại Quảng Ninh Trung tâm Xuất nhập khẩu CKD Nhà máy sửa chữa tàu biển NOS Trung tâm du lịch Hàng hải Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Xí nghiệp xây dựng Công ty TNHH một thành viên đào tạo và cung ứng nhân lực quốc tế NOSCO Chi nhánh Hải Phòng Thủ quỹ Công ty TNHH 1 TV XNK Đông Phong
Kế toán trưởng: Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán
phù hợp với công tác tổ chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Công ty. Tổ chức ghi chép tính toán và phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ. Đề xuất xử lý các khoản hao hụt, mất mát, hư hỏng (nếu có).Xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo tài chính của đơn vị trực thuộc. Lập, tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của Công ty theo chế độ qui định. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan.
Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ thu chi và quản lý theo dõi các phần
hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải. Kiểm tra giám sát các công việc do kế toán viên thực hiện. Thay mặt Kế toán trưởng xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo tài chính của đơn vị trực thuộc. Thay mặt cho Kế toán trưởng, tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan. Thay mặt cho Kế toán trưởng, giải thích một số số liệu báo cáo tài chính kế toán trước Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị Công ty và các Cơ quan hữu trách khi cần thiết.
Kế toán bảo hiểm xã hội kiêm phải thu, phải trả khác. Theo dõi và
lập bảng tính phân bổ, hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ(nếu có) phải nộp và đã nộp. Theo dõi các khoản có tính chất phi hàng hóa và có tính vãng lai như phải trả tiền phạt, tiền bồi thường cho đơn vị khác, phải trả thu nhập cho các cổ đông, các bên tham gia liên doanh,liên kết. Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật số liệu kế toán.
Kế toán ngân hàng: Giao dịch với ngân hàng và theo dõi số liệu theo
yêu cầu thanh toán. Đối chiếu và cung cấp các chứng từ thanh toán với Kế toán công nợ. Cung cấp số liệu chi tiết hoặc tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quyết toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán. Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định).
Kế toán tiền mặt và TSCĐ: Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm
tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và các chứng từ khác theo qui định (bao gồm các loại thanh toán - tiền mặt, và không dùng tiền mặt và tín dụng). Nhập liệu vào hệ thống, xử lý, theo dõi, quản lý và báo cáo mọi phát sinh, biến động, hiện hữu của vốn bằng tiền trong phạm vi được giao theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của BGĐ. Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng. Theo dõi và lập chứng từ tăng giảm, hiện hữu của TSCĐ, sửa chữa và chi phí sửa chữa TSCĐ trong phạm vi được giao. Tính toán khấu hao theo chế độ hiện hành.
Kế toán công nợ, thuế và tiền lương: Viết hoá đơn GTGT xuất giao
hàng. Cùng Kế toán vật tư, hàng hóa, thành phẩm, Kế toán thanh toán đối chiếu các khoản công nợ phát sinh. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các phát sinh này. Theo dõi hợp đồng, lập biên bản thanh lý hợp đồng của những hợp đồng đã ký kết (nếu cần). Báo cáo tình hình công nợ định kỳ hoặc thời điểm theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Lập biên bản đối chiếu cộng nợ khi có yêu cầu (của Ban Giám đốc hoặc Kế toán trưởng) và cuối mỗi niên kỳ kế toán. Cung cấp số liệu tổng hợp hoặc chi tiết phục vụ cho công tác quyết toán. Đồng thời kiểm tra các tài liệu tính lương bảng kê sản lượng, ngày công, đơn giá vận chuyển.
Đối chiếu số liệu với bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí tiền lương.
Kế toán Doanh thu, tạm ứng và hoàn tạm ứng: Theo dõi doanh thu
bán hàng toàn công ty, lập bảng kê bán ra theo mẩu báo cáo. Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng.
Thủ quỹ: Thực hiện việc chi, thu tiền mặt theo chứng từ chi, thu do
phòng phát hành theo qui định. Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn tiền. Kiểm quỹ và lập báo cáo kiểm quỹ theo định kỳ. Phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận. Rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi có yêu cầu.
2.1.3.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại công ty.
* Đặc điểm chung trong việc vận dụng chế độ.
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.
Kỳ kế toán: Công ty áp dụng kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 và
kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày thành lập và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó.
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: là phương pháp khấu hao đường
thẳng.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty đang sử dụng phương
pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính thuế: Công ty đăng kí tính và nộp thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ.
* Hình thức tổ chức sổ kế toán tại công ty.
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ trên máy tính. Phần mềm sử dụng là
cầu hạch toán tại đơn vị mà hiện nay Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán:
Chứng từ ghi sổ với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ
kế toán do Nhà nước ban hành.
Hệ thống sổ công ty sử dụng bao gồm: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Trong đó sổ tổng hợp gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái. Sổ chi tiết gồm: sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Tổng Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. Cuối kỳ kế toán thực hiện khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính, trong trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì tiến hành sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán đó của năm đó trên máy vi tính. Trường hợp phát hiện ra sai sót sau khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì tiến hành chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính hoặc ghi chú vào dòng cuối sổ kế toán năm có sai sót. Các trường hợp sữa chữa khi ghi sổ bằng máy vi tính đều được thực hiện bằng “phương pháp ghi số âm” hoặc “phương pháp ghi bổ sung”.
Trình tự ghi sổ kế toán bằng máy vi tính áp dụng tại Công ty bảo đảm các yêu cầu: Có đủ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết đáp ứng yêu cầu kế toán, các sổ kế toán có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán. Các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sữa chữa sổ kế toán được thực hiện đúng theo quy định.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Số thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
* Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ và hệ thống báo cáo kế toán.
Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được áp dụng theo hệ thống tài khoản kế toán của tổng công ty Hàng hải Việt Nam được ban hành theo quyết định 341/QĐ-TCKT của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ngày 25/04/2001. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được xây dựng trên nguyên tắc: Đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty, phù hợp và đáp ứng yêu cầu đặc điểm của nền kinh tế, vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực thông lệ quốc tế.
Tài khoản kế toán được kí hiệu, mã hoá theo một nguyên tắc thống nhất. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ.
Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ, hạch toán, giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu; là minh chứng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hiện nay, Công ty Cổ phần vận tải biển Bắc đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo mẫu được ban hành theo quyết định số: 341 QĐ/TCKT của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều được lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập 1 lần cho 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính được lập hàng quý. Vào cuối mỗi quý, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Hệ thống Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành phản ánh thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của đơn vị.
Hệ thống Báo cáo tài chính của công ty được lập với mục đích: Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, vốn chủ sở
hữu, công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp, cung cấp các thông tin kinh tế tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua và những dự toán trong tương lai.