III. Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La
6. Nhận xét về công tác theo dõi, đánh giá.
Công tác theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đại La có những ưu điểm có thể tiếp tục phát huy trong những năm tiếp theo đó là sự phân công trách nhiệm khá rõ ràng giữa các cấp và các chức năng trong doanh nghiệp. Công tác theo dõi cũng được chuyên môn hóa bởi những cán bộ chuyên trách như tổ trưởng, trưởng ca…Việc theo dõi thường xuyên giúp công việc không bị tồn đọng và chủ động được các nguồn nguyên liệu, số lượng sản phẩm và lượng bán.
Theo dõi và đánh giá là những công việc được thực hiện thường xuyên của công ty nhưng đây chưa thực sự là công tác được nhìn nhận toàn diện với vai trò và chức năng của nó. Chưa thực sự coi đây là một công cụ trợ giúp đắc lực trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình ra quyết định.
Việc theo dõi chủ yếu nhằm thực hiện nhiệm vụ báo cáo và thống kê các khoản thu chi. Các số liệu được thu thập qua các năm và qua những lần thay đổi nhân sự không hẳn đã thống nhất vì công ty chỉ có mẫu cơ bản để báo cáo còn qui trình và phương pháp thu thập và tổng hợp số liệu không có sự đồng bộ. Còn đánh giá được coi là nhiệm vụ của riêng các nhà lãnh đạo, đó có thể chỉ là những đánh giá trong đầu họ còn không chắc những người khác đã cần biết. Công việc đánh giá công khai và thường xuyên nhất là đánh giá xem đạt hay không đạt mục tiêu kế hoạch, các nguyên nhân đưa ra thường chung chung, không dựa trên những biến động thực tế của các nguồn số liệu,
nếu có thì chỉ là những biến động tăng hay giảm trong kỳ mà không có sự liên hệ và so sánh với những yếu tố phát sinh của các năm trước.
Cụ thể ở từng khía cạnh có những mặt tích cực và hạn chế như sau:
6.1. Qui trình theo dõi, đánh giá.
Chủ yếu qui trình theo dõi, đánh giá của công ty chỉ là công tác thực hiện còn việc lập kế hoạch theo dõi, đánh giá thì chưa được đề cập. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty chính là cơ sở của theo dõi và đánh giá. Những nội dung mà bản kế họach đề cập chính là nội dung để theo dõi, đánh giá. Tuy nhiên như đã nhận xét ở trên, các mục tiêu kế hoạch được xác định mang nhiều tính chất chủ quan nên liệu đó có phải là cơ sở đáng tin cậy cho việc đánh giá hay không?
Do qui mô công ty và các lĩnh vực kinh doanh không phức tạp nên các chức năng trong công ty vẫn có thể đảm bảo tương đối tốt nhiệm vụ của mình. Nhưng chỉ cần trong những thời điểm công việc bận rộn hoặc gặp những biến động bất thường trong sản xuất, trong cung ứng nguyên vật liệu, biến động thị trường…thì các chức năng sẽ phải đối phó hết sức vất vả và bị động. Đặc biệt là khi công ty muốn mở rộng qui mô sản xuất hoặc có chiến lược kinh doanh mới. Ví dụ rất điển hình là vào năm 2004, khi công ty mới chuyển đổi từ công ty 100% vốn Nhà nước thành công ty cổ phần, do không nắm bắt rõ được tiềm lực của doanh nghiệp mình, không dự báo tình hình dựa vào kết quả sản xuất thực tế của công ty qua các năm trước, không đánh giá đúng thực trạng nên đã đặt ra chỉ tiêu quá cao và khi đã thực hiện được một nửa thời gian đã tự nhận thấy không thể đạt được kế hoạch và phải tiến hành giảm chỉ tiêu đến hai lần.
6.2. Nội dung theo dõi, đánh giá.
Theo dõi, đánh giá luôn dựa trên các chỉ tiêu kế hoạch đã được nêu ra ở đầu kỳ. Như vậy là công ty không có kế hoạch theo dõi, đánh giá. Các chỉ tiêu
là các chỉ tiêu của mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt tới trong năm kế hoạch, còn không xây dựng chỉ tiêu ở cấp đầu ra và hoạt động.
Các mục tiêu kế hoạch chủ yếu quan tâm đến kết quả cuối cùng về doanh thu, sản lượng, lợi nhuận, lượng bán, chi phí. Có nghĩa là theo dõi, đánh giá còn nặng về thành tích, chưa chú ý đến các yếu tố góp phần tạo nên các kết quả đó. Đây lại là yếu tố hết sức quan trọng để có thể tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp một cách chi tiết để góp phần cải thiện kết quả cuối cùng. Các nội dung mà công ty còn chưa chú trọng theo dõi, đánh giá đó là:
Đầu tư kĩ thuật, cải tiến công nghệ; Cung ứng nguyên vật liệu
Các yếu tố liên quan đến đầu tư cho con người như: Điều kiện làm việc, nơi nghỉ ngơi, sinh hoạt, các hoạt động ngoài giờ, sức khỏe, tư tưởng chính trị…
Vận tải Quảng cáo
Bảo vệ môi trường.
Đây là những nội dung rất quan trọng, nếu kiểm soát tốt sẽ là cơ sở để doanh nghiệp phát triển bền vững, phát triển không chỉ vì mục tiêu lợi nhuận mà còn quan tâm tới các vấn đề phát triển con người, bảo vệ môi trường sống.
6.3. Phương pháp theo dõi, đánh giá.
Công ty sử dụng phương pháp theo dõi-đánh giá “từ dưới lên”. Đó là phương pháp còn bộc lộ nhiều hạn chế. Bởi cấp dưới đôi khi vì thành tích mà không trung thực trong báo cáo. Khi lợi ích của cấp dưới càng lớn thì nguy cơ không trung thực trong việc báo cáo càng lớn. Hoặc có thể có những sai lệch giữa báo cáo và thực tế xảy ra là do sự thiếu trách nhiệm của người thu thập thông tin. Mặt khác, khi cấp trên không thường xuyên có sự tiếp xúc, khảo sát
hoạt động của cơ sở thì không nhận định chính xác được thực chất những thay đổi, thất bại, thành công của doanh nghiệp mình là do đâu. Từ đó khó có thể có những quyết định phù hợp. Do đó phải coi quan hệ “từ dưới lên” chính là cơ sở cho công tác kiểm tra, khảo sát từ trên xuống.
6.4. Tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá.
Có thể nói trong qui trình theo dõi, đánh giá của công ty thì đây là bước có nhiều ưu điểm nhất. Công ty có cơ cấu tổ chức khá gọn nhẹ, các cấp được phân công nhiệm vụ rõ ràng do đó rất thuận tiện cho việc phân công các chức năng theo dõi và đánh giá. Nguồn thông tin cũng bởi đó mà khá toàn diện và không bị trùng lặp.
Tuy nhiên cơ chế báo cáo và chia sẻ thông tin vẫn chủ yếu theo chiều dọc mang tính chất mệnh lệnh và hình thức nên cũng gây ra rất nhiều khó khăn trong việc các chức năng tự đánh giá hoạt động của mình. Cấp dưới nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi còn không có vai trò quan trọng trong việc tham gia tìm hiểu rõ nguyên nhân và đưa ra những giải pháp. Công việc đánh giá và ra quyết định phụ thuộc nhiều vào chính kiến của người quản lý.
Thực hiện theo dõi, đánh giá còn hạn chế về mặt nội dung, đặc biệt là những nội dung liên quan tới các điều kiện, các nhân tố trong qui trình tạo nên sản phẩm. Đó là vật tư, con người, máy móc thiết bị…Việc thiếu thông tin đã dẫn tới tình trạng không kịp thời bảo trì máy móc, hỏng đâu sửa đấy, nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn…dẫn tới việc gián đoạn sản xuất. Điều này gây thiệt hại rất lớn vì đặc điểm của lò nung là phải đảm bảo vận hành thông suốt để có thể tiết kiệm chi phí tối đa và tăng năng suất. Do đó trong công tác theo dõi của xí nghiệp cần phải bổ sung thêm những khoản mục theo dõi khác như theo dõi tiêu hao nguyên vật liệu/ sản phẩm, theo dõi công suất thiết bị và lò nung… nhằm bảo dưỡng kịp thời, tránh hư hỏng bất thường làm ảnh hưởng tới sản xuất.
Phương pháp theo dõi chủ yếu của công ty là quan sát và ghi chép số liệu. Phương pháp này khá đơn giản và cũng phát huy hiệu quả do tính chất sản xuất sản phẩm hàng loạt và qui mô cũng không quá lớn. Nhưng có một hạn chế là phương pháp này qua thủ công và dễ dẫn đến sai số . Do đó cần phải có sự hỗ trợ bởi các phương pháp khác. Một hạn chế nữa là công tác kiểm tra cuả cấp trên thường là kiểm tra thường xuyên ( kiểm tra theo kế hoạch), hầu như không có sự kiểm tra đột xuất hoặc tiếp xúc trực tiếp với người lao động để thăm dò ý kiến và làm tăng tính trách nhiệm trong việc thu thập thông tin của cấp dưới. Đây cũng là lý do dẫn đến các sai lệch trong thông tin. Các xí nghiệp hoàn toàn có thể ghi chép một cách tương đối sản lượng gạch ra lò, lượng thanh lý, gạch mộc, tiêu hao điện năng, công suất máy…dựa vào kinh nghiệm và ước tính. Chỉ khi cần phải báo cáo lượng gạch trên bãi, lượng gạch mộc trên sân…các xí nghiệp mới tiến hành kiểm tra lại.
Công tác đánh giá của công ty có ưu điểm là luôn gắn với việc tìm ra nguyên nhân và nêu lên hướng phấn đấu trong thời gian tới. Nhưng việc đánh giá vẫn còn khá đơn giản vì chủ yếu là so sánh với tình trạng đầu kỳ mà không có liên hệ với các kỳ trước đó để có thể nhận biết vấn đề một cách khách quan hơn, xem đó là biến động mang tính xu hướng do sự đầu tư, cải cách của doanh nghiệp trong nhiều năm qua hay chỉ do những tác động ngẫu nhiên từ bên ngoài như chính sách, giá cả, thị trường…
Xuất phát từ những vấn đề còn tồn tại trong công tác theo dõi, đánh giá cuả công ty cũng như vai trò và tầm quan trọng của nó đòi hỏi cần phải tiếp tục hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THEO DÕI,
ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SXKD CỦA CÔNG TY CP ĐẠI LA. ĐẠI LA.