IV. Tổ chức sổ sách kế toán.
2. Đặcđiểm kinh tế kỹ thuật của công ty
2.1 Mô hình tổ chức quản lý.
Tổ chức quản lý của Công ty vật t kỹ thuật và xây dựng công trình đ- ờng thuỷ đảm bảo nguyên tắc:
- Sự chỉ đạo chỉ huy toàn diện thống nhất và tập chung nghiêm túc, chế độ một thủ trởng, chế độ trách nhiệm cá nhân tạo các mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất thông suốt.
- Phù hợp với nhiệm vụ ngắn và dài hạn, phù hợp với nhiệm vụ sản xuất, thích ứng với điều kiện sản xuất của công ty.
- Tổ chức gọn nhẹ hợp lý đảm bảo tinh giảm có hiệu quả.
- Trong tổ chức đậc biệt chú ý đến ứng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất, tổ chức lao động hợp lý.
Theo nguyên tắc đó, tổ chức quản lý của công ty đợc bố trí theo mô hình trực tiếp bởi bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo ché độ thủ trởng, đứng đầu là giám đốc ngời có quyền lực cao nhất và chụi trách nhiệm với cơ quan quản lý chức năng, với khách hàng và với toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty.Giúp cho Giám đốc là phó Giám đốc phụ trách hành chính và phó Giám đốc kinh doanh. Tiếp theo là một hệ thống các bộ phận chức năng gồm các phòng ban : Phòng kế hoạch, phòng kinh doanh,phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 1
Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh ở công ty
Giám đốc Giám đốc công ty Phó giám đốc phụ trách HC Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng TCKT Phòng tổ
chức HC Phòng kế hoạch TT Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật
Các đơn vị trực thuộc
211 Tại văn phòng công ty
Công ty vật t kỹ thuật và xây dựng công trình đờng thuỷ, là một đơn vị kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, ngành nghề kinh doanh đa dạng có tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh theo sơ đồ trên
• Ban Giám đốc:
- Giám đốc là ngời chỉ huy cao nhất, phụ trách tình hình sản xuất kinh doanh của công ty và trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán tài vụ.
Giám đốc công ty là ngời đại diện cho nhà nuớc về mặt pháp lý, vừa là đại diện cho cán bộ công nhân viên chức, quản lý theo chế độ một thủ trởng, Giám đốc có quyền định đoạt tiến hành hoạt động của công ty theo đúng chính sách pháp luật của nhà nớc và nghị quyết đại hộ công nhân viên chức toàn công ty. Giám đốc chụi trách nhiệm trớc nhà nớc và tập thể công nhân viên chức về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc công ty có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý của công ty sao cho phù hợp đảm bảo sản xuất kinh daonh có hiệu quả, đảm bảo mục tiêu: lợi ích nhà nớc, lợi ích công ty và lợi ích ngời lao động.
Giám đốc công ty ký kết hợp đồng kinh tế với bạn hàng theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. Giám đốc công ty có quyền thực hiện tự chủ về tài chính của công ty, chủ động sử dụng các loại vốn có hiệu quả nhất, tích cực cải tiến và tăng tài sản cố định, bổ sung tài sản lu động, đầu t công nghệ mới, đào tạo đội ngũ công nhân lành nghề, bảo toàn và phát tiển nguồn vốn đáp ứng nhu cầu sản
xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc chủ động sử dụng các quỹ của công ty ( Quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen thởng ) theo đúng quy định của nhà nớc để mở rộng sản xuất, cải tiến kỷ thuật, cải tiến đời sống của cán bộ công nhân viên.
Giám đốc là nguời đại diện cho công ty khi Giám đốc đi vắng có thể uỷ quyền cho phó giám đốc đại diện cho công ty đẻ tiến hành công việc.
• Phó Giám đốc có quyền hạn và trách nhiêm sau:
-Phó Giám đóc do giám đốc đề nghị và đợc cấp trên bổ nhiệm và ra miễn nhiệm. Trớc khi bổ nhiệm giám đốc phải lấy ý kiến của Hội đồng công nhân viên chức toàn công ty. Phó Giám đốc là ngơì giúp việc đắc lực của giám đốc và đợc Giám đốc phân công phụ trách những lĩnh vực công tác cụ thể trong công ty theo qui chế của bộ, của công ty.
-Phó giám đốc kinh doanh: Là những ngời giám đốc uỷ quyền chỉ đạo mọi hoạt động của các phòng và các trung tâm dịch vụ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh đợc hiệu quả, tiến hành thông suốt liên tục. Đồng thời là ngơì đợc uỷ quyền khi giám đốc đi vắng.
-Phó giám đốc phụ trách tổ chức hành chính : Là ngời tham mu, giúp việc cho giám đốc các vấn đề nhân sự, giải quyết các vấn đề nội bộ và cũng là ngời đợc uỷ quyền khi giám đốc đi vắng.
• Các bộ phận chức năng :
Bộ phận này đợc phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Giám đốc đề ra các quyết định theo dõi, hớng dẫn bộ phận sản xuất cấp dới thực hiện các quyế định và nhiệm vụ đợc phân công. Các bộ phận chức năng không những phải hoàn thành nhiệm vụ mà mình đợc giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục đạt hiệu quả cao.
+ Phòng kinh doanh: làm việc tiếp nhận các hợp đồng sản xuất, định các kế hoạch về tiền vốn cũng nh kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Trực tiếp tổ chức hoạt
+ Phòng kỹ thuật : Chụi trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến kỹ thuật, tổ chức giám định, thiết kế các sản phẩm của công ty.
+ Phòng tài chính kế toán:
Tham mu cho Giám đốc và giúp Giám đốc quản lý về mặt kế toán, thống kê tài chính trong toàn công ty.
Nhiệm vụ của phòng kế toán tài vụ:
- Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về kế toán thống kê- tài chính - Theo dõi kịp thời, liên tục các hệ thống các số liệu về sản lợng, tài sản, về tiền vốn và các quỹ hiện có tại công ty.
-Tính toán các chi phí sản xuất để kịp thời lập biểu giá thành thực hiện, tính toán lỗ lãi, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán và thông tin kế toán của nhà nớc.
-Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ.
- Lập kế hoạch giao dịch với ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời
- Thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toán kinh tế.
- Quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng quí theo qui định của nhà nớc, thực hiện kế hạch về vốn sản xuất. Hạch toán kế toán và thực hiện hạch toán các nghiệp vụ đầy đủ, quá trình vận động vật t, tiền vốn, tài sản của công ty. Lập báo cáo tài chính đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở cho Giám đốc ra các quyết định kinh doanh.
+ Phòng tổ chức hành chính: Tham mu cho giám đốc về các mặt công tác tổ chức cán bộ và nhân sự, công tác lao động tiền lơng,tổ chức các phong trào thi đua khen thởng, kỷ luật, công tác bảo vệ tự vệ.
- Nghiên cứu xây dựng cơ chế bộ máy quản lý phù hợp với từng thời kỳ sản xuất
- Nghiên cứu đánh giá năng lực cán bộ đề xuất với Giám đốc điều động, đề bạt cán bộ có năng lực phù hợp với trình độ của từng ngời.
- Xây dựng kế hoạch quy hoạch cán bộ ngắn và dài hạn
- Hệ thống và quản lý tình hình sử dụng số lao động, ngày, giờ công - Xây dựng về kế hoạch số lợng và chất lợng lao động dựa vào nhiệm vụ sản xuất, đánh giá chất lợng lao động theo tháng, quý, năm
- Giải quyết kịp thời những mất cân đối, tổ chức lao động và điều động, chuyển vị trí kịp thời của những lao động tạm thời ra trong sản xuất. - Cân đối lao đông chung toàn doanh nghiệp để có thể bổ sung thêm ng- ời khi cần thiết.
- Tổ chức các hình thức tiền lơng : Xây dựng các phơng án trả lơng khoán, lơng sản phẩm và hớng dẫn duyệt chi lơng của công ty
- Theo dõi và lập danh sách cán bộ khoa học kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật, phụ vụ công tác sắp xếp đào tạo cán bộ công nhân viên
- Thờng xuyên đánh giá thành tích của cá nhân tập thể làm cơ sở để phân loại A, B, C để tính lơng tháng . . .
+Phòng kế hoạch thị trờng: Tham gia cho giám đốc theo dõi công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh của các xí nghiệp, phân xởng, các trung tâm để phục vụ cho sản xuất kinh doanh của toàn công ty, khoản lý phơng tiện kho tàng, ph- ơng tiện vận tải và bốc xếp.
Nhiệm vụ của phòng kế hoạch thị trờng:
- Xây dựng kế hoạch tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty
- Phân bổ và lập kế hoạch hàng tháng, quý năm để Giám đốc ra quyết định điều hành trong tổ chức sản xuất.
- Điều độ sản xuẩt theo kế hoạch đã xây dựng và xử lý các yêu cầu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Lập và triển khai kế hoạch cung ứng vật t, gia công thiết bị phụ tùng thay thế, phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty đợc ổn định.
- Kết hợp với phòng tài vụ tính toán giá thành sản phẩm sao cho hợp lý.
2.1.2. Tại các đơn vị trực thuộc :
Các đơn vị trực thuộc của công ty bao gồm
- Đội xây dựng : Xây dng các công trình giao thông, công nghiệp dân dụng ( Bao gồm: Nhà xởng, đoạn, trạm giao thông đờng thuỷ nội địa )
- Trung tâm thông tin : Khai thác mạng lới thông tin liên lạc vô tuyến hữu tuyến đờng sông.
- Trung tâm dịch vụ : Với nhiệm vụ chuyên xuất nhập khẩu vật t thiết bị điện tử
- Phân xởng điện tử và phân xởng cơ khí : Chuyên sản xuất, lắp giáp các thiết bị thông tin điện tử. Thực hiện nhiệm vụ chủ yếu của công ty, là một trong những nguồn thu chính của công ty.