Trong hoạt động sản xuất kinh doanh cỏc khoản phải thu phỏt sinh như là một tất yếu khỏch quan. Một trong cỏc nhõn tố ảnh hưởng đến cỏc khoản phải thu thỡ chớnh sỏch tớn dụng thương mại cú tỏc động lớn nhất, nú khụng những ảnh hưởng trực tiếp đế quy mụ của cỏc khoản phải thu mà cũn làm tăng doanh thu, giảm chi phớ bỏn hàng. Tớn dụng thương mại đem đến cho cụng ty nhiều lợi thế nhưng cũng gặp khụng ớt rủi ro . Do đú, để nõng cao hiệu quả sử dụng cỏc khoản phải thu, cụng ty nờn:
- Thực hiện phõn tớch và cho điểm tớn dụng đối với từng khỏch hàng, từ đú đưa ra chớnh sỏch bỏn hàng phự hợp như: thời hạn nợ, mức dư nợ, chớnh sỏch giỏ để nhằm rỳt ngắn tối đa tuổi nợ của cỏc khoản phải thu.
- Tổ chức quản lý chặt chẽ cỏc khoản phải thu, phõn cụng trỏch nhiệm và quyền hạn của từng cấp trong việc đưa ra quyết định bỏn chịu, đồng thời
cú chế độ bỏo cỏo giỏm sỏt để trỏnh rủi ro trong quỏ trỡnh theo dừi và quản lý thu hồi nợ.
- Xõy dựng hạn mức cụng nợ tối ưu cho toàn cụng ty và cho từng đối tượng khỏch hàng. Đưa ra chớnh sỏch kiểm soỏt nợ để nắm bắt kịp thời cỏc thụng tin về con nợ, chớnh sỏch thu hồi nợ, phạt tiền, đưa ra toà ỏn nếu như khỏch hàng cố tỡnh khụng trả nợ.
- Cụng ty nờn cú chớnh sỏch chiết khấu thương mại thớch hợp để kớch thớch khỏch hàng thanh toỏn ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toỏn đỳng hạn khi mua hàng nhằm thu hồi vốn nhanh và gúp phần làm tăng doanh thu, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh .
- Cụng ty nờn sắp xếp cỏc khoản phải thu theo tuổi nợ để theo dừi và cú biện phỏp thu hồi nợ kịp thời, đồng thời phải xỏc định số dư cỏc khoản phải thu theo đối tượng khỏch hàng để xem khỏch hàng đú cú số dư vượt quỏ mức dư nợ cho phộp thỡ thu hồi ngay.
- Thường xuyờn cử cỏn bộ độc lập với kế toỏn cụng nợ xỏc minh đối chiếu nợ nhằm cảnh giỏc trường hợp cỏn bộ thu nợ thụng đồng với khỏch hàng để kộo dài thời gian trả nợ hoặc chiếm dụng cỏc khoản nợ đó thu tiền rồi.
- Trường hợp phỏt sinh nợ quỏ hạn xảy ra cụng ty nờn ỏp dụng cỏc biện phỏp mềm dẻo để yờu cầu khỏch hàng trả nợ như: cử cỏn bộ đến trực tiếp làm việc, điện thoại, fax hay gửi thư điện tử yờu cầu trả nợ với nội dung tế nhị và thõn thiện.
- Khi cú cỏc khoản nợ khú đũi xảy ra cụng ty cú thể ỏp dụng một số biện phỏp sau:
+ Ngừng ngay việc bỏn hàng, chủ động cử cỏn bộ thu nợ đến trực tiếp làm việc hoặc gửi thư yờu cầu trả nợ, yờu cầu khỏch hàng xỏc nhận thời hạn
thanh toỏn và số tiền cú thể thanh toỏn từng lần để làm cơ sở phỏp lý sau này.
+ Nếu cỏc biện phỏp trờn được ỏp dụng vài lần mà khỏch hàng khụng thanh toỏn nợ thỡ cụng ty nờn đơn nhờ toà ỏn can thiệp căn cứ vào điều kiện quy định trong hợp đồng.
Ưu điểm của việc này là thu hồi được nợ quỏ hạn, rỳt ngắn chu kỳ nợ của khỏch hàng, hạn chế bị chiếm dụng vốn, trỏnh để xảy ra cỏc khoản nợ phải thu khú đũi, giỳp tăng tớnh luõn chuyển của vốn lưu động. Nhưng cũng cú những hạn chế nhất định là nếu biện phỏp thu nợ của cụng ty khụng hợp lý sẽ dẫn đến mất khỏch hàng, tăng chi phớ thu hồi nợ từ đú làm giảm doanh thu bỏn hàng.