I. Giới thiệu khái quát về công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty
Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình trong từng giai đoạn, công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Cơ cấu này tạo sự quản lý chặt chẽ bằng việc sử dụng bộ máy chức năng và bằng sự thực hành của các đơn vị cơ sở.Vì hạch toán kinh doanh độc lập nên công ty có đầy đủ các phòng ban bộ phận có sự liên kết chặt chẽ, hỗ trợ nhau trong hoạt động, vừa đảm bảo sự liên kết tơng hỗ, vừa đảm bảo tính độc lập.
Với bộ máy gọn nhẹ tiết kiệm đợc chi phí và thông tin đợc truyền đi nhanh, chính xác, luôn bám sát xử lý nhanh chóng biến động thị trờng tạo ra sự năng động tự chủ trong kinh doanh và sử dụng tối đa năng lực của từng cá nhân tạo nên một ê kíp làm việc có hiệu quả.
Giám đốc: ngời đứng đầu công ty đảm nhiệm công việc tổ chức, quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, ra quyết định cuối cùng, thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi của công ty trớc pháp luật và cơ quan quản lý Nhà nớc .
Ngoài ra còn một phó giám đốc là ngời giúp giám đốc lên kế hoạch, chỉ đạo, giải quyết các công việc thay mặt giám đốc khi cần thiết .
− Xây dựng kế hoạch kinh doanh, phơng án kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ đợc giao và nhu cầu thị trờng.
− Thực hiện việc kiểm tra thờng xuyên đối với mọi hoạt động của công ty: lao động, tài chính, nhân sự
− Quan hệ giao dịch với khách hàng, với nhà cung cấp
− Thu thập, phân tích những thông tin liên quan cần thiết với hoạt động kinh doanh của công ty
− Đợc quyền thay mặt giám đốc ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá và các hợp đồng kinh tế khác khi có sự uỷ quyền.
* Phòng tổ chức hành chính
− Thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác : tổ chức, hành chính, lao động, tiền lơng, bảo vệ và các chế độ chính sách đối với ngới lao động theo quy định của Nhà nớc.
− Tuyển chọn đào tạo nhân viên, nâng cao trình độ chuyên môn cho từng cán bộ và sắp xếp họ vào những vị trí thích hợp
− Quản lý định mức lao động và tiền lơng đảm bảo sự chính xác, công bằng cho ng- ời lao động.
− Thực hiện công tác thông tin, báo chí, tuyên truyền đến toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty.
− Chuẩn bị hội nghị, các cuộc họp thờng kỳ và bất thờng, sắp xếp lịch làm việc, đón tiếp khách.
− Tổ chức quản lý việc sử dụng và bảo vệ tài sản trang thiết bị của công ty.
− Quản lý con dấu theo quy định của Nhà nớc và pháp luật. * Phòng kinh doanh
− Có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến lợc kinh doanh sao cho có hiệu quả cao
− Thờng xuyên kiểm tra, theo dõi mọi hoạt động kinh doanh để kịp thời đa ra các biện pháp xử lý tốt nhất.
− Đánh giá xem xét nhu cầu thị trờng, khai thác thu thập và xử lý thông tin về thị tr- ờng
− Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh để giúp ban giám đốc đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn
− Tổ chức khai thác nguồn hàng nhằm tìm kiếm nguồn hàng tốt nhất, phù hợp và đem lại hiệu quả cao nhất.
− Thực hiện các công việc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh: quảng cáo, tiếp thị... * Phòng kho vận
− Tiếp quản hàng hoá nhập về của công ty sao cho đủ về số lợng, đúng về chất lợng.
− Bảo quản hàng hoá theo đặc tính lý hoá học của hàng hoá bảo đảm hàng bán ra luôn đạt chất lợng tốt nhất.
− Dự trữ đủ lợng hàng cần thiết đảm bảo luôn có đủ hàng hoá cho hoạt động của công ty ngay cả trong những trờng hợp bất thờng
− Xuất hàng đủ và đúng về số lợng chất lợng, mặt hàng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
− Thực hiện các nghiệp vụ phân loại, đóng gói, hoàn thiện sản phẩm, nâng cao giá trị sử dụng của hàng hoá
− Thờng xuyên tiến hành kiểm tra hàng hoá trong kho, điều kiện môi trờng của kho, các trang thiết bị phục vụ cho công tác kho để luôn đảm bảo cho hoạt động của kho đợc tốt.
− Quản lý và thực hiện tốt các phiếu xuất kho, nhập kho và giấy tờ liên quan khác. *Phòng kế toán tài vụ:
− Có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty theo tháng, quý, năm.
− Lập báo cáo tài chính của năm để từ đó đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty trong năm đó.
− Theo dõi về mọi mặt hoạt động kinh doanh của công ty một cách chính xác thông qua các số liệu baó cáo.
− Cung cấp các số liệu, các báo cáo cần thiết cho các hoạt động quản lý điều hành, lập kế hoạch, xây dựng phơng hớng chiến lợc của công ty
− Theo dõi, kiểm soát, điều chỉnh kế hoạch tài chính và mọi hoạt động tài chính của công ty.
* Tổ bán hàng
Là bộ phận trực tiếp tiếp xúc với khách hàng vì vậy tổ bán hàng là một phần quan trọng đóng góp vào sự thành công trong hoạt động kinh doanh của công ty. Tiêu thụ hàng hoá của công ty theo mức giá và theo mọi quy định của công ty.
Mậu dịch viên còn có nhiệm vụ quan trọng là tiếp nhận những thông tin phản hồi từ khách hàng để từ đó giúp công ty có những thay đổi trong quyết định, chính sách, chiến lợc sao cho phù hợp với tình hình thực tế và đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn.
Sơ đồ bộ máy tổ chức kinh doanh của công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ
Giám đốc
Tổ chức hành chính Kế hoạch nghiệp vụ Kế toán tài vụ
Bảo vệ Hậu cần Thủ kho Kế toán đơn Kế toán kép Phục vụ Khai thác hàng
Gian hàng I Thời trang Siêu thị Quầy ngoài gian hàng