VÀ MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI.
4.4.1 Tổ chức bộ máy nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại doanh nghiệp thương mại
a) Ở bộ phận quản trị doanh nghiệp thương mại.
Tổ chức bộ phận phụ trách công tác tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại là một trong những yếu tố quan trọng nhất, quyết định mọi hoạt động tạo nguồn hàng có đạt được mục tiêu và kết quả như mong muốn hay không.
Đối với doanh nghiệp thương mại, việc quyết định những đơn hàng lớn, những hợp đồng mua các mặt hàng chủ yếu, quan trọng, có giá trị lớn thường do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp thương mại quyết định. Vì vậy, công tác tạo nguồn và mua hàng thường được sự quan tâm của Giám đốc
(Tổng Giám đốc) doanh nghiệp thương mại hoặc phó giám đốc( Phó Tổng giám đốc) phụ trách kinh doanh quyết định.
Phòng kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, trong đó có bộ phận chức năng tạo nguồn và mua hàng (thường gọi là bộ phận thu mua) vừa là tổ chức chuyên môn hoạch định chiến lược và kế hoạch mua hàng, vừa là bộ phạn nghiệp vụ thực thi và chỉ đạo tác nghiệp các hoạt động tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại. Tùy theo quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp thương mại lớn hay nhỏ, phạm vi hoạt động rộng hay hẹp, bộ phận thu mua được tổ chức theo chuyên môn hóa mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng, theo khu vực địa giới nguồn hàng.
Ở doanh nghiệp thương mại, việc mua hàng ít nổi bật hơn hoạt động bán hàng. Hoạt động bán hàng đem lại doanh thu cho doanh nghiệp thương mại, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp thương mại và có tiền để trang trải chi phí kinh doanh, nhưng chính việc tạo nguồn và mua hàng mới góp phần tạo ra lợi
nhuận cao hay thấp, doanh thu lớn hay nhỏ và có tiết kiệm được chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại nhiều hay ít.
b) Tổ chức mạng lưới thu mua, tiết nhận hàng hóa
Tổ chức hợp lý mạng lưới thu mua hàng hóa phù hợp với đặc điểm điều kiện nguồn hàng, điều kiện sản xuất, điều kiện vận tải là vấn đề hết sức quan trọng để có thể đảm bảo nguồn hàng được mua đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng số lượng, chất lượng và thời gian cần hàng.
Tổ chức mạng lưới mua hàng được tổ chức theo nguyên tắc chuyên doanh, vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp của hệ thống, vừa đáp ứng yêu cầu chất lượng và số lượng hàng hóa, cũng như những yêu cầu về quy cách, mẫu mã, mầu sắc, các tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật, vệ sinh, an toàn môi trường, … cũng như kịp thời đối với các nguồn cung ứng đã sản xuất ra.
Tùy theo tính chất, đặc điểm của loại hàng hóa, yêu cầu của việc thu mua, giao nhận, vận chuyển, phân phối và đặc điểm của ngành sản xuất, doanh nghiệp thương mại có thể tổ chức mạng lưới thu mua thành các trạm (thu mua), xí nghiệp (thu mua), kho thu mua. Đây là mạng lưới trực tiếp của doanh nghiệp thương mại. Các mạng lưới này có thể cố định (ổn định) ở một địa điểm hoặc có thể di động theo thời gian.
Đối với hàng nhập khẩu, ở các ga, cảng đầu mối, doanh nghiệp thương mại có thể tổ chức trạm (tiếp nhận), đội (tiếp nhận), kho (tiếp nhận) để nhận hàng và phân phối hàng hóa về các điểm bán hàng hoặc kho dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại.
Mạng lưới thu mua trực tiếp được tổ chức ở những nơi
nguồn hàng tập trung, ở những nguồn hàng chính, vào thời gian thu hoạch hàng hóa (đối với hàng hóa nông lâm hải sản).