Căn cứ vai trò , tác dụng của nguyên vật liệu , công ty phân loại thành:
- Nguyên vật liệu chính: đây là loại đợc sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm nh ; sắt thép , tôn, dầu diesel...
- Nguyên vật liệu phụ : gồm những nguyên vật liệu không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất mà chỉ làm thay đổi hình dáng bên ngoài của sản phẩm . Thuộc loại này gồm có : sơn , que hàn,cát , ôxi...
Tơng ứng với cách phân loại này , kế toán công ty đã sử dụng hai tài khoản cấp hai:
- Tài khoản 1521 : nguyên vật liệu chính - Tài khoản 1522 : nguyên vật liệu phụ. 2.2.2.2. Phân loại công cụ dụng cụ tại công ty
Đối với công cụ dụng cụ công ty không tiến hành phân loại chúng , tất cả công cụ dụng cụ đợc theo dõi chung kể cả công cụ phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất cũng nh phục vụ cho bộ phận quản lí văn phòng. Do vậy , không có sự tách biệt rõ ràng giữa chi phí sản xuất chính và chi phí quản lí doanh nghiệp ở yếu tố công cụ dụng cụ xuất dùng . Tuy nhiên công cụ dụng cụ đợc đặt theo mã để thuận tiện cho công tác quản lí.
2.2.2.3.Đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ
Hiện nay công ty đang sử dụng thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ nên giá mua ghi trên hoá đơn GTGT ( trong trờng mua hàng có hoá đơn GTGT) là giá trớc thuế.
Giá thực tế NVL Giá mua ghi trên hoá đơn GTGT CCDC nhập kho ( giá trớc thuế VAT)
Đối với chi phí vận chuyển và chi phí bốc dỡ đợc tính vào giá thành thực tế của nguyên vật liệu.
Ví dụ : Hoá đơn bán hàng 130 ghi:
Tên mặt hàng : VL Thép C45 D 200 Số lợng : 6.800kg
Đơn giá : 4900kg
Chi phí vận chuyển thuê ngoài :2.000.000đ Giá trị thực tế nguyên vật liệu là :
6.800 x 4.900 + 2.000.000 = 35.320.000đ
• Đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho.
Khi xuất nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ để sản xuất , kế toán tính giá thực tế nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ theo phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền tức thời trớc mỗi lần xuất . Theo phơng pháp này , trớc mỗi lần xuất , kế toán tính tổng số tiền của nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ d đầu kì ( nếu có ) và những lần xuất đó rồi lấy tổng đó chia đó chia cho tổng số lợng của d dầu kì ( nếu có ) và những lần nhập trớc lần xuất đó ta đợc đơn giá cho lần sản xuất sau đó . Nếu lần xuất đó cha xuất hết số tồn và nhập đó thì số còn lại coi nh số tồn để thực hiện tính đơn giá xuất kho cho lần sau . Những lần xuất sau tính tơng tự nh lần xuất trớc.
Do đó khi xuất nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ để sản xuất ta tính đợc tính ngay giá trị thực tế nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ xuất kho mà không phải đợi đến cuối kì kế toán . Khi xuất kho nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ kế toán
Vũ Đức Anh- QTB2*K6 Trang 8 -
có thể theo dõi đợc cả chỉ tiêu số lợng và số tiền ( việc tính toán trên đợc thực hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ đối với từng thứ , từng loại).
Theo phơng pháp bình quân gia quyền , trị giá thực tế nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ đợc tính nh sau :
Giá đơn Trị giá thực tế NVL-CCDC + Trị giá thực tế NVL- CCDC vị bình tồn đầu kì nhập trong kì
quân Số lợng NVL- CCDC + Số lợng NVL- CCDC tồn đầu kì nhập trong kì
Trị giá thực tế NVL Số lợng NVL – CCDC x Giá đơn vị CCDC xuất kho xuất trong kì bình quân
Ví dụ : cuối tháng 1 năm 2005 Cáp lụa D20 tồn kho 987 kg với giá 14.500đ/kg
Trong tháng 2 năm 2005 :
- Ngày 12/2 nhập 152kg , đơn giá14.500đ/kg. - Ngày 14/2 nhập 100kg , đơn giá 15.000đ/kg. Trị giá thực tế Cáp lụa D20 xuất kho đợc tính nh sau :
Giá đơn vị = (14.500 x 987 ) + (152 x14.500) + (100 x15.000) 14.540đ/kg
Vậy trị giá thực tế xuất kho ngày 25/2 : 120 x 14.500 = 1.744.800đ
Trị giá Cáp lụa D20 còn tồn từ lần xuất ngày 25/ 2: ( 987 + 152 + 100 - 120 ) x 14.500 = 16.270.260đ. đợc dùng cho lần tính giá thực tế lần sau .
=
2.2.3.Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ. 2.2.3.1 Thủ tục nhập kho vật liệu:
• thủ tục nhập kho vật liệu : - Hợp đồng kinh tế
- Phiếu báo kết quả kiểm tra chất lợng - Biên bản kiểm kê vật t
- Biên bản nghiệm thu
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu nhập
Nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho Công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài . Nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty phần lớn đợc mua qua phơng thức thanh toán trả chậm , trả trực tiếp bằng tiền mặt , tiền tạm ứng và bằng chuyển khoản ( séc...).
Nhu cầu nhập nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ do phòng kế hoạch vật t lập kế hoạch , sau khi đợc duyệt kế hoạch phòng kế hoạch vật t giao cho bộ phận tiếp liệu của công ty mua theo kế hoạch đợc duyệt . Bên cung cấp sẽ viết hóa đơn và một liên giao cho bộ phận tiếp liệu của công ty .
Tất cả các nguyên liệu nhập đều phải qua sự kiểm nhận của các bộ phận liên quan . Phòng KCS sẽ kiểm nhận về chất lợng và viết phiếu báo kết quả kiểm tra chất lợng . Hội đồng nghiệm thu công ty sẽ kiểm nhận về số lợng hàng tại hiện trờng hoặc biên bản kiểm nhận vật t , hội đồng nghiệm thu bao gồm đại diện các phòng vật t , kế toán , phòng KCS và đại diện bên bán .
Sau khi tiến hành đầy đủ thủ tục trên phòng vật t sẽ căn cứ vào các biên bản trên và hoá đơn GTGT để viết phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên :
- 1 liên kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ giữ lại - 1 liên đa xuống thủ kho
- 1 liên lu ở chứng từ gốc phòng vật t.
Vũ Đức Anh- QTB2*K6 Trang 8 -
Sau khi nhận phiếu nhập kho cán bộ tiếp liệu đem xuống giao cho thủ kho , thủ kho sau khi xem xét tính phù hợp của phiếu sẽ tiến hành nhập kho và kí vào phiếu nhập kho .
Trờng hợp ban kiểm nghiệm phát hiện nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mua về không đúng không đảm bảo chất lợng , chủng loại... thì ghi vào biên bản số nguyên liệu này không nhập , chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo .
Ví dụ :
Trích số liệu thực tế minh họa cho quá trình nhập kho ở công ty PTS Hải Phòng trong tháng 2 năm 2005.
Trong tháng 2 /2005 tất cả hoá đơn về nhập kho vật t đã phù hợp với kế hoạch đề ra . Do đó , thủ tục nhập kho đợc thực hiện một cách dễ dàng.
Công ty mua hàng của công ty TNHH Nguyễn Thanh và doanh nghiệp TN Hùng Cờng hoá đơn nhận đợc từ ngời bán nh sau :
Ngày 05 tháng 02 năm 2005 hoá đơn số 009728 của công ty TNHH Nguyễn Thanh và hoá đơn 0097259 của doanh nghiệp t nhân Hùng Cờng về , khi phòng KCS nhận đợc hoá đơn và xuống kho cùng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm vật t . Kết quả kiểm nghiệm đợc nh sau :