1. Tổ chức bộ máy kế toán
Là một doanh nghiệp nhà nớc tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán của Công ty thực hiện chức năng theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh dới hình thức tiền tệ, hạch toán chi tiết các chi phí và tình hình doanh thu của quá trình hoạt động kinh doanh. Từ đó nắm bắt đợc những thông tin chính xác cung cấp kịp thời cho ban quản lý của Công ty giúp ban quản lý có cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình tài chính cũng nh tình hình hoạt động kinh doanh, để từ đó đa ra quyết định đúng đắn nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Hàng ngày, tại phòng kế toán của Công ty tập hợp các số liệu chứng từ các nghiệp vụ phát sinh đa lên từ các bộ phận để cập nhật số liệu vào máy tính.
Sơ đồ 4: Bộ máy kế toán
Kế Toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán thu nhập Kế toán giá thành Kế toán phải thu Kế toán chi Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Các chi nhánh, khách sạn
- Kế toán trởng: Có trách nhiệm giúp giám đốc tài chính đôn đốc và giám sát việc tuân thủ chế độ thể lệ về kinh tế tài chính, tổ chức và chứng kiến việc bàn giao công việc của các nhân viên kế toán.
Báo cáo chuyên đề Lê Thị Minh Th - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp báo cáo của các nhân viên kế toán để lên báo cáo tổng hợp toàn công ty, trình kế toán trởng duyệt.
-Kế toán thu nhập: Có chức năng theo dõi toàn bộ các khoản thu từ các bộ phận để tính ra doanh thu cho từng tháng, quý, năm để hạch toán lỗ lãi.
- Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và chi phí của từng bộ phận để tính giá thành cho mỗi sản phẩm dịch vụ bán ra .
- Kế toán phải thu: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu và thu nợ từ khách hàng, đồng thời đôn đốc những khách hàng có số nợ nhiều, những khản nợ khó đòi phải báo cáo ngay với kế toán trởng để lập dự phòng.
- Kế toán chi: Theo dõi tất cả các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và các chi tiêu khác trong toàn bộ công ty. Cuối hàng tháng, quý, năm tổng hợp chi phí và phân loại để báo cáo với kế toán tổng hợp.
- Kế toán thanh toán : Là ngời theo dõi tất cả các nghiệp vụ thanh toán nh: thanh toán với ngời bán, thanh toán với công nhân viên, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với cấp trên hoặc cấp dới...
- Thủ quỹ: là ngời chịu trách nhiệm vật chất về quản lý thu chi quỹ tiền mặt. Theo chế độ tài chính hiện hành, công ty đợc phép giữ lại trong quỹ tiền mặt một khoản tiền nhất định (gọi là định mức tồn quỹ) để chi tiêu cho nhu cầu th- ờng xuyên, số còn lại đợc đa vào ngân hàng. Sau khi thu - chi kế toán đóng dấu đã thu hoặc đã chi vào chứng từ để tránh nhầm lẫn, mọi khoản thu - chi phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Căn cứ vào chứng từ thu - chi để ghi sổ quỹ. Cuối ngày phải kiểm kê quỹ đối chiếu với số d trên sổ. Nếu có chênh lệch phải báo cáo ngay với kế toán tổng hợp để tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
- Thủ kho: là ngời trông coi và theo dõi tình hình biến động của hàng hoá vật dụng trong kho có nhiệm vụ nhập xuất theo nhu cầu của công ty.
- Các chi nhánh: Các chi nhánh, khách sạn thuộc Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng là những đơn vị hoạch toán độc lập, do vậy cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm kế toán các đơn vị này có trách nhiệm nộp về Công ty những bản báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị mình.
2. Tổ chức sổ sách kế toán
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Chứng từ ghi sổ, (Xem sơ
đồ số 10) do vậy về số lợng và loại sổ kế toán đợc mở phù hợp với yêu cầu của
Báo cáo chuyên đề Lê Thị Minh Th Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong cả năm (Theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm và kế toán tr- ởng phải duyệt trớc khi ghi sổ.
Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đang dùng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, và các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra đôi chiếuvới số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính.
Sổ thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp cha phản ánh đợc. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốnvà kết quả kinh doanh của công ty.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Căn cừ vào sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập các báo cáo tài chính.
Báo cáo chuyên đề Lê Thị Minh Th
Sơ đồ số 10:
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ của Công ty
Hàng ngày trên các bộ phận bán hàng các hàng
hoá dịch vụ bán ra phải xuất hoá đơn cho khách hàng. Đối với những hoá đơn Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Số đăng ký chứng từ gốc Báo cáo tài chính Bảng cân đối Số phát sinh Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu, kiểm tra
Báo cáo chuyên đề Lê Thị Minh Th Còn những hoá đơn nợ đợc chuyển ngay cho kế toán phải thu để theo dõi và đòi nợ. Riêng kế toán thu nhập phải theo dõi toàn bộ số liệu của tất cả các hoá đơn để biết đợc tổng doanh thu cho từng tháng sau đó so sánh với kế toán giá thành để kết chuyển -> xác định kết quả kinh doanh.
Cuối tháng kế toán phụ trách phần việc nào thì tổng kết số liệu và in ra để so sánh với bộ phận liên quan và lu vào sổ theo dõi.