II. Một số giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch tại Công ty cổ phần Đại La.
5. Triển khai kế hoạch TD-ĐG trong tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá tại công ty Cổ phần Đại La.
5.2. Tổ chức xử lý số liệu, thông tin.
Các giám đốc xí nghiệp, các trưởng phòng sẽ có nhiệm vụ xử lý và phân tích số liệu sau đó mới báo cáo số liệu đã qua phân tích cho ban giám đốc và ban giám đốc dựa vào đó làm cơ sở cho quá trình ra quyết định của mình. Ban giám đốc sẽ thường xuyên kiểm tra hoạt động của các xí nghiệp nên cũng đã nắm bắt được tương đối tình hình của xí nghiệp. Với các bản báo các của xí nghiệp, các trưởng phòng hoặc ban giám đốc nếu không rõ hoặc nghi ngờ về nguồn tin có thể xuống thực địa kiểm tra.
Thực tế với lượng thông tin rất lớn các cán bộ quản lý phải xâu chuỗi chúng một cách lôgic theo thứ tự thời gian và kết quả. Tất cả nguồn thông tin đó đều có mối liên hệ với nhau chứ không tồn tại một cách rời rạc. Các nhà quản lý phải tìm cách biểu diễn thông tin một cách khoa học nhất. Có rất nhiều cách để biểu diễn thông tin nhưng nói chung nên kết hợp giữa hai phương pháp rất phổ biến là dùng bảng số liệu và đồ thị.
Bảng số liệu : Cách trình bày này được sử dụng rất phổ biến. Trên đó nêu lên các nội dung và các số liệu phản ánh từng nội dung đó. Bảng số liệu
giúp nhận thấy rõ các giá trị tuyệt đối và tương đối liên quan tới từng chỉ tiêu. Do đó dễ dàng cho việc đánh giá và so sánh với các thời kỳ liền trước nó. Tuy nhiên dùng bảng số liệu rất khó cho ta hình dung về các mối quan hệ phức tạp hoặc so sánh nhiều thời kỳ khác nhau.
Đồ thị : Có rất nhiều loại đồ thị khác nhau nhưng mục đích chung vẫn là mô hình hoá các mối quan hệ, giúp cho ta có cái nhìn sinh động về các biến động theo thời gian hoặc so sánh theo không gian. Đồ thị có tác dụng rất lớn trong việc xem xét số liệu trong nhiều năm hoặc đánh giá thị phần của doanh nghiệp, khả năng cạnh tranh trên thị trường…
Sau khi xâu chuỗi được các thông tin, sẽ phân tích chúng theo chuỗi thời gian hoặc không gian. Các thông tin đó sẽ trở thành dữ liệu quan trọng.
5.3. Đánh giá, kết luận, rút ra bài học kinh nghiệm và chuẩn bị cho
kỳ kế hoạch theo dõi, đánh giá tiếp theo.
Trước hết doanh nghiệp cần xác định rõ, khi một đầu ra được tạo thành là do sự kết hợp của nhiều hoạt động khác nhau trong giới hạn ngân sách và khoảng thời gian xác định. Khi từng đầu ra lần lượt xuất hiện sẽ góp phần thực hiện mục tiêu cuối cùng. Khi đầu ra xuất hiện sẽ tiến hành so sánh chênh lệch giữa kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra. Đánh giá xem những chênh lệch đó là lớn hay nhỏ, liệu ảnh hưởng gì lớn tới việc đạt mục tiêu không, so sánh xem kết quả thực hiện có phù hợp với mục tiêu đề ra hay không?
Để đánh giá một đầu ra có thực hiện phù hợp với mục tiêu kế hoạch hay không cần phải xem xét các yếu tố sau đây:
Đầu ra đó được tạo thành ở thời điểm nào, có phù hợp với tiến độ về thời gian hay không?
Các hoạt động tạo ra đầu ra có được thực hiện phù hợp với phân bổ ngân sách hay không?
sự kiểm soát của doanh nghiệp ảnh hưởng tới đầu ra hay không?
Nếu xem xét các yếu tố trên không được đảm bảo, cần có định hướng và biện pháp để điều chỉnh. Các thông tin trên là cơ sở để tìm hiểu rõ nguyên nhân của các chênh lệch, giải thích một cách khách quan sự khác nhau giữa thực tế và dự báo của doanh nghiệp. Biết rõ nguyên nhân là cơ sở để có thể đưa ra được biện pháp và điều chỉnh kịp thời trong giới hạn ngân sách cho phép.
Phải khẳng định rằng một bản báo cáo hay những ý kiến chỉ đạo của cán bộ quản lý trong quá trình sản xuất, kinh doanh cũng là những điều chỉnh, những kết luận rút ra nhờ kiểm tra, đánh giá. Do đó, mỗi xí nghiệp, phòng ban cần có một số bổ sung nhằm đánh giá thực hiện kế hoạch một cách toàn diện hơn như sau:
5.3.1. Báo cáo của xí nghiệp về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất. Trong bản báo cáo định kỳ của xí nghiệp ngoài báo cáo số liệu thống kê cần đưa thêm các nội dung: Nhận xét và đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu, các hoạt động đã thực hiện nhằm điều chỉnh sai lệch, các đề xuất.
Ví dụ: báo cáo của xí nghiệp 1 trong tháng sản xuất vượt mức kế hoạch nhưng tỷ lệ phế phẩm lại cao:
Các chỉ tiêu về lượng gạch mộc, sản lượng gạch sản xuất đã hoàn thành vượt mức kế hoạch 10%. Đây là mức có thể chấp nhận được trong giới hạn về công suất.
Nguyên nhân để có thể hoàn thành tốt kế hoạch là đảm baỏ duy trì công suất hoạt động của máy móc, bố trí nhân công hợp lý, lao động làm việc với năng suất cao.
Các chỉ tiêu đạt kế hoạch thấp là: Tỷ lệ phế phẩm cao vượt mức kế hoạch 21%. Đây là tỷ lệ lớn cần phải khắc phục.
Nguyên nhân của việc không hoàn thành kế hoạch là do đất không đạt tiêu chuẩn dẫn tới gạch mộc không đảm bảo chất lượng, máy nhào đùn gặp gặp trục trặc kĩ thuật và được phát hiện muộn.
Xí nghiệp đã thực hiện biện pháp, hành động để khắc phục sự cố, đảm bảo sản xuất là : bảo dưỡng, sửa chữa máy móc khi có sự cố, thông báo và kiểm tra lại chất lượng đất, cung ứng nước kịp thời cho sản xuất .
Đề xuất của xí nghiệp là công ty đầu tư thay thế cho xí nghiệp bộ phận trục quay và nén ở máy nhào đùn liên hợp, công ty kiểm tra lại chất lượng đất sản xuất và có biện pháp xử lý.
Chênh lệch giữa thực tế và mục tiêu doanh nghiệp đặt ra có thể được phân tích ở một số khía cạnh như: sản lượng sản xuất, số lượng bán và doanh thu bán, dựa trên các chi phí tương ứng ,...Tuy nhiên đây chỉ là những đánh giá mang tính chất ngắn hạn do đó đánh giá những sai lệch này không nhằm mục đích qui trách nhiệm mà chỉ nhằm mục đích xem xét các hoạt động trong một tổng thể nhằm đánh giá tính hợp lý và có những điều chỉnh kịp thời.
Phòng KHTH thống kê số liệu về tình hình tiêu hao và cung ứng nguyên vật liệu. Tuy nhiên do đặc thù của tiêu hao nguyên vật liệu phụ thuộc vào sản lượng sản phẩm sản xuất và công suất máy móc. Do đó khi đánh giá tiêu hao và cung ứng nguyên vật liệu có phụ thuộc vào tình hình thực hiện các chỉ tiêu và các hoạt động của các xí nghiệp. Nên khi đánh giá nguyên nhân đạt hay đạt kế hoạch cần phải có những xem xét toàn diện.
Khi tiêu hao nguyên vật liệu vượt mức kế hoạch đã đề ra nhưng được bù lại bởi sản lượng sản xuất ở các xí nghiệp cũng tăng tương ứng thì đó không phải là điều đáng lo ngại.
Khi nguyên vật liệu tiêu hao vượt chỉ tiêu và có biểu hiện của hao hụt nguyên vật liệu thì phải xem lại tỷ lệ nguyên vật liệu/sản phẩm có lớn không, hay do có lỗi kĩ thuật ở thiết bị, máy móc, hay do các sự cố ngoài ý muốn… Nguyên nhân ở khâu nào thì phải báo để tiến hành xử lý ngay.
Khi không cung ứng đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, cần đánh giá xem lỗi là do phòng kế hoạch lơ là theo dõi lượng nguyên vật liệu tiêu hao, hoặc do nguyên nhân khách quan từ nhà cung ứng. Nếu do nhà cung ứng và đã từng có hiện tượng này xảy ra thì phải có phản hồi ngay tới ban giám đốc để kịp thời có kiến nghị.
Công tác theo dõi, đánh giá còn có tác dụng rất quan trọng là tính kế thừa. Tính chất đó làm cho hệ thống luôn vận hành thông suốt và hiệu quả trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do đó sau mỗi kỳ thực hiện kế hoạch, công ty sẽ rút ra những kinh nghiệm trong tổ chức hoạt động sản xuất và quản lý. Sau một thời gian thực hiện, công ty sẽ thực sự làm chủ hệ thống kế hoạch hóa của doanh nghiệp chứ không còn bị phụ thuộc, gò bó trong một hệ thống với những qui định chằng chịt.
KẾT LUẬN
Chuyên đề đã nêu lên cơ sở lý thuyết, phân tích thực trạng hoạt động và phát triển của công ty cổ phần Đại La, đặc biệt là công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD. Bằng sự nhận thức của bản thân cùng sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn và đơn vị thực tập, tôi đã đưa ra đánh giá, nhận xét và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD của công ty cổ phần Đại La. Một số đề xuất của tôi chủ yếu tập trung vào những vấn đề công ty còn hạn chế hoặc chưa triển khai thực hiện như: Xây dựng và hoàn thiện kế hoạch là cơ sở cho việc hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá; Lập kế hoạch theo dõi, đánh giá ; Phương pháp theo dõi, đánh giá; Cơ chế báo cáo và chia sẻ thông tin; Duy trì, đảm bảo tính kế thừa và phát triển bền vững của hệ thống.
Tuy đã hết sức cố gắng để hoàn thành chuyên đề thực tập nhưng do hạn chế về nhận thức và kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những thiếu sót trong bài viết. Tôi rất mong được người đọc quan tâm và có những ý kiến đóng góp giúp tôi tiếp tục hoàn thiện chuyên đề này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!