Hạch toán các khoản trích theo lương cần các loại chứng từ như danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT. Bên cạnh đó một chứng từ không kém phần quan trọng là bảng danh sách lao động điều chỉnh mức lương, phụ cấp nộp BHXH. Các bảng này là cơ sở để kiểm tra độ chính xác của bảng thanh toán tiền lương, đồng thời kết hợp với bảng thanh toán tiền lương làm cơ sở để kế toán tính ra số BHXH, BHYT phải nộp của mỗi cán bộ công nhân viên, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: dùng để xác định số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ mà đơn vị và người lao động phải nộp trong kỳ (tháng, quí) cho cơ quan quản lý và là cơ sở để ghi sổ kế toán. Bảng kê này được lập làm 02 bản và phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan.
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH: dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả (bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp) và các khoản phải trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ)
Bảng phân bổ này được lập hàng tháng, trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thanh toán làm đêm, làm thêm giờ,…, kế toán tiền lương tiến hành tập hợp, phân loại chứng từ theo từng đối tượng sử dụng, tính toán số liệu và ghi vào các dòng, cột phù hợp. Đồng thời, căn cứ vào tỷ lệ trích KPCĐ, BHXH, BHYT và tổng số tiền lương phải trả cho từng đối tượng để tính ra các khoản phải trích theo lương và ghi vào các dòng, các cột tương ứng. Số liệu từ bảng phân bổ này được sử dụng để ghi vào các bảng kê tập hợp chi phí (sản xuất,
bán hàng, quản lý doanh nghiệp…), các sổ kế toán khác có liên quan. Đồng thời, được sử dụng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành.
Ta có thể khái quát trình tự hạch toán các khoản trích theo lương qua sơ đồ hạch toán sau:
Biểu 2.3.2: Sơ đồ kế toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ
TK 334 TK 111, 112 TK 338 TK 334 TK 111,112 TK 622, 627, 641, 642 Tính vào chi phí kinh doanh
Trừ vào thu nhập của người lao động
Số BHXH, KPCĐ chi vượt Số BHXH phải trả
Trực tiếp nộp cho CNV
Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý
được cấp Trích KPCĐ, BHYT, BHXH theo tỷ lệ quy định
Phần 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản phải