305 PHAN VAN KHOE STREET, WARD 5, DISTRICT 6, HCMC, VIETNAM TEL: 84 8 2242
3.6 Thủ tục nhận hàng tại cảng cát lái: 1Thủ tục nhận hàng lẽ:
3.6.1Thủ tục nhận hàng lẽ:
3.6.1.1Đối với hàng hĩa luồng đỏ:
Đối với lơ hàng lẽ quá trình thực hiện tại trạm hàng lẽ CFS (container freight station)
Nhân viên giao nhận mang 01 D/O lên phịng in phiếu xuất kho hàng lẽ, giao cho nhân viên in phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 04 bản và bộ phận sẽ lưu lại 01 D/O
Trường hợp nếu hàng để trong kho quá thời haịn cho phép thì nhân viên giao nhận cần đĩng tiền tại bộ phận kế tốn kho sau đĩ mới thực hiện in phiếu xuất kho
Trên phiếu xuất kho sẽ cĩ ghi thơng tin tên hàng cũng như nơi kho để hàng Nếu là kho 3: thì sẽ cĩ thêm 01 phiếu ghi vị trí lơ hàng trên kho
Nếu lơ 1 và 2 thì muốn tìm vị trí lơ hàng thì dị trên máy tính của cảng (cĩ thể tại phịng hải quan giám sốt kho)
Nhân viên giao nhận mang 01 D/O để hải quan giám sốt kho đĩng dấu. Mang theo 01 tờ khai và 01 tờ GATT để cho hải quan đối chiếu và biết lơ hàng đã hồn thành các thủ tục trước đĩ. Tại đây hải quan gĩ lại 01 D/O
Lưu ý:
Trường hợp hàng đang chờ kiểm định nên chưa lấy tờ khai được thì để hải quan giám sốt kho đĩng dấu thì cần mang theo cơng văn giải tỏa bản chính và bản copy, 01 D/O và 01 tờ khai photo để đối chiếu, tại đây hải quan giám sốt sẽ giữ lại bản copy cơng văn giải tỏa hàng và 01 D/O và 01 tơ khai photo
Sau đĩ, mang 04 phiếu xuất kho đến kho CFS giao cho bộ phận kho để rút hàng ra. Nhân viên giao nhận ghi :tên cơng ty nhập khẩu, số tờ khai, số xe đế kho nhận hàng và nhân viên giaonhận sẽ ký xác nhận vào phiếu đã nhận hàng hĩa lên 01 phiếu xuất kho, sau đĩ bộ phận kho sẽ lưu lại phiếu này
Nhân viên giao nhận cần đơn đốc bộ phận lái xe nâng hạn hàng và bốc hàng trong kho để chở ra ngồi và bốc lên xe mà nhân viên giao nhận dùng để chở hàng
Trước khi đưa hàng ra khỏi kho nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng hàng hĩa hay palet cĩ bị bung ra khơng, nếu cĩ dấu hiệu hư hỏng cần báo cho bộ phận kho để lập biên bản, tránh tranh cải sau này, phải theo dõi hàng cho đến khi hàng bốc lên xe để tránh hư hỏng
Nhân viên giao nhận theo xe ra đến cổng và trình 03 phiếu xuất kho, tờ khai cho hải quan cổng, hải quan cỗng sẽ ký tên lên phiếu xuất kho và giữ lại 01 phiếu.Nhân viên giao nhận sẽ đưa cho tài xế 01 phiếu xuất trình cho bảo vệ khi ra cảng và giữ 01 phiếu đem về cơng ty lưu hồ sơ
3.6.1.2Đối với hàng luồng xanh và vàng:
Quy trình lấy hàng cũng giống như hàng hĩa thuộc luồng đỏ nhưng phải cĩ cĩ tờ khai mới lấy được hàng
3.6.2Trường hợp nhận hàng nguyên cont LCL (full container load):
Nhân viên giao nhận xuống phịng thương vụ cảng, bốc số thứ tự. Đến số của mình tiến hành thủ tục in phiếu EIR (Equiment Interchange Recip). Phiếu EIR thực chất là phiếu giao nhận cont dành để tiến hành thanh lý cổng và lấy cont khỏi cảng
Xuất trình D/O cĩ con dấu giao thẳng cho nhân viên cảng vụ, cung cấp MST cho doanh nghiệp, đĩng phí nâng hạ cont, phí vệ sinh… nên mang theo giấy cam kết mượn cont về kho riêng mà lúc đầu làm ở hãng tàu để xuất trình
Lưu ý:
Trường hợp quá thời hạn lưu cont thì nhân viên giao nhận cần yêu cầu hãng tàu (ở cát lái cĩ một số hãng tàu cĩ văn phịng đại diện) gia hạn thêm, tại đây sẽ đĩng tiền gia hạn thêm tùy theo thời gian và số cont mà cĩ các phí khác nhau
Sau khi tiến hành in xong phiếu EIR, nhân viên sẽ đến hải quan thanh lý cổng để tiến hành thanh lý tờ khai
Những giấy tờ cần thiết cho quá trình thanh lý • 01 tờ khai
• 01 lệnh giao hàng • 01 phiếu EIR
Tại đây hải quan giám sát cổng sẽ đối chiếu những lệnh giao hàng với tờ khai cĩ thống nhất với nhau khơng. Những thơng tin cần đối chiếu: số tờ khai, ngày đăng ký tờ khai, tên hàng, số cont, số seal
Nếu kiểm tra khơng cĩ vấn đề thì cơng chức hải quan sẽ đĩng dấu vào phiếu EIR, phiếu này sẽ được trả cho nhân viên giao nhận cùng với tờ khai, D/O sẽ được lưu lại tại hải quan thanh lý cổng
Sau khi thanh lý cổng, nhân viên giao nhận sẽ đưa phiếu EIR, D/O, cùng tờ khai làm xong thủ tục hải quan cho tài xế xe. Căn cứ vào những chứng từ này, nhân viên giao nhận sẽ giao cont cho tài xế xe tải
Khi chở hàng ra cổng tài xế xe phải đưa phiếu EIR cho bảo vệ cổng để cont chứa hàng ra khỏi cảng
Sau khi chở hàng về kho rút hàng, tài xế xẽ mang cont trả về địa điểm mà hãng tàu đã ưui định trong giấy mượn cont. Sau khi trả cont phải cĩ giấy xác nhận trả cont, tình trạng cont trên phiếu hạ cont rỗng
Tài xế xe phải giao lại phiếu hạ cont rỗng để nhân viên giao nhận đi lấy lại tiền cược. Những giấy tờ cần thiết khi đi lấy tiền cược:
• Giấy cam kết mượn cont • Phiếu hạ cont rỗng
Lưu ý:
Nhân viên hãng tàu sẽ tính chi phí sửa chữa cont nếu trên biên bản cĩ ghi chú cont bị hư hỏng, tỳ vào mức độ khác nhau sẽ trừ vào số tiền đã đĩng cho hãng tàu
3.7 Quyết tốn:
3.7.1Đối với cơng ty
Nhân viên giao nhận sẽ lập hồ sơ thanh tốn để giao lại bộ phận của cơng ty và xem xét số tiền đã sử dụng để yêu cầu cơng ty trả lại hoặc nhân viên phải thanh tốn lại cho cơng ty trường hợp đã tạm ứng số tiền để sử dụng ngưng sử dụng khơng hết
3.7.2Đối với làm theo dịch vụ
Sau khi hồn thành xong qui trình giao nhận sẽ lập ra một bộ hồ sơ thanh tốn để gởi tới khách hàng yêu cầu thanh tốn trong thời gian sớm nhất. Cơng ty yêu cầu ký xác nhận lên hĩa đơn thanh tốn những chi phí cĩ liên quan đến lo hàng như: lệ phí khai hải quan, lệ phí khai hải quan, phí lưu kho, pjí xếp dỡ, phí vận chuyển …Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành đơn đốc khách hàng thanh tốn các chi phí thảo hợp đồng đã ký
Chương 4: