5. Tổ chức đảm bảo quản NVL tại Công Ty Xuất Nhập Khẩu Và ĐầuT
5.1 Tổ chức bảo quản NVL trong kho.
Bất cứ một kho, bãi của một công ty sản xuất nào thì điều kiện đầu tiên của kho bãi là phải đạt ( thực hiện ) theo đúng chế độ quy định cho từng loại NVL và phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại NVL.
Dựng Hà Nội. là đạt tiêu chuẩn về kho bãi nh: giá hàng, kê sàn chống ẩm , hộp , thùng.
Ví dụ: - giá hàng dùng để : để các loại sắt thép, nhằm chống rỉ - kê sàn dùng để xi măng.
- hộp dùng để các linh kiện, phụ tùng...
5.2. Tổ chức đảm bảo quản NVL ngoài kho.
Bên cạnh kho, công ty còn có những bãi để nguyên vật liệu nh: Cát, sỏi, Đá.Nhằm để dự trữ nguyên vật liệu khi lơng NVL do các nhà cùng cấp thiếu hoặc giá cả tăng làm cho giá thành công trình tăng, Giá thành tăng làm cho lợi nhuận giảm. Do vậy bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có một lơng dự trữ nhất định về NVL chính. ở Công Ty Xuất Nhập Khẩu Và Đầu T Xây Dựng Hà Nội. NVL chính gồm: Sắt, Thép,xi
măng,...
6. Tổ chức cấp phát NVL tại Công Ty Xuất Nhập Khẩu Và Đầu T Xây Dựng Hà Nội.
Khi công trình đã đợc tính toán chính xác từng khâu, từng hạng mục, khi đó công ty có thể cấp phát theo những định mức mà công ty xây dựng nh: Mức tiêu dùng, bảng cùng ứng về chủng loại..bên cạnh tổ chức cấp phát nh vậy song về mặt quản lý thì công ty làm chạt chẽ, tổ chức giá sát thi công, tổ chức kiểm tra chất lợng, kết cấu của các khung, dàn thép.
Phần III
một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công Ty Xuất Nhập Khẩu Và
Đầu T Xây Dựng Hà Nội.
II. Cơ sở khoa học của kiến nghị
1. Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công Ty Xuất Nhập Khẩu Và Đầu T Xây Dựng Hà Nội.
II.1. Những thành tích đã đạt đợc
Bất kỳ một công việc nào đều phải trải qua nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn đều có thể thành công hay thất bại, mỗi thành công hay thất bại đó đều có thể đem lại vinh quang hay sụp đổ. Nhng để có thể mang lại vinh quang và thành công thì đòi hỏi bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào đều phải có bộ máy tổ chức tốt. Một trong số nhiều công ty hay doanh nghiệp thành công phát triển thịnh vợng phải kể đến Công Ty Xuất Nhập Khẩu Và Đầu T Xây Dựng Hà Nội. Công ty đợc thành lập từ năm 1993, trải qua bao thăng trầm sóng gió trên thơng trờng, có những giai đoạn tởng chừng nh phá sản hay giải thể nhng để khắc phục đợc điều đó cấp trên đã cử (thay thế ) bộ máy quản lý mới xuống. từ khi bộ máy quản lý đợc cử xuống làm việc thì gần nh có một sức sáng tạo mới và đã làm thay đổi toàn bộ công ty, Từ chỗ sắp phá sản đã trở nên phát triển mạnh mẽ. trớc hết để thành công nh vậy phải kể đến bộ máy quản lý của công ty nói chung và bộ máy quản lý NVL nói riêng là khá chặt chẽ. Từ khi thay đổi bộ máy quản lý và đổi mới máy móc thiết bị, ngành nghề của công ty đến nay đã tạo ra một bức tiến nhảy vọt. Sau ba lăm đỏi mới từ năm 1998 đến năm
dựng với sản phẩm là những công trình cầu, đờng ... mà NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Vì vậy vấn đề giám sát thi công là hết sức quan trọng, đặc biệt là vấn đề quản lý NVL cần phải tăng cờng và hoàn thiện hơn nữa, nhằm góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm của những công trình mới.
1.1.1. Xây dựng định mức tiêu dùng:
Trớc đây công ty không xây dựng định mức tiêu dùng, mà công ty chỉ thi công với mục tiêu đề ra của công trình. Nay công ty đã xây dựng nên nhiều mức tiêu dùng cho từng công đoạn thi công công trình:
+ Mức tiêu dùng NVL cho một công trình (biểu1) và từ đó có thể xây dựng nên định mức cho từng hạng mục.
+ Công ty đã áp dụng nhiều phơng pháp phân tích, và dựa vào các bảng phân tích để xây dựng nên những kế hoạch lâu dài cho một công trình thi công với thời gian dài.
1.1.2 Đảm bảo NVL cho xây dựng .
Để đảm bảo NVL cho xây dựng công ty đã hạch toán và xây dựng nên những yêu cầu nhằm góp phần hoàn thành công trình:
- Xác định lợng NVL cần mua. - Xác định lơng NVL cần dự trữ. - Xác định lợng NVL cần dùng.
1.1.3 Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL.
Để mua sám NVL thì thật là dễ dàng nhng để xây dựng kế hoạch mua sắm NVL thì điều đó phải nhờ đến khả năng, trình độ của ngời cần mua sắm. Vì mua nh thế nào và mua làm sao để đạt giá thấp nhất do đó yêu cầu đối với ngời mua sắm phải biết lắm bắt đợc những thông tin giá cả trên thị trờng để có thể đa ra quyết định cuối cùng giá mua hàng của đối tác nào. Nếu mua đợc giá thấp nhất thì có thể làm
từ đó làm giảm lợi nhuận.
1.1.4 Tổ chức cấp phát NVL
Công Ty Xuất Nhập Khẩu Và Đầu T Xây Dựng Hà Nội, là một công ty xây dựng do vậy địa bàn xây dựng ở khắp nơi do vậy để tổ chức cấp phát NVL thật là khó. Nhng do điều kiện địa bàn xây dựng rộng nên công ty đã uỷ nhiệm cho từng xí nghiệp hoặc có thể khoán cho từng đội thi công. Do vậy mỗi đội thi công phải có một bộ phận quản lý riêng về quản lý thu, mua, cấp phát NVL và cứ cuối tháng thì phải báo cáo về cho công ty. Nh vậy thông qua các đội công sẽ tập hợp đợc toàn bộ tình hình thực hiện của mỗi công trình, từ đó có thể thấy đợc những mặt mạnh của đội thi công. Nh vậy đòi hỏi các bộ phận phải tận dụng hết NVL sẵn có ở địa phơng. Điều đó giúp khâu vận chuyển chuyển không phải vận chuyển chuyển từ kho công ty đến công trình và nó cũng giúp làm giảm giá thành sản phẩm
1.1.5. Tổ chức thu hồi các phế liệu phế phẩm
Do công ty không phải là công ty sản xuất một loại sản phẩm mà công ty sản xuất nhiều sản phẩm và mỗi sản phẩm là một công trình khác nhau. Do đó để tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm thì phải dựa vào quản lý của các đội để có thể tập hợp đợc phế liệu và đồng thời phân loạiluôn xem phế liệu nào có thể tái chế, tận dụng đợc hay có thể bán cho các công ty để đem tái chế hoặc có thể làm vào các việc phụ.
VD: Túi xi măng có thể tận dụng vào làm lót các khối bê tông hay che ma cho các vật liệu khác.
1.1.6. Tổ chức thanh quyết toán NVL.
Do công ty xây dựng tất cả các công trình vừa và nhỏ do đó tổ chức thanh quyết toán của công ty có thể quyết toán trả ngay hoặc trả trậm tuỳ thuộc vào mỗi công trình để có thể thanh quyết toán.
Nhìn một cách tổng thể thì công tác quản lý NVL ở cong ty là chặt chẽ, nhng cũng không tránh khỏi những khâu còn yếu kém.
- Khâu thu mua: Do công trình ở xa nên đợc thu mua gần nh toàn bộ thuộc ban
quản lý xí nghiệp thu, mua và thi công. Và một việc quan trong nữa đó là ban quản lý của xí nghiệp phải tận dụng tối đa những NVL sẵn có tại địa phơng vì vậy giá cả trên thị trờng không lắm bắt đợc do vậy có khi mua giá cao hơn giá thực tế trên thị trờng.
Khi mua vật liệu về chuyển thẳng đến chân công trình phục vụ cho thi công, thì bộ phận nhận vật liệu ở công trình chỉ ký vào mặt sau của hoá đơn mà không lập biên bản ( giấy ) xác nhận vật liệu đợc nhập vào thi công.
- công ty cha tiến hành phân tích kiểm tra tình hình sử dụng NVL. thiết nghĩ trong nền kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt thì việc kiểm tra tình hình sử dụng NVL là rất cần thiết vì là một công ty xây dựng nên NVL là rất lớn do vậy phế liệu, phế phẩm của mỗi công trình là nhiều nó ảnh hởng trực tiếp tới việc tiết kiệm NVL và hạ giá thành sản phẩm đồng thời nó là yếu tố khách quan của tất cả của các Doanh nghiệp. Muốn làm đợc điều này ngoài việc hạch toán chính xác chi phí NVL còn phải phân tích tình hình sử dụng NVL để từ đó có thể tìm đợc giải pháp nhằm tiết kiệm những phế liệu, phế phẩm, làm giảm chi phí và hạ giá thành.
- Về cách mã hoá vật liệu: Việc mã hoá vật liệu nhìn chung ở công ty là cha phát huy đợc tác dụng trong công tác quản lý NVL giữa các phòng, bởi lẽ mỗi phòng ( Phòng TC-KT, phòng QLTB, phòng KT- KT ) có một cách mã hoá khác nhau không sử dụng thống nhất với nhau. Chính vì vậy việc mã hoá vật liệu chỉ phát huy tác dụng trong từng phòng. Hơn nữa phòng TC-KT mã hoá lại quá dài (dù mang tính gợi nhớ) và nó không kết hợp với việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty.
- Khâu bảo quản: Nhìn một cách tổng quan thì khâu đảm bảo quản là tốt, tốt ở đây
là tốt so với ở kho công ty, không phải ở kho các đội. nhng không phải là tốt các đội mà một số nào đó cha đợc tốt. Vì khâu bảo quản ở các đội là thô xơ.
+ khâu thu mua: Do đặc thù của ngành kinh doanh cần có nhu cầu thị trờng lớn. Do vậy không thể quản lý chặt chẽ trực tiếp đợc mà chỉ thông qua báo cáo của các xí nghiệp thi công từng công trình báo lại cho công ty, do công trình ở xa do vậy không thể vận chuyển nguyên vật liệu từ kho công ty đến công trình đợc do vậy nguyên vật liệu phải mua trực tiếp tại những đại lý bán nguyên vật liệu tại khu vực đó do vậy không chánh khỏi sự thất thoát nguyên vật liệu
+ Khâu bảo quản: Công trình xây dựng của công ty rộng nên mỗi công trình phải lập ra một kho để bảo quản nguyên vật liệu do vậy chiếm nhiều diện tích, giả sử ở một công trình nào đó diện tích nhỏ nếu nh dựng nên một kho thì chiếm mất diện tích làm cho khâu thi công khó khăn. nhng nếu không có kho thì nguyên vật liệu sẽ ảnh hởng rất sấu. ví dụ nh xi măng, sắt thép, xăng dầu... giả sử thời tiết bình th- ờng không sao nhng gặp trời ma thì làm cho nguyên vật liệu h hỏng, han dỉ...
2. Phơng hớng hoàn thiện công tác công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công Ty Xuất Nhập Khẩu Và Đầu T Xây Dựng Hà Nội.
Để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty thì công ty phải quản lý chặt chẽ các khâu: khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, và khâu thu hồi phế liệu phế phẩm.
+ Khâu thu mua: Là một khâu quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu, nó ảnh hởng rất lớn đến quá trình sản xuất sản phẩm đồng thời nó ảnh hởng rất lớn tới giá thành sản phẩm hay lợi nhuận. vì đòi hỏi công ty phải thờng xuyên theo dõi xiết xao sự thay đổi giá cả của nguyên vật liêu, liên tục liên hệ với các nhà cung cấp và đồng thời phải khảo sát giá cả trên thị trờng nh tập hợp các bảng báo giá của nhiều đối tác. Để từ đó có thể đa ra quyết định cuối cùng lên mua vật liệu của nhà cung cấp nào hoặc đề nghị nhà cung cấp thờng xuyên cho công ty xem xét lại bảng giá ( do chênh lệch giá cả trên thị trờng ).
nguyên vật liệu sẽ do từng đội thi công chịu trách nhiệm, từ đó sẽ tập hợp, thu hồi các phế liệu từ các đội. Từ đó công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn.
III. Một số kiến nghị : 3. Về phía doanh nghiệp: 3.1. trớc mắt:
Đây là một công ty xây dựng là chủ yếu do vậy vấn đề nguyên vật liệu rất là quan trọng và cấp bách trong cơ chế thị trờng nh hiện nay, công ty đã đặt ra nhiều câu hỏi: làm sao để chi phí nguyên vật liệu thấp nhất ( song không làm mất đi tính đảm bảo yêu cầu đặt ra cho mỗi công trình ), hay làm thế nào để tận dụng đợc hết các phế phẩm khi thi công các công trình lớn và còn rất nhiều câu hỏi đợc đặt ra ở phía trớc song điều đó lại phụ thuộc vào sự tính toán thiết kế của những kỹ s trong công ty sự tính toán chính xác bao nhiêu thì giúp công ty tiết kiệm đợc bấy nhiêu và ngợc lại nếu tính toán sai thì làm cho công ty thiệt hại nhiều.
Do vậy công ty cần có những giải pháp tói u trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, nh tính toán phải thật chính xác tận dụng hết các phế phẩm khi thi công những công trình lớn và những phế phẩm đó đem tận dụng vào những công trình vừa và nhỏ.
3.2. lâu dài:
Trớc tiên về phía công ty khi đấu thầu đợc những công trình lớn thì công ty có thể chia công trình đó ra làm nhiều phần và mỗi phần lại giao cho mỗi xí nghiệp thuộc công ty quản lý và khi công trình hoàn thành công ty sẽ tập hợp lại so sánh với dự kiến ban đầu. Khi đó biết đợc dự kiến nh vậy đã tối u cha, nếu cha tối u thì phải làm cách nào để tối u nhất.
Còn về công ty nói chung cũng phải xem xét lại xem mình đã quản lý và sử dụng triệt để hay cha và nếu có những trờng hợp vi phạm trong hợp đồng về cung cấp
lý nghiêm khắc những trờng hợp vi phạm vì cơ chế hiện nay là cạnh tranh gay gắt do vậy đòi hỏi sự quản lý thật chặt chẽ. muốn chặt chẽ cần có những biện pháp mạnh mẽ hơn trong công tác quản lý,
4. Về phía các cơ quan quản lý nhà nớc: 4.1. trớc mắt:
Nhà nớc cần hoàn thiện hơn nữa về cơ chế đấu thầu, tiếp tục sửa đổi bổ sung quy chế đấu thầu đáp ứng yêu cầu phát triển của lĩnh vực xây dựng trong giai đoạn hiện nay nhà nớc cần đề cao các yêu cầu về kỹ thuật trong hồ sơ dự thầu hơn là vấn đề giá cả để giúp các doanh nghiệp nhà nớc có điều kiện hơn trong đấu thầu quốc tế.
Việc phân chia gói thầu cho một dự án phải hợp lý nhằm khai thác đợc tiềm năng trong nớc, tạo điều kiện cho Doanh nghiệp trong nớc có thể dự thầu độc lập, không những thế nhà nớc cần có những chính sách u đãi đối với các nhà thầu việt nam, điều này cha đợc chính phủ quy định trong quy chế dự thầu.
2.2.Lâu dài:
Về mặt lâu dài thì nhà nớc cần có những biện pháp thích hợp hơn đối với quy chế đấu thầu, nh ở trên đã nói những gói thầu lớn có thể chia thành nhiều hạng mục để tạo điều kiện cho những công ty tham gia đấu thầu, kể cả công ty t nhân lẫn công ty nhà nớc đều bình đẳng trong việc tham gia đấu thầu và khi đó nhà nớc có thể giám sát tốt hơn hoặc khi đó nhà nớc có thể cử một công ty nhà nớc đứng ra giám sát và cử những kỹ s thuộc ban ngành nhà nớc giám sát. khi đó nhà nớc có thể thấy đợc những mặt mạnh của công ty và từ đó có biện pháp hỗ trợ, nhằm nâng cao tay nghề của các kỹ s hay công nhân.