II- những giải pháp và kiến nghị cụ thể.
1- làm tốt hơn nữa quá trình phân công và hiệp tác lao động.
Hiện nay, công tác phân công và hiệp tác lao động tại công ty cơ khí 79 đợc thực hiện tơng đối tốt, tuy nhiên vẫn còn có một số vấn đề cần quan tâm, thay đổi để phù hợp với điều kiện của của công ty và xu thế phát triển trong xã hội.
Phân công lao động : phân công lao động ở công ty cơ khí 79 hiện nay đợc thực hiện khá chặt chẽ và tơng đối tốt. Tuy nhiên, về phân công lao động theo mức độ phức tạp công việc cần có một số thay đổi để phù hợp với yêu câù của công việc.
Cụ thể :
Phân công lao động theo công nghệ : hiện nay một số vị trí trong các phòng ban đợc bố trí cha thật sự hợp lý, các vị trí đó có thể thay đổi nh sau :
Vị trí đánh máy, in văn bản, chuyển văn th theo nguyên tắc bố trí nh vậy là không phù hợp, bố trí nh vậy gây lãng phí lao động nhng do ở công ty cơ khí 79 công việc hiện nay không đòi hỏi phải có ngời có trình độ đại học ngoại ngữ. Hơn nữa việc đánh máy, in văn bản chuyển công văn giấy tờ là công việc đơn giản nên vẫn để nhân viên này đảm nhận công việc hiện tại, khi cần thiết có thể điều chỉnh lại sau.
Những vị trí còn lại nhất thiết phải có sự trong thời gian tới phải có sự điều chỉnh sắp xếp lại, bởi đây đều là những vị trí quan trọng của công ty đòi hỏi phải có ngời đúng chuyên môn đảm nhận. Nhất là vị trí phó phòng tổ chức lao động với công việc đảm nhận là định mức, tính lơng, đào tao, huấn luyện mà lại bố trí một ngời có chuyên môn kỹ thuật đảm nhận là không phù hợp. Vì vậy công ty có thể chuyển cán bộ đang đảm nhận vị trí này sang làm tại phòng kỹ thuật hoặc chyển xuống làm quản đốc phân xởng cơ khí III vì quản đốc phân xởng cơ khí III hiện là một ngời đợc đào tạo về nghiệp vụ kinh tế không phù hợp với vị trí của quản đốc. Khi chuyển cán bộ ở phòng tổ chức sang làm công việc khác công ty cần phải tuyển một ngời có nghiẹp vụ phù hợp đảm
nhận bằng cách liện hệ với một số trờng đại học nh trờng Kinh Tế Quốc Dân để xin sinh viên chuyên ngành quản trị nhân lực hoặc tổ chức tuyển mộ ngời có trình độ phù hợp về đảm nhận vị trí phó phòng tổ chức.
Phòng tài vụ việc bố trí hai nhân viên nh ở bảng 14 là cha phù hợp, bố trí nh vậy vừa gây lãng phí lao động lại vừa không đảm bảo yêu cầu của công việc. Vì vậy nên chuyên hai vị trí ở bảng 14 cho nhau thì phù hợp hơn. Cụ thể : đa trần thị ích nên làm phó phòng và giao phó phòng hiện tại đảm nhận công việc hiện tại của trần thị ích.
Nh vậy có thể bố trí lại một số vị trí cán bộ quản lý ở công ty cơ khí nh sau :
Bảng 15 : bảng bố trí lại lao động quản lý tại công ty cơ khí 79
Tên cán bộ Vị trí đảm nhận cũ Vị trí đảm nhận mới
Ng văn giộng Phó phòng tổ chức Quản đốc phân xởng cơ khí III
Nguyễn hải yến Nhân viên văn th Nhân viên văn th Chu phơng thảo Phó phòng tài vụ Nhân viên kế toán Trần thị ích Nhân viên kế toán Phó phòng tài vụ Ng đức thuyên Quản đốc phân xởng
có khí III
Nhân viên quản lý kinh tế
Về phân công lao đông theo vai trò, chức năng : Công ty cần phân chia quyền hạn ở các phòng ban một cách rõ ràng hơn nữa để việc các phòng ban thực hiện các chức năng, nhiệm vụ một cách chồng chéo nhau gây ách tắc công việc, làm chậm qúa trình ra quyết định.
Về phân công lao động theo công nghệ : Đợc công ty thực hiện khá rõ ràng. Vì vậy, trong thời gian tới công ty cần phát huy mặt tích cực này.
2-Cần làm tốt công tác tổ chức nơi làm việc tạo điều kiện làm việc cho lao động quản lý :
Việc bố trí nơi làm việc có khoa học có vai trò quan trọng trong công tác tổ chức lao động khoa học. Với việc bố nơi làm việc có tính khoa học sẽ giúp cho công ty tiết kiệm đợc thời gian hao phí của lao động quản lý và tăng hiệu quả làm việc của lao động quản lý.
Hiện nay, việc bố trí các phòng ban cũng nh bố trí các phơng tiện vật chất trong các phòng ban trong khu văn phòng so với điều kiện hiện có của công ty là khá thuận lợi và hợp lý. Tuy nhiên, việc khu văn phòng đợc bố trí ngay gần các phân xởng là cha thực sự hợp lý vì các phòng ở tầng I bị ảnh h- ởng rất lớn bởi tiếng ồn của các phân xởng khi các phân xởng này hoạt động. Trong khi đó điều kiện làm việc của các phòng nh : Tổ chức lao động, kế hoạch, tài vụ cần có sự yên tĩnh. Vì vậy, việc bố trí các phòng này ở tầng I trong khi trong khu văn phòng còn có phòng cha sử dụng đến ở tầng II và III là cha thực sự hợp lý. Để các phòng này làm việc có hiệu quả hơn công ty nên bố trí lại nh sau :
105 205 306204 305 204 305 104 304 103 203 303 102 202 302 101 201 301 Tầng I Tầng II Tầng III Giải thích: 101: Phòng đo lờng 301 : Phòng kỹ thuật 104 : Phòng hành chính 303 : Phòng cơ điện 105 : Nhà ăn 304 : Phòng phó GĐ 201: Phòng kế koạch 305 : Phòng GĐ 202 : Phòng tổ chức 306 : Phòng phó GĐ 203 : Phòng chính trị 204 : Phòng hành chính 205 : Hội trờng
Với việc chuyển phòng tài vụ, kế hoạch, tổ chức lao động nh sơ đồ trên sẽ giảm bớt đợc sự ảnh hởng của tiếng ồn tới hoạt động lao động của các cán bộ trong các phòng ban nói trên và sẽ đảm bảo hiệu quả làm việc của cán bộ quản lý.
3-Điều kiện làm việc của lao động quản lý :
Về chiếu sáng và màu sắc : Công ty nên quan tâm hơn nữa đến chiếu sáng cho cán bộ quản lý, hiện nay việc bố trí bóng điện ở các phòng ban nh vậy là đảm bảo yêu cầu chiếu sáng nhng trong công tác dự trữ còn chậm và ch- a kịp thời. Công ty nên mua 1 số lợng bóng cần thiết để dự trữ đề phòng bóng cháy và hỏng để kịp thời thay thế đảm bảo điều kiện chiếu sáng cho cán bộ quản lý.
Tiếng ồn : Hiện nay do điều kiện của nhà máy còn nhiều khó khăn nên
tiếng ồn đối với lao động quản lý là tơng đối lớn so với quy định ( trừ phòng giám đốc và một số phòng đợc cách âm tốt ). Đa số các phòng ban còn lại do quá gần các phân xởng và ngay gần đờng quốc lộ I nên tiếng ồn là tơng đối
lớn. Để khắc phục tiếng ồn trong điều kiện hiện nay của nhà máy, công ty nên đầu t tiền lắp đặt thêm một lợt cửa kính cho các phòng ban để giảm thiểu tiếng ồn đến lao động quản lý.
Bầu không khí tâm lý : Để các cán bộ quản lý trong công ty hiểu nhau hơn trong công việc cũng nh trong cuộc sống ngoài xã hội, tạo bầu không khi tâm lý thoải mái trong lao động và sáng tạo thì ngoài việc tạo những điều kiện thuận lợi nh hiện nay thì công ty nên tổ chức các phong trào thi đua, các hoạt động thể dục thể thao cho cán bộ quản lý của công ty để tạo cho họ có tâm lý thoải mái sau giờ làm việc và họ có thể hiểu nhau hơn thông qua các hoạt động thể dục thể thao đó. Thông qua đó công ty sẽ có bầu không khí tâm lý thoải mái giữa các cán bộ, từ đó nâng cao năng xuất lao động, sự hiệp tác và phân công lao động cũng từ đó mà đợc chặt chẽ hơn, nhịp nhàng hơn.
4-Định mức các công việc quản lý :
Xuất phát từ thực tế và những tồn tại, vớng mắc trong việc xây dựng mức các công việc quản lý tại công ty cơ khí 79. Trớc hết, muốn làm đợc điều này thì công ty cần có một đội ngũ đợc trang bị đầy đủ những kiến thức trong lĩnh vực này.
Theo em để định mức các công việc quản lý tức là xác đinh số lợng lao động quản lý trong các phòng ban thì công ty nên dựa vào bản nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban và kế hoạch sản xuất trong thời gian tới của công ty cùng với việc khảo sát bấm giờ thời gian làm việc của các cán bộ trong phòng để có sự điều chỉnh cho hợp lý. Dới đây là cách xác định số lao động cụ thể của phòng tổ chức lao động trong thời gian tới đợc tiến hành nh sau :
Tiến hành khảo sát thời gian làm việc của các cán bộ trong phòng tổ chức lao động bằng khảo sát thời gian bấm giờ ta đợc bảng thời gian làm việc của cán bộ nh sau :
Chỉ tiêu Trởng
phòng % phòngPhó % viên INhân % viên IINhân % Thời gian làm
việc ( phút ). 352 73.33 367 76.46 295 61.46 359 74.79
Thời gian nghỉ ngơi + nhu cầu
30 6.25 30 6.25 30 6.25 30 6.25 Thời gian lãng phí (phút ) 98 20.42 83 17.29 155 32.29 91 18.96 Tổng 480 100 480 100 480 100 480 100 (Nguồn số liệu : Phụ lục 3, 4, 5, 6 )
Theo bảng trên ta có thể thấy rằng việc sử dụng thời gian làm việc ở phòng tổ chức lao động cha thật sự hợp lý. Thời gian lãng phí của cán bộ trong phòng là tơng đối cao. Mặc dù vậy khối lợng công việc mà phòng tổ chức đảm nhận vẫn hoàn thành.
Ta có quỹ thời gian làm việc của phòng tổ chức trong một ngày hiện tại là: 480 * 4 = 3600 phút.
Thời gian làm việc thực tế của lao động quản lý trong phòng là : 352 + 367 + 295 + 359 = 1373 (phút).
Với lợng thời gian 1373 phút thì phòng tổ chức có thể hoàn thành các công việc mà phòng tổ chức phải đảm nhận.
Quỹ thời gian làm việc theo quy định của một lao động trong một ngày là : 480 -3 0 = 450 (phút)
Nh vậy nếu nh tận dung hết quỹ thời gian này thì số thời gian làm việc thực tế trong một ngày phải là :
450 * 4 = 1800 (phut)
Nh vậy so với khối lợng công việc phải thực hiện thì thời gian còn d thừa và lãng phí là :
1800 – 1373 = 427 (phút).
Từ quỹ thời gian để hoàn thành công việc của phòng tổ chức lao động và thời gian làm việc theo quy định của một lao động trong một ngày ta có thể tính đợc số lao động cần thiết trong một ngày ở phòng tổ chức lao động :
Số lao động cần thiết trong phòng tổ chức lao động là : 1373 / 450 = 3.05 (ngời)
Với việc tính toán nh trên ta có thể thấy đợc rằng hiên nay trong phòng tổ chức lao động có 4 ngời là thừa và không cần thiết. Với khối lợng công việc
nh hiện tại thì phòng chỉ cần 3 ngời là có thể đảm nhận đợc toàn bộ công việc của phòng.
Từ việc tính toán số lao động của phòng tổ chức lao động ta có thể làm tơng tự nh vậy đối với các phòng ban còn lại để xác định đợc số lợng cán bộ cần thiết trong các phòng ban đó. Để từ đó có sự điều chỉnh sao cho phù hợp để tận dụng đợc hết thời gian làm việc của lao động quản lý tránh lãng phí, tiết kiệm cho công ty thời gian lao động mà vẫn đảm bảo hiệu qủa của công việc.
5-Một số ý kiến khác : Cùng với việc hoàn thiện công tác tổ chức lao
động khoa học công ty cần thay đổi và tu sửa máy móc thiết bị vì hiện nay máy móc của nhà máy đã xuống cấp nghiêm trọng. Trang bị thêm cho các phòng ban máy tính sẽ giúp công ty tiết kiệm tất nhiều thời gian lao động cho cán bộ quản lý. Hơn nữa, với việc trang bị máy tính cho các phòng ban sẽ giúp cho việc bảo quản tài liệu tốt hơn và thuận tiện hơn trong việc tra cứu.
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, việc hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học cho cán bộ quản lý là một tất yếu khách quan đối với mỗi doanh nghiệp. Hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học còn đảm bảo tốt vai trò, chức năng quản lý sản xuất kinh doanh. Hơn nữa, trong một công ty thì ngời cán bộ quản lý là một trong những nhân tố cơ bản quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp.
Qua phân tích thực trạng ở công ty cơ khí 79 cho thấy : Trong giai đoạn từ năm 1999 trở lại đây công ty đã dần thoát khỏi khủng khoảng và trì trệ của một doanh nghiệp nhà nớc. Đặc biệt là trong công tác tổ chức lao động khoa học đã đợc công ty quan tâm chú ý nhiều hơn, nhất là trong khâu phân công và hiệp tác lao động cùng với tổ chức phục vụ nơi làm việc. Tuy nhiên, trong công tác tổ chức lao động khoa học cho cán bộ quản lý thì công tác định mức cha đợc quan tâm đúng mức. Do vậy, việc hoàn thiện hơn nữa các công tác tổ chức lao động khoa học ở công ty cơ khí 79 là rất cần thiết.
Từ việc phân tích thực trạng của nhà máy và rút ra đợc vấn đề cần giải quyết hiện nay của công ty nên qua bài viết này em có nếu ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức lao động khoa học tại công ty cơ khí 79. Với thời gian thực tập có hạn cộng với khối lợng kiến thức còn hạn chế, nên các ý kiến đa ra có thể cha phải đã là những giải pháp tốt nhất. Nhng em hy vọng rằng vơi những giải pháp đó sẽ góp phần vào sự phát triển của công ty sau này.
Cuối cùng, em xin cảm ơn toàn thể các cô, chú trong các phòng ban và ban lãnh đạo công ty cùng với sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Ngọc Quân và thầy giáo Bùi Quang Vịnh đã giúp đỡ em hoàn thành bài viết này.