IV. Tổ chức sổ sách kế toán.
3. Đặcđiểm tổ chức kế toán của công ty:
Công ty vật t kỹ thuật và xây dựng công trình đờng thuỷ có đặcđiểm nổi bật là hạot động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực ngành nghề, có nhiều phân x- ởng, trung tâm trực thuộc và thực hiện chế độ quản lý phân cấp tới các đơn vị trực thuộc. Do vậy bộ máy kế toán đợc tổ chức theo mô hình nửa tập chung, nửa phân tán. Công tác kế toán đợc tập chung ở văn phòng công ty, còn ở các đơn vị
chung nộp báo cáo lên văn phòng công ty, nhờ vậy kế toán nắm bắt đợc toàn bộ thông tin, từ đó kiểm tra đánh giá, chỉ đạo thống nhất của kế toán trởng cùng chụi sự lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán chi phí,TS, giá thành Kế toán thanh toán Phó phòng KT tổng hợp Kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán thanh toán lương Kế toán quỹ
Bộ phận kế toán công ty gồm 5 ngời: Mỗi ngời có một chức năng nhiệm vụ riêng
• Kế toán trởng:
Là ngời giúp viếc cho giám đốc và công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chụi trách nhiệm trớc cấp trên về chấp hành luật pháp thể lệ, chế độ tài chính hiện hành và là ngời kiểm tra tình hình hạch toán, kiểm tra về tình hình tài chính kế toán, về vốn và huy động vốn. Kế toán trởng có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả khai thác các khẳ năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và tình diện để ban Giám đốc ra quyết định kinh doanh. Kế toán trởng còn tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch tài chính của công ty.
Kế toán trởng còn là ngời nghi sổ, đăng ký chứng từ nghi sổ và sổ cái, lên bảng cân đối phát sinh, lập các báo cáo quyết toán và cũng là ngời tham mu cho Giám đốc về việc sử dụng chế độ quản lý của nhà nớc ban hành phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
• Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán:
Làm công tác tổng hợp cùng với kế toán trởng lập báo cáo kế toán, cuối tháng lập bảng tổng hợp tình hình doanh thu, kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp nộp cục thuế Hà Nội, lập chứng từ để nghi sổ tổng hợp.
• Kế toán thanh toán :
Là ngời tính lơng để trả cho công nhân viên và phân bổ tiền lơng, BHXH, Kinh phí công đoàn và các đối tợng tính giá thành, theo dõi về doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ của khách hàng, việc thanh lý hợp đồng đối với từng khách hàng, theo dõi các khoản thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng và thanh toán xuất nhập khẩu.
• Kế toán vật liệu –tài sản cố định: Kế toán quỹ tiền gửi, kho Kế toán trưởng Kế toán Thanh Toán Kế toán Chi phí, giá Thành Thủ quỹ Kế toán các đơn vị trực thuộc Phó Phòng KT TH Kế toán Thanh toán lư ơng
Theo dõi tình hình nhập, xuất vật t,tài sản cố định trong kỳ, tính khấu hao tài sản cố định, tập hợp chi phí phát sinh trong sản xuất để tập hợp tính giá thành.
• Thủ quỹ :
Là ngời quản lý số lợng tiền mặt tại công ty, chụi trách nhiệm thu tiền bán hàng, các khoản thu khác và chi tiền mặt, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt. 4. Sổ sách kế toán : • Sổ kế toán tổng hợp gồm: -Sổ cái - Sổ đăng ký chứng từ nghi sổ • Hệ thống báo cáo:
- Đối với các đơn vị : Báo cáo gửi lên văn phòng công ty hàng tháng gồm: Báo cáo quỹ tiễn mặt, vật t, hàng hoá tồn kho và kết quả bán hàng từng tháng.
- Tại văn phòng công ty: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo quyết toán thuế, báo cáo kết quả kinh doanh,báo cáo lu chuyển tiền tệ và các báo cáo thống kê khác.
• Quản lý chứng từ thanh toán tiền lơng:
Mọi chứng từ thanh toán về tiền lơng phải đủ các thủ tục sau mới đảm bảo tính pháp lý để duyệt chi lơng.
-Xác nhận của các bộ phận chức năng có liên quan đến chứng từ thanh toán (nếu có)
-Duyệt Giám đốc
Trờng hợp các đơn vị không thống nhất chứng từ thanh toán tiền lơng thì Giám đốc có quyền quyết định cao nhất duyệt ký chứng từ thanh toán lơng.
Phòng tài vụ chỉ duyệt chi thanh toán tiền lơng cho các đơn vị làm đầy đủ các thủ tục nói trên.
II-Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại : Công ty vật t kỹ thuật và xây dựng công trình đờng thuỷ.
1-Đặc điểm lao động của công ty.
Trong những năm qua, để cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả công ty đã dần dần từng bớc ổn định đội ngũ cán bộ quản lý và kỹ thuật trong các phòng ban phân xởng một cách hợp lý.
Công ty đã thực hiện chế độ tiền lơng trả theo thời gian cho bộ phận quản lý tại văn phòng công ty, lơng khoán sản phẩm đối với bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất và thực hiện tiền lơng khoán cho bộ phận kinh doanh, ngoài ra công ty còn thực hiện tiền lơng theo cách phân loại A, B , C để khuyến khích ngời lao động giỏi, vận động công nhân làm việc thêm ca. giờ . . .
Việc trả lơng theo định mức khoán sản phẩm tại công ty ở các đơn vị trực tiếp sản xuất thay cho việc trả lơng theo thời gian trớc đây là kích thích sử dụng hết công suất máy móc, khai thác khẳ năng tiềm tàng của mỗi công nhân, làm ra nhiều sản phẩm cho xã hội, thu nhập của ngời lao động cao, đem lai lợi nhuận cho công ty.
Từ chỗ đội ngũ cán bộ công nhân viên chỉ có 68 ngời và tất cả trình độ còn cha đợc cao, non kém, bộ phận quản lý lên đến 12 nguời. Nay công ty đã có độ ngũ công nhân viên đông đảo, lên đến 650 nguời. Đội ngũ công nhân tích cực lao động, có trình độ chuyên môn cao, kỹ thuật giỏi, sử dụng thành thạo các máy móc hiện đại.
Bảng số1 :Bảng thống kê lao động ở công ty
1. 2. 3.
Nhân viên quản lý doanh nghiệp. Công nhân trực tiếp sản xuất.
Nhân viên kinhdoanh tại các trung tâm 29 500 121 4,46% 76,92% 18,62% Tổng cộng 650 100% Bảng số :2 Bảng phân tích chất lợng lao động tháng 1/2002
STT Loại lao dộng Độ tuổi Trình độ
12 2 3 4 5 Giám đốc Phó giám đốc Trởng phòng
Nhân viên kinh doanh
Công nhân trực tiếp sản xuất
6 0 52 4 6 2 9 2 6 Cử nhân Cử nhân Cử nhân Cử nhân Tốt nghiệp PTTH
Lực lợng lao động của công ty đợc phân thành :
- Lao động thuộc khối văn phòng công ty : Đây là bộ phận lao động gián tiếp với chức năng gián tiếp phục vụ sản xuất, kinh doanh của công ty. Tiền l- ơng và các khoản trích theo lơng của bộ phận hạch toán vào chi phí giá thành- Đợc hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp
- Lao động trực tiếp : Là lực lợng lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm. Bao gồm phân xởng điện tử, phân xởng cơ khí, xởng máy chuyên ngành và đội xây dựng. Tiền lơng và các khoản trích theo lơng của bộ phận này khi tập hợp vào chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm thì đợc hạch toán vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp.
-Bộ phận quản lý phục vụ sản xuất trực tiếp tại phân xởng : Đây là bộ phận gián tiếp phục vụ sản xuất tại phân xởng. Tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở bộ phận này khi tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành thì đợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung.
-Tại các trung tâm kinh doanh: Do đặc tính kinh doanh, vì vậy tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở bộ phận này hạch toán vào chi phí bán hàng.