Cụng tỏc kế toỏn chi phớ bỏn hàng là một khõu hạch toỏn quan trọng giỳp hỡnh thành một tổng thể thụng tin hoàn chỉnh phục vụ cho cỏc nhà quản lý, nú xỏc định cỏc khoản chi phớ cần thiết phục vụ cho quỏ trỡnh tiờu thụ hàng hoỏ, là cơ sở để lập dự toỏn chi phớ, kế hoạch quỹ lương, tớnh toỏn nhu cầu vốn lưu động định mức, giỳp xỏc định kết quả kinh doanh trong kỳ chớnh xỏc. Bờn cạnh đú từ những thụng tin kế toỏn cú được nhà quản lý sẽ quyết định cắt giảm bớt những khoản chi phớ nào khụng cần thiết để nõng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Những chứng từ dựng để hạch toỏn chi phớ bỏn hàng gồm cú:
- Phiếu chi, giấy bỏo nợ của ngõn hàng.
- Bảng tớnh và thanh toỏn tiền lương nhõn viờn.
- Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ.
- Húa đơn vận chuyển và cỏc húa đơn dịch vụ khỏc
- Cỏc chứng từ liờn quan khỏc.
Để hạch toỏn chi phớ bỏn hàng kế toỏn sử dụng tài khoản 641- Chi phớ bỏn hàng. Tài khoản này dựng để theo dừi cỏc loại chi phớ liờn quan tới bỏn hàng như lương, phụ cấp, thưởng, BHXH của nhõn viờn phũng kinh. Sở dĩ cú hiện tượng này là vỡ phũng kinh doanh của cụng ty đảm trỏch tất cả cỏc cụng việc liờn quan tới tiờu thụ hàng húa của cụng ty như liờn hệ với khỏch hàng, quảng cỏo, tiếp khỏch, lập ra cỏc hợp đồng bỏn… Do đú, cụng ty ap dụng chế độ trả lương cho nhõn viờn phũng kinh doanh theo kết quả bỏn hàng. Chớnh vỡ thế, nhõn viờn phũng kinh doanh chớnh là bộ phận bỏn hàng của cụng ty.
Ngoài ra cũn cú cỏc chi phớ bỏn hàng khỏc cũng được theo dừi trờn tài khoản 641 là chi phớ khấu hao tài sản cố định dựng trong bộ phận bỏn hàng,
chi phớ lưu kho bói, chi phớ vận chuyển, bốc xếp, bảo hành, quảng cỏo, tiếp khỏch, quà biếu… và nhiều loại chi phớ bằng tiền khỏc.
Từ cỏc chứng từ gốc như: giấy bỏo nợ, húa đơn thu phớ, húa đơn cung cấp dịch vụ vận tải, vộ mỏy bay, tàu hỏa, cụng tỏc phớ… sẽ được kế toỏn tiến hành phõn loại khoản mục phớ và nhập vào mỏy (thường để nhập cỏc chứng từ này kế toỏn sử dụng cỏc bảng nhập như Giấy bỏo nợ, Phiếu chi, Phiếu kế toỏn khỏc… thuộc phần hành kế toỏn vốn bằng tiền và phần hành kế toỏn tổng hợp). Phần mềm kế toỏn sẽ tự động tập hợp tất cả cỏc chi phớ phỏt sinh đú vào TK 641, trờn cột phỏt sinh nợ. Sau đú đến cuối kỳ, những số liệu này sẽ được vào sổ cỏi TK 641 và kết chuyển vào TK 911 để xỏc định kết quả kinh doanh.
TK 641 được chi tiết thành cỏc tài khoản cấp 2 để theo dừi cỏc khoản chi phớ khỏc nhau, gồm cú:
- TK 6411: Chi phớ nhõn viờn bỏn hàng.
- TK 6412: Chi phớ vật liệu bao bỡ.
- TK 6413: Chi phớ dụng cụ đồ dựng.
- TK 6414: Chi phớ khấu hao tài sản cố định.
- TK 6415: Chi phớ bảo hành.
- TK 6417: Chi phớ dịch vụ mua ngoài.
- TK 6418: Chi phớ bằng tiền khỏc.
Đõy là một điểm rất hợp lý trong cụng tỏc tổ chức kế toỏn của cụng ty vỡ việc chi tiết tài khoản 641 thành cỏc tài khoản cấp 2 để theo dừi riờng từng khoản chi phớ phỏt sinh liờn quan đến hoạt động bỏn hàng như vậy rất thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu sổ sỏch của kế toỏn.
Vớ dụ: Ngày 06/12/2007, cụng ty xuất tiền mặt (PC 214) thanh toỏn cho cụng ty vận tải phớ vận chuyển lụ hàng bỏn cho khỏch hàng ngày 05/12/2007, số tiền gồm cả thuế GTGT là 550.000 đồng.
Kế toỏn hạch toỏn nghiệp vụ này theo bỳt toỏn: Nợ TK 6418: 500.000
Nợ TK 133: 50.000 Cú TK 111: 550.000
Căn cứ vào phiếu chi số 214, kế toỏn ghi nghiệp vụ thanh toỏn vào sổ Nhật ký chung, cuối kỳ, số liệu này được đưa vào sổ cỏi TK 641.
Mẫu 2.7. Sổ cỏi TK 641
CễNG TY KỸ THUẬT CễNG NGHIỆP THĂNG LONG
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 641- Chi phớ bỏn hàng.
Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007.
Số dư đầu kỳ: 0
Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phỏt sinh
Ngày Số PS nợ PS cú
………. 06/12/200
7
PC 214 Tiền Việt Nam 1111 500.000
15/12/2007 002534 0
Tiền gửi VND tại NH Á Chõu ACB 1121ACB 2.151.50 0 31/12/2007 Lương nhõn viờn 334 7.026.30 0 31/12/2007 KHTSCĐ 214 1.125.475 31/12/2007 Kết chuyển 911 10.803.275 Tổng phỏt sinh nợ: 10.803.275 Tổng phỏt sinh cú: 10.803.275 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 thỏng 12 năm 2007
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ