Vũ Đình Tam Trưởng phòng bảo vệ Trưởng ban
Đào Thị Mai Phó phòng kĩ thuật Ủy viên Nguyễn Văn Dũng N/V P.TCHC Ủy viên Đỗ Thị Bích Thu Bác sĩ N/V P.TCHC Ủy viên Chu Văn An N/V Ban bảo vệ Ủy viên ( nguồn: quyết định số 05/ QĐ CPCSHN)
Nhiệm vụ của đoàn kiểm tra 5S là kiểm tra theo kế hoặch, kiểm tra đột xuất các đơn vị thực hiện 5S., báo cáo với Giám đốc công ty kết quả kiểm tra, đề xuất với Giám đốc động viên khen thưởng các đơn vị thực hiện tốt 5S, phạt các đơn vị chưa thực hiện tốt 5S theo quy định của công ty. Đoàn kiểm tra 5S làm việc trên nguyên tắc dân chủ tập trung và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được giao.
Để thực hiện 5S hiệu quả, công ty rất chú trọng về việc đào tạo nhận thức thực hiện 5S. Công ty đã cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong Ban 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức có uy tín. Cụ thể là ban 5S
của công ty tham gia khóa học Kaizen-5S của trung tâm hỗ trợ kỹ thuật doanh nghiệp Việt Nam. Đồng thời, công ty mời ngài Hajime Suzuki, chuyên gia VJCA,VJCC Hà Nội về trình bầy thực hiện 5S ở các doanh nghiệp ở Nhật.
2.2.2 Thông báo chính thức của lãnh đạo công ty
Công ty thông báo chính thức đến toàn thể công nhân viên về thực hiện 5S. Công ty phổ biến nội quy thực hiện 5S. Toàn thể CNV trong công ty phải thực hiện 5S trước và sau giờ làm việc từ 5 đến 10 phút. Ngày thực hiện 5S vào thứ năm hằng tuần. Từ 14h 30 đến 15h 00 toàn thể CBCNV trong công ty phải tiến hành thực hiện 5S. Sau đó ban 5S lần lượt tiến hành kiểm tra từng đơn vị và đánh giá cho điểm theo tiêu chí. Kết quả kiểm tra được báo cáo với giám đốc và chế độ thưởng phạt được áp dụng trong việc xét thi đua hàng tháng của công ty.
Để tuyên truyền cho công nhân viên về việc thực hiện 5S , công ty xây dựng một áp phích lớn giới thiệu về 5S. Ở từng phòng ban, phân xưởng đều có các biểu ngữ về 5S. Đồng thời ban 5S cũng tiến hành phát tài liệu 5S đến các phòng ban để mõi người có kiến thức cơ bản.
2.2.3 Mõi người tiến hành tổng vệ sinh
Sau khi thông báo chính thức đến toàn công ty về việc áp dụng thực hiện 5S, ban 5S phát động cuộc tổng vệ sinh toàn công ty. Thời gian ấn định cuộc tổng vệ sinh là chủ nhật đầu tiên của tháng 7. Chọn tổng vệ sinh vào thời gian này vì đây là giai đoạn các đơn hàng của công ty đã thực hiện xong hết, công việc không còn bận như giai đoạn đầu năm. Tới nay công ty thực hiện tổng vệ sinh được 1 lần vào tháng 7- 2007. Tổng vệ sinh được giám đốc ra quyết định thực hiện, yêu cầu toàn bộ phòng ban và các cán bộ nhân viên đều phải tham gia. Để dễ dàng cho việc thực hiện tổng vệ sinh, ban 5S lập sơ đồ mặt bằng toàn công ty. Theo đó, toàn công ty chia làm 13 khu vực bao gồm: nhà ăn, phân xưởng gò,
phân xưởng cán, tổ cơ điện, xưởng EVA, phân xưởng cắt, phân xưởng may, phòng kĩ thuật và mẫu, phòng kế hoặch vật tư và kho, phòng kinh doanh và kho, phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán, ban bảo vệ. Mỗi khu vực có trách nhiệm thực hiện tổng vệ sinh.
Ban 5S đề xuất mua các dụng cụ cần thiết để thực hiện 5S như máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau,… và phát cho các khu vực. Quá trình này phải liệt kê đầy đủ các dụng cụ cần thiết cho buổi tổng vệ sinh về số lượng và chủng loại phù hợp với từng khu vực, xác định rõ người chịu trách nhiệm chuẩn bị, quy định vị trí lưu trữ các đồ dùng trên.
2.3.4 Thực hiện 5S
Quá trình thực hiện 5S ở công ty của phần cao su Hà Nội được thực hiện một cách hết sức bài bản Trong nội qui 5S, công ty nêu rõ nhiệm vụ thực hiện từng S thực hiện như sau:
Sẵn sàng: Sẵn sàng nhận nhiệm vụ của giám đốc và tổ chức phân công theo đúng chức năng nhiệm vụ của mình. Tuyên truyền cho toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong công ty thấu hiểu chức năng của từng cá nhân, luôn sẵn sàng trong công tác phục vụ sản xuất kinh doanh.
Sàng lọc: Sàng lọc những việc cần thiết phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty, không lãng phí vào những việc không cần thiết. Phân biệt những thứ cần dùng và những thứ không cần dùng, những thứ không cần dùng có thể hủy bỏ sau khi được giám đốc cho phép.
Sắp xếp: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Những thứ giữ lại phải để cho gọn gàng, ngăn nắp.
Sạch sẽ: thường xuyên làm vệ sinh sạch sẽ đối với những đồ vật đã để ngay ngắn, đảm bảo vệ sinh trong và ngoài phân xưởng.
Săn sóc: Lãnh đạo luôn quan tâm, săn sóc chỉ đạo các bộ phận trong công ty hoàn thành tốt công việc. Phải duy trì thường xuyên , lâu bền trở thành thói quen thực hiện các yêu cầu chỉnh đốn hiệu quả công việc.
Bên cạnh đó, công ty hướng dẫn thực hiện 5S. Cụ thể, nội qui thực hiện 5S được phổ biến đến toàn thể cán bộ, công nhân viên các phòng ban, phân xưởng trong toàn công ty. Hàng tuần, tất cả các phòng ban, phân xưởng dành 30 phút chiều thứ 5 đôn đốc cán bộ công nhân viên kiểm tra lại việc thực hiện 5S tại đơn vị mình trên cở sở sử dụng bảng kiểm tra.
Đối với việc thực hiện Sàng lọc, từng phòng ban, phân xưởng có tiêu chuẩn sàng lọc khác nhau tùy vào điều kiện của từng nơi. Các phân xưởng, tiến hành sàng lọc những bán thành phẩm, nguyên liệu chưa dùng đến để tiến hành cất giữ trong kho. Những thành phẩm cho đơn hàng hiện tại sẽ ưu tiên để nơi thuận tiện để tiến hành kiểm hàng hoặc xuất hàng, Với những thành phẩm thừa của những đơn hàng trước, nếu không cần thiết cho đơn hàng sau thì trình giám đốc tiến hành thanh lí. Ở các phòng ban, các tài liệu liên quan đến các đơn hàng đã xuất sẽ được lưu trữ trong tủ hồ sơ. Các tài liệu của đơn hàng hiện tại để tại nơi làm việc.
Đối với việc thực hiện Sắp xếp, trên cơ sở Sàng lọc thì các phòng ban thực hiện Sắp xếp một cách hợp lí. Các phân xưởng để các nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm gọn gang thuận tiện cho việc sử dụng khi cần thiết. Các phòng ban Sắp xếp tài liệu khoa học. Các đơn hàng đều có kí hiệu riêng và được sắp xếp vào cặp tài liệu. Tài liệu do ai phụ trách sẽ trách nhiệm sắp xếp cho hợp lí sao cho thuận tiện với công việc của mình.
Đối với việc thực hiện 5S, các phòng ban tiến hành vệ sinh nơi làm việc trước và sau giờ làm việc từ 5 đến 10 phút. Để thực hiện vệ sinh một cách hiệu
quả, các phòng ban, phân xưởng chia thành các nhóm. Mỗi nhóm tiến hành vệ sinh một ngày trong tuần để đảm bảo rằng ai cũng phải vệ sinh Các phân xưởng, tiến hành vệ sinh máy móc, từng phân xưởng khác nhau có cách vệ sinh khác nhau do máy móc sử dụng có đặc tính khác nhau.
Đồng thời trong quá trình thực hiện 5S, ban 5S thường xuyên nhắc nhở kiểm tra để nâng cao hiệu quả 5S
2.2.5 Đánh giá 5S định kỳ
Theo nội qui của công ty, vào các thứ 5 hàng tuần, ban 5S tiến hành kiểm tra toàn thể các đơn vị về việc thực hiện 5S. Ban 5S chấm điểm cho các phòng ban theo bảng tiêu chí đánh giá kết quả. Theo bảng này, ban 5S đánh giá quá trình thực hiện 5S theo từng S, mõi chữ S đều có 5 mục đánh giá tương ứng với 5 câu hỏi. Đạt được 1 câu hỏi sẽ được 2 điểm, đạt được 1 chữ S sẽ được 10 điểm, thực hiện tốt 5S sẽ đạt 50 điểm. Nội dụng cụ thể của bảng tiêu chí đánh giá được trình bầy ở bảng 2.2
Khi ban 5S kiểm tra xong và đánh giá kết quả thực hiện 5S của các đơn vị, tổng hợp số điểm của 5 nội dung sẽ được phân ra các mức sau:
Từ 1-24 điểm: Mức yếu ( sẽ áp dụng quy định phạt)
Từ 24- 34 điểm: Nhắc nhở ( Nhắc nhở đến lần thứ 2, từ lần thứ 3 trở lên trong tháng sẽ áp dụng quy định phạt).
Từ 35- 39 điểm: đạt yêu cầu.
Từ 40-45 điểm: Biểu dương.
Từ 45-50 điểm: Biểu dương xuất sắc.
Sau các buổi kiểm tra vào thứ năm hàng tuần, ban 5S tổng kết lại kết quả k vào bản báo cáo kết quả kiểm tra 5S từng thứ 5 hàng tuần. Bản báo cáo ghi nhận vi phạm của các phòng ban, phân xưởng về việc thực hiện 5S. Bản báo cáo phải
được sự thống nhất 100% các thành viên trong ban 5S. Nội dụng cụ thể bản báo cáo trình bầy dưới dạng bảng sau:
Bảng 2.3 Báo cáo kết quả kiểm tra 5S theo tuần