- Các nhà cung ứng Các nhà cung ứng cần được thường xuyên thông báo về tình hình chở
45. Làm thế nào để ký một hợp đồng bằng hệ thống điện tử? Chữ ký trên hệ thống điện tử có mang tính ràng buộc như chữ ký trên giấy không?
Vì những lẽ nói trên, người mua hàng tiềm năng có thể muốn có bằng chứng cho đơn đặt hàng của mình.
Những biện pháp tốt nhất cho việc này là:
- Ký vào đơn hàng trên hệ thống điện tử hoặc, - In một bản sao của thư chấp nhận đơn hàng hoặc,
- Lưu giữ những trao đổi qua hệ thống điện tử (tức là lưu giữ những trao đổi đó trong đĩa cứng hoặc trong kho dữ liệu).
Công ước Viên về mua bán quốc tế năm 1980 có một đoạn quan trọng tại điều 4 nói về giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, giải thích thuật ngữ “chào hàng” và đề nghị chào hàng đã viết rằng một lời chào hàng phải được gửi đến cho những người có liên quan và
1/ Đưa ra một lời chào hàng nếu lời chào hàng đó khẳng định một cách đầy đủ và nêu rõ ý định của người chào hàng là họ chịu trách nhiệm về lời chào hàng đó trong trường hợp lời chào hàng được chấp nhận.
2/ Một lời đề nghị nếu không phải là do một người nào đó gửi cho một người hoặc một số người cụ thể thì chỉ được xem là lời chào hàng không chỉ định, trừ trường hợp người đề nghị chỉ định rõ người được chào hàng.
Trên cơ sở điều 14, một vấn đề cơ bản đẻ ra và một lời chào hàng liệu có được coi là có tính ràng buộc hay không khi người bán đưa ra một lời chào hàng chung chung (có nghĩa là không gửi cho một người hoặc một nhóm người cụ thể) trên thư điện tử của mình và một người nước ngoài chấp nhận lời chào hàng đó. Về vấn đề này, trung tâm trợ giúp thủ tục và thực hành hành chính, thương mại và vận tải của Liên hiệp quốc (UN/CEFACT), tại điều 3, 2.1 của Hợp đồng thương mại điện tử (xem phụ lục số 5) được thông qua vào tháng 3 năm 2000 đã đưa ra câu trả lời có thể đưa vào hợp đồng như sau:
Một bức thư sẽ được coi là một lời chào hàng nếu nó bao hàm lời đề nghị ký kết một hợp đồng và được gửi đến một người hoặc một số người cụ thể, đồng thời khẳng định một cách đầy đủ và thể hiện ý định của người gửi thư sẵn sàng gánh vác trách nhiệm của lời chào hàng đó khi nó được chấp nhận. Một bức thư điện tử phát ra một cách rộng rãi cho nhiều người không được coi là lời chào hàng, trừ trường hợp trong thư đó có những chú thích khác
45. Làm thế nào để ký một hợp đồng bằng hệ thống điện tử? Chữ ký trên hệ thống điện tử có mang tính ràng buộc như chữ ký trên giấy không? điện tử có mang tính ràng buộc như chữ ký trên giấy không?
Đa số các nước thừa nhận rằng việc ký kết một hợp đồng trên hệ thống điện tử rất có giá trị, đặc biệt là khi việc đó xảy ra trong hệ thống điện tử khép kín, như hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử.
Ngày nay, trên thực tế, chữ ký điện tử được sử dụng thường xuyên nhất là chữ ký số. Đây là công nghệ được sử dụng rộng rãi nhất và an toàn nhất. Nó cho phép người nhận thư nhận biết được người ký thư thông qua sự can thiệp của một người thứ ba đáng tin cậy được biết đến như là một người làm chứng.
Người ký thư gửi một cặp khoá số lệch, một cái khoá riêng được giữ kín giữa người ký thư và người làm chứng và một cái khoá chung, như tên gọi đã chỉ định, cho phép người nhận thư có thể kiểm tra qua người làm chứng để biết rằng chữ ký ấy đúng là của người có chiếc khoá riêng đó. Người làm chứng tạo ra và ký một chứng chỉ bằng số. Chứng chỉ này được kết nối giữa người ký và cặp khoá của ông ta hoặc bà ta và vì vậy sau đó, người ký thư không thể phủ nhận chữ ký của mình.
Chữ ký này bao gồm một bức thư sử dụng chữ ký thông thường, kèm theo hoặc gắn với bức thư chính. Sự can thiệp của người thứ ba là rất cần thiết để tạo sự tin cậy và độ an toàn của những cuộc trao đổi điện tử, bởi vì các bên tham gia hợp đồng không bao giờ gặp nhau để ký hợp đồng.
Trên một mức độ lớn, sự phát triển của thương mại điện tử dựa vào sự tin cậy và sự an toàn mà người sử dụng cảm nhận được ở hệ thống thông tin điện tử. Những công việc liên quan đến chữ ký điện tử hoặc cần đến chữ ký điện tử rất nhiều. Thí dụ việc thanh toán tiền, ký hợp đồng, kê khai hành chính và thủ tục uỷ quyền.
Năm 1981, Hội đồng Châu Âu và năm 1985 UNCITRAL đã nhắc các nước áp dụng những biện pháp cần thiết để hạn chế những yêu cầu pháp lý đối với văn bản giấy tờ và chữ ký trực tiếp để thực hiện việc sử dụng dữ liệu hoặc hệ thống điện tử với hiệu lực tương đương. Điều 7 của luật mẫu về thư điện tử do UNCITRAL soạn thảo năm 1996 quy định:
Nếu ở nơi nào mà luật pháp yêu cầu chữ ký của một người nào đó thì yêu cầu ấy có thể đáp ứng bằng thư điện tử trong những trường hợp sau đây:
a) Một phương pháp được sử dụng để nhận biết người đó và chứng tỏ rằng người đó đã thông qua thông tin bao hàm trong bức thư điện tử ấy và
b) Phương pháp đó là đáng tin cậy vì nó phù hợp với mục đích mà bức thư điện tử đó nhằm đạt tới hoặc cần thông báo, trong mọi hoàn cảnh, kể cả những thoả thuận đã được nêu ra.
Những điều trên đây được áp dụng trong trường hợp cần có một hình thức cam kết hoặc luật pháp đòi hỏi phải làm như vậy vì không có chữ ký.
Luật và dự luật của một số nước (thí dụ Achentina, Úc, Niu Di Lân) đã chấp nhận chức năng của chữ ký điện tử và qui định rằng chữ ký điện tử cũng có giá trị như chữ ký viết tay hoặc ít nhất là hiệu lực pháp lý hoặc độ tin cậy của một chữ ký không thể bị phủ nhận chỉ vì nó được thể hiện bằng hình thức điện tử.