Đơn đặt hàng (còn gọi tắt là đơn hàng) là các định các yêu cầu cụ thể mặt hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mầu sắc… và thời gian giao hàng mà người mua (doanh nghiệp thương mại) lập và gửi cho người bán (nhà sản xuất kinh doanh hoặc doanh nghiệp thương mại khác).
Để có hàng hóa thích với khối lượng, cơ cấu và đúng thời gian yêu cầu, dựa vào mối quan hệ kinh doanh sẵn có hoặc
thông qua chào hàng của các hãng sản xuất – kinh doanh, doanh nghiệp thương mại sau khi khảo sát, điều tra, thăm dò và đánh giá chất lượng hàng hóa, doanh nghiệp thương mại phải lập đơn hàng và đặt hàng với các đơn vị đã được lựa chọn (Doanh nghiệp sản – kinh doanh, doanh nghiệp xuất nhập khẩu, …) Đơn hàng là yêu cụ thể mặt hàng mà doanh nghiệp thương mại cần mua và thời gian cần nhập hàng của doanh nghiệp.
Các yêu cầu cụ thể mặt hàng là tên hàng, ký mã hiệu, nhãn hiệu, quy cách, cỡ loại , mầu sắc … số lượng, trọng lượng theo đơn vị tính (hiện vật, giá trị); theo tiêu chuẩn kỹ thuật mặt hàng, chất lượng, bao bì, giá cả, thời gian giao hàng… mà người ta không thể nhầm lẫn sang mặt hàng khác được. Nếu cùng nhóm mặt hàng có nhiều quy cách, cớ loại khác nhau thì có thể lập thành bản kê chi tiết từng danh điểm mặt hàng với số lượng và thời gian giao hàng tương ứng.
- Lựa chọn mặt hàng và đặt mua loại hàng phù hợp với nhu cầu của nhu khách hàng về số lượng , chất lượng, quy cách, cỡ loại, mầu sắc, … và thời gian bản xứ.
- Phải nắm vững khả năng mặt hàng đã có được có thể mua được ở doanh nghiệp thương mại.
- Phải tìm hiểu kỹ đối tác về lượng mặt hàng, trình độ tiên tiến của mặt hàng, công nghệ chế tạo mặt hàng, giá thành và giá bán của đối tác và khai thác đến mức cao nhất khả năng đáp
ứng của đơn vị nguồn hàng.
- Phải yêu cầu chính xác số lượng, chất lượng của từng điểm mặt hàng và thời gian giao hàng bởi vì mọi sai sót về số lượng , chất lượng , quy cách , cỡ loại, màu sắc … đều dẫn đến tình trạng thừa thiếu, ứ đọng , chậm tiêu thụ và việc khắc phục nó phải mất thời gian và phải chi phí tốn kém.
Đơn hàng thường là một căn cứ để ký kết vào hợp đồng mua bán hàng hóa. Đối với loại hàng hóa có nhiều quy cách, cỡ loại, mầu sắc khác nhau thì đơn hàng là bản liệt kê theo danh điểm mặt hàng và được kèm với hợp đồng kinh tế như bản phụ lục hợp đồng để hai bên ký kết và thực hiện việc giao nhận
hàng hóa.
Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa là một hình thức chủ động, có kế hoạch trong việc tạo
nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại . Nó bảo đảm sự ổn định , chắc chắn cho cả người sản xuất(nguồn sản xuất) và cả đơn vị kinh doanh. Nó là hình thức mua bán có sự chuẩn bị
trước, một hình thức văn minh , khoa học. Vì vậy, doanh nghiệp thương mại cần quan tâm, theo dõi, kiểm tra, giúp đỡ và hợp tác chặt chẽ với các đơn vị nguồn hàng để thực hiện đúng đơn hàng và hợp đồng mua bán đã ký kết.