Phân tổ theo một tiêu thức là cách phân tổđơn giản nhất và cũng thường được sử dụng nhất.
Cách tiến hành phân tổ, thường theo các bước sau:
+ Chọn tiêu thức phân tổ:
Chọn tiêu thức để phân tổ là vấn đề mang tính cốt lõi của phân tổ thống kê, vì phân tổ theo các tiêu thức khác nhau sẽ đáp ứng những mục đích nghiên cứu khác nhau, biểu hiện các khía cạnh khác nhau của tập hợp thông tin. Phải căn cứ vào mục đích nghiên cứu và bản chất của hiện tượng để xác định tiêu thức phân tổ cho phù hợp, đồng thời cần phải xét đến điều kiện cụ thể của hiện tượng.
+ Xác định số tổ và khoảng cách tổ:
Số lượng tổ phụ thuộc vào số lượng thông tin và phạm vi biến động của tiêu thức nghiên cứu. Lượng thông tin càng nhiều, phạm vi biến động của tiêu thức càng lớn thì càng phải phân làm nhiều tổ.
- Phân tổ theo tiêu thức thuộc tính.
Ởđây sự khác nhau giữa các tổđược biểu hiện bằng sự khác nhau giữa các loại hình. Nếu các loại hình tương đối ít, ta có thể coi mỗi loại hình là một tổ, tức là có bao nhiêu loại hình sẽ có bấy nhiêu tổ. Trường hợp số loại hình thực tế có nhiều, nếu như coi mỗi loại hình là một tổ thì số tổ sẽ quá nhiều, không thể khái quát chung được, cũng như không nêu được đặc điểm khác nhau giữa các tổ, cho nên cần phải ghép những loại hình giống nhau hoặc gần giống nhau vào cùng một tổ.
- Phân tổ theo tiêu thức số lượng.
Phân tổ theo tiêu thức số lượng là phân các đơn vị của tổng thể có lượng biến tương ứng với trị số khác nhau của tiêu thức phân tổ vào các tổ khác nhau.
Trường hợp sự biến thiên về lượng giữa các đơn vị không chênh lệch nhau nhiều và lượng biến thiên của tiêu thức phân tổ chỉ thay đổi trong phạm vi hẹp và biến động rời rạc như số lượng người trong gia đình, sốđiểm kết quả học tập của học sinh, số máy do công nhân phụ trách, v.v... thì có thể mỗi lượng biến là cơ sởđể hình thành một tổ, hoặc ghép một số lượng biến vào một tổ tùy theo đặc tính của hiện tư- ợng và mục đích nghiên cứu. Ví dụ: Phân tổ học sinh theo điểm kết quả học tập, ta có thể phân thành 10 tổ hoặc phân thành 5 tổ: Yếu, kém, trung bình, khá và giỏi.
Trường hợp lượng biến của tiêu thức biến thiên lớn, nếu mỗi lư- ợng biến hình thành một tổ thì số tổ sẽ quá nhiều, đồng thời không nói rõ sự khác nhau về chất giữa các tổ. Trong trường hợp này cần chú ý tới mối liên hệ giữa lượng và chất trong phân tổ. Nghĩa là phải xem sự thay đổi về lượng đến mức độ nào thì bản chất của hiện tượng mới thay đổi và làm nảy sinh ra tổ khác. Như vậy mỗi tổ sẽ bao gồm một phạm vi lượng biến, có hai giới hạn: Giới hạn dưới là lượng biến nhỏ nhất và giới hạn trên là lượng biến lớn nhất của tổ; nếu vượt quá giới hạn này thì chất lượng thay đổi và chuyển sang tổ khác. Trị số chênh lệch giữa giới hạn trên và giới hạn dưới của mỗi tổ gọi là khoảng cách tổ (khoảng cách tổ có thể bằng nhau hoặc không bằng nhau).
Việc xác định khoảng cách tổ đều nhau hay không đều nhau là phải căn cứ vào đặc điểm của hiện tượng nghiên cứu. Phân tổ phải đảm bảo các đơn vị phân phối vào một tổ đều có cùng một tính chất và sự khác nhau về lượng giữa các tổ phải nêu rõ sự khác nhau về chất giữa các tổ. Trong thực tế, sự thay đổi về lượng của các bộ phận trong hiện tượng thường không diễn ra một cách đều đặn. Do đó trong rất nhiều trường hợp nghiên cứu phải phân tổ theo khoảng cách tổ không đều nhau. Riêng đối với các hiện tượng tương đối đồng nhất và lượng biến trên các đơn vị thay đổi một cách đều đặn, thì thường phân tổ với khoảng cách tổđều nhau. Cách phân tổ này tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận dụng các công thức toán học và dễ dàng trình bày số liệu trên các đồ thị thống kê. Việc phân tổ với khoảng cách tổđều nhau tương
đối đơn giản và trị số khoảng cách tổđược xác định như sau:
Lượng biến lớn nhất – Lượng biến nhỏ nhất Khoảng cách tổ =
Số tổ cần thiết
+ Phân các đơn vị vào các tổ tương ứng:
Căn cứ vào lượng biến của từng đơn vịđể phân đơn vịđó vào tổ có trị số của tiêu thức theo khoảng cách tổ phù hợp đã được xác định ở trên.
+ Xác định tần số phân phối:
Trên cơ sở số liệu đã phân tổ dễ dàng xác định được số đơn vị (tần số) của từng tổ. Hiện nay máy tính có thể giúp ta xác định các đại lượng trong phân tổ một cách rất thuận tiện và nhanh chóng.