III/ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng ở Sở Kế hoạch
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Sở Kế hoạch
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình: Quảng Bình:
Hiện nay Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình chỉ hợp nhất phòng Tổ chức - Hành chính và phòng Tổng hợp để giảm đầu mối các phòng, vừa đảm bảo tinh gọn bộ máy, điều hành công việc dễ dàng.Vì vậy, hớng sắp xếp còn lại 6 phòng (trớc đây 7 phòng).
Trên cơ sở Thông t liên Bộ số 01/BKH-TCCP-TTLB ngày 02 tháng 01 năm 1996 của Bộ Kế hoạch và Đầu t và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ, ngày 21 tháng 9 năm 1997 UBND tỉnh có quyết định số 1184 QĐ/UB quy định chức năng tham mu tổng hợp về nghiệp vụ kế hoạch hoá, về công tác tổ chức cán bộ và hành chính quản trị.
Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có chức năng tham mu tổng hợp về nghiệp vụ kế hoạch hoá, về công tác tổ chức cán bộ và hành chính quản trị.
- Giúp Ban Giám đốc tổng hợp quy hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, điều chỉnh quy hoạch qua từng thời kì của tỉnh để trình cấp trên phê duyệt. Giúp các ngành, các huyện xây dựng quy hoạch đúng nội dung, yêu cầu đợc Trung ơng hớng dẫn.
- Tổ chức nghiên cứu tổng hợp trình Giám đốc Sở các kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm, tổng hợp danh mục các chơng trình dự án u tiên, các dự án về phát triển kinh tế xã hội. Phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ xử lí các cân đối về tài chính, tiền tệ, kế hoạch xây dựng cơ bản, vốn viện trợ, hợp tác đầu t với nớc ngoài và kế hoạch xuất nhập
- Nghiên cứu tính toán và dự báo cá chỉ tiêu tổng hợp của nền kinh tế trong quy hoạch, kế hoạch.
- Chủ trì phối hợp với các phòng trong giám định đầu t.
- Trực tiếp theo dõi tổng hợp kế hoạch của các Sở, ngành, Cục Thống kê. Tài chính-Vật giá, Cục Thuế, Hải Quan, Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh, Công an, Biên phòng, Sở Khoa học công nghệ và môi trờng, quản lí các đề tài khoa học, công tác, quy hoạch các khu, cụm công nghiệp, khu kinh tế. - Tham mu trong việc xây dựng chơng trình công tác của cơ quan.
- Tham mu cho Giám đốc Sở trong việc sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dỡng cán bộ làm công tác kế hoạch trong toàn tỉnh bảo đảm nội dung, phơng pháp kế hoạch hoá do Trung ơng ban hành, hớng dẫn. Tham mu cho Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu t trong việc hớng dẫn các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch. Phối hợp với phòng Tổng hợp, kế hoạch, nghiệp vụ các ngành: Tài chính-Vật giá, Cục thuế, Khoa học công nghệ, An ninh quốc phòng, xây dựng và tổng hợp kế hoạch thu chi ngân sách, khoa học công nghệ và quốc phòng an ninh.
- Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả năm báo cáo Giám đốc xem xét để trình báo cấp trên và Bộ Kế hoạch và Đầu t kịp tiến độ. Phối hợp với các phòng chuyên quản phát hiện những mặt mất cân đối, những vấn đề cần xử lí cả về chủ trơng và giải pháp cụ thể báo cáo Giám đốc để có các biện pháp xử lí bảo đảm cho quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch thuận lợi.
- Nghiên cứu cơ chế, chính sách của Nhà nớc để đề xuất việc vận dụng sát hợp với đặc điểm của tỉnh, báo cáo Giám đốc để trình UBND tỉnh kịp thời.
- Hớng dẫn và kiểm tra việc xây dựng văn bản pháp quy cho các phòng nghiệp vụ đúng thể thức quy định, hớng dẫn phơng pháp, nội dung và xây dựng hệ thống biểu mẫu thống nhất trong ngành kế hoạch toàn tỉnh. - Tham mu trong việc tiếp nhận và giải quyết theo thẩm quyền các khiếu
nại, tố cáo của các tổ chức và công dân liên quan đến hoạt động của Sở và cán bộ công chức cơ quan.
- Soạn thảo các văn bản của Sở về báo cáo kế hoạch hàng năm, 5 năm (cả đánh giá và phơng hớng nhiệm vụ), cùng với các văn bản khác do Giám đốc trực tiếp giao.
- Nghiên cứu, đề xuất chơng trình làm việc của ban Giám đốc hàng tháng, hàng tuần và bố trí lịch làm việc cho Ban Giám đốc hàng tuần với các phòng, các cơ quan đơn vị ngoài Sở.
- Tham mu cho Giám đốc Sở về xây dựng, kiện toàn bộ máy cơ quan Sở, đề xuất việc tiếp nhận, vị trí cán bộ trong cơ quan.
- Có trách nhiệm quản lí hồ sơ cán bộ và toàn bộ hệ thống các công văn, văn bản thuộc hồ sơ lu trữ theo chế độ lu trữ của Nhà nớc.
- Quản lí bảo vệ toàn bộ tài sản trong cơ quan và chăm lo chu đáo việc tu sửa nhà cửa, các thiết bị, máy móc đáp ứng tốt các yêu cầu công tác. - Tham mu cho Ban Giám đốc quản lí tài vụ cơ quan đúng chế độ chính
sách của Nhà nớc và yêu cầu của công việc.
- Tham mu cho lãnh đạo về công tác thi đua khen thởng.
- Tổ chức tốt công tác phục vụ làm việc ( hội trờng, in ấn, tài liệu, xe cộ, văn th, …). Tổ chức chu đáo khách đến, khách đi và thờng xuyên chăm lo bảo đảm vệ sinh sạch đẹp trong khuôn viên cơ quan, các khu vệ sinh công cộng, các phòng họp, gara, …
2. Thực trạng hoạt động văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình:
Trong những năm qua, công tác tổ chức hành chính cơ quan đã có những đóng góp khá lớn. Với sự nỗ lực của mọi ngời nên công tác hành chính quản trị đã đi vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo đà phát triển cho những năm sau.
- Về văn th lu trữ: Công tác quản lí công văn đợc chặt chẽ hơn, tất cả các công văn đi đều tập trung quản lí về một mối ở văn th nên đã tránh đợc sự lộn xộn, tuỳ tiện. Việc tiếp nhận công văn đến đều phải đợc vào sổ theo dõi, đóng dấu cẩn thận, chuyển giao tài liệu trong nội bộ phải kí nhận rõ ràng, vì vậy trong năm qua không có hiện tợng thất lạc công văn đi và đến.
Các công văn đi và đến đều xử lí theo đúng quy định, phát hành văn bản đúng thể thức, đảm bảo quy trình pháp lí, chính xác về nội dung, đẹp về hình thức.
Công tác đánh máy, in ấn đợc thực hiện tốt, lợng văn bản đánh máy và in ấn trong năm khá lớn, tuy vậy các văn bản đợc đánh máy và in ấn phục vụ kịp thời cho lãnh đạo và các cuộc hội nghị, hội thảo, giao kế hoạch hàng năm. Công tác thủ quỹ thực hiện tốt, sổ sách ghi chép rõ ràng, cập nhật cẩn thận, quản lí tiền bạc chặt chẽ, vì vậy trong năm không để thiếu hụt, mất mát xảy ra.
- Công tác quản lí cơ sở vật chất, trang thiết bị của cơ quan đợc coi trọng, chặt chẽ không để có hiện tợng mất mát xảy ra. Các thiết bị, tài sản, máy vi tính, máy photocopy đặt ở phòng nào thì phòng đó có trách nhiện bảo quản, giữ gìn, khi có hiện tợng h hỏng phải báo cáo kịp thời để có biện pháp xử lí. Khi điều động đi phòng khác phải đợc sự nhất trí của lãnh đạo và báo cho phụ trách hành chính biết. Hàng năm phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có trách nhiệm kiểm tra, kiểm kê, đánh giá lại tài sản, lên kế hoạch mua sắm trang bị lại cho các phòng ban khi cần thiết. Về văn phòng phẩm thì hàng tháng các phòng lập nhu cầu văn phòng phẩm, các vật t gửi cho phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính để trình lãnh đạo duyệt. Tất cả các vật t, văn phòng phẩm khi mua về phải đợc nhập kho, khi xuất phải có phiếu xuất kho và có sổ kí nhận.
- Xe cộ cơ quan đợc giữ gìn bảo quản tốt, trong năm không có hiện tợng h hỏng lớn, các sự cố xe cộ đợc xử lí kịp thời, lái xe đa lãnh đạo đi về đợc an toàn, thái độ lái xe phục vụ tốt đảm bảo túc trực thờng xuyên để khi cần là có mặt. Hàng tuần phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính xây dựng kế hoạch điều động xe để lái xe có sự chủ động trong công việc.
- Công tác tài chính kế hoạch và sử dụng ngân sách đều làm tốt, đi vào nền nếp, quản lí kinh phí theo đúng nguyên tắc chế độ quy định, giải quyết kịp thời l- ơng và các chế độ khác cho mọi ngời.
- Công tác hậu cần chuẩn bị cho các ngày tết, lễ lớn đều đợc chuẩn bị chu
đáo.
- Về tinh thần phục vụ : mọi ngời đều có tinh thần phục vụ tốt không kể ngoài giờ và ngày nghỉ để đảm bảo tiến độ công việc đợc kịp thời. Thái độ làm việc luôn nghiêm túc, giờ giấc lao động đảm bảo, giải quyết công việc luôn đợc nhanh chóng, kịp thời.
- Công tác tạp vụ, vệ sinh trong nhà ngoài sân đều làm tốt, giữ gìn sạch đẹp cho bộ mặt cơ quan.
- Về chính trị t tởng:
+ Chuyên viên và cán bộ văn phòng chấp hành tốt chủ trơng chính sách của Đảng, Nhà nớc, các Nghị quyết của Tỉnh uỷ, HĐND, chỉ thị của UBND tỉnh, nội quy, quy chế của cơ quan. Luôn nắm chắc Nghị quyết, Chỉ thị của tỉnh để thực hiện và vận dụng tốt nhiệm vụ chuyên môn đợc giao.
+ T tởng của chuyên viên và cán bộ văn phòng luôn vững vàng, không có biểu hiện dao động trớc mọi thử thách của cơ chế thị trờng, không có biểu hiện t tởng lệch lạc, không có biểu hiện tiêu cực trong công việc đợc giao. Mọi ngời đều có tinh thần kỉ luật tổ chức, kỉ luật lao động, có ý thức rèn luyện phấn đấu vơn lên về mọi mặt. Không có biểu hiện xấu trong đạo đức tác phong, luôn sống lành mạnh, luôn có tinh thần đoàn kết giúp đỡ nhau trong công tác, sinh hoạt. Mọi ng- ời đều có ý thức xây dựng cơ quan vững mạnh, tham gia đầy đủ các đợt sinh hoạt chính trị, Nghị quyết của Đảng.
-Về chuyên môn nghiệp vụ :
Mặc đù công việc tổng hợp bận rộn,vất vả song mọi ngời vẫn phải tranh thủ mọi thời gian kể cả ngày lễ, chủ nhật, đêm để hoàn thành mọi công việc đợc giao với tinh thần trách nhiệm cao, đúng tiến độ thời gian. Mọi ngời cố gắng nắm bắt tình hình công việc, tự tìm tòi nghiên cứu để hoàn thành công việc đợc giao, đáp ứng tài liệu, văn bản kịp thời cho lãnh đạo, cho UBND tỉnh, Tỉnh uỷ nh :
+ Tổng hợp tốt tài liệu số liệu văn bản, kế hoạch năm 2001 để báo cáo cho UBND tỉnh, Thờng vụ Tỉnh uỷ và HĐND tỉnh để giao kế hoạch.
+ Rà soát số liệu văn bản của các ngành, huyện thị, của các phòng trong cơ quan để giao kế hoạch kịp thời cho các ngành, huyện thị kịp thời triển khai từ đầu năm.
+ Chủ động tổ chức các hội thảo góp ý cho quy hoạch tổng thể đến năm 2010. Trên cơ sở đó cùng Viện chiến lợc chỉnh lý văn bản quy hoạch để trình Th- ờng vụ Tỉnh uỷ thông qua và trình chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt quy hoạch của tỉnh.
+ Thúc đẩy các ngành, huyện thị hoàn thành quy hoạch tổng thể đến năm 2010, đã đầu t nghiên cứu văn bản quy hoạch, có sự góp ý cụ thể thành ý kiến chính thức của Sở trong hội nghị thẩm định quy hoạch. Trên cơ sở đó đã soạn quyết định phê duyệt quy hoạch của tất cả các huyện thị. Bên cạnh đó đã tổ chức hội nghị thẩm định quy hoạch cho một số ngành và đang tiếp tục tổng hợp trình UBND Tỉnh thẩm định và phê duyệt các ngành còn lại.
+ Đã phối hợp với Viện chiến lợc xây dựng xong quy hoạch tổng thể vùng ven biển, vùng u tiên Nam Lệ Thuỷ, chuẩn bị cơ sở để xây dựng quy hoạch vùng lũ lụt.
- Về kế hoạch 2001 – 2005:
Đã hoàn thành việc tổng hợp và xây dựng kế hoạch 5 năm 2001 – 2005, kịp thời báo cáo UBND tỉnh, báo cáo Bộ Kế hoạch và Đầu t, góp phần xây dựng văn kiện Đại hội tỉnh Đảng bộ lần thứ 13 một cách tốt đẹp.
+ Phòng đã làm tốt cho việc chuẩn bị cho kế hoạch 2002 theo quy trình từ hội nghị triển khai kế hoạch đến việc đi làm việc với các ngành, huyện, thị, tổng hợp văn bản để báo cáo UBND tỉnh, Thờng vụ Tỉnh uỷ và gửi báo cáo cho Bộ Kế hoạch và Đầu t kịp thời.
+ Tham mu cho UBND tỉnh giao kế hoạch để các ngành- địa phơng triển khai sớm.
+ Theo dõi, phản ánh kịp thời cho lãnh đạo về công tác khoa học công nghệ và môi trờng, công tác tài chính, thuế. Tham gia xét duyệt và nghiệm thu ccác đề tài một cách khách quan, có đóng góp ý kiến quan trọng trong khi phê duyệt đề tài.
+ Hàng tuần, tháng đều có chơng trình công tác. Hàng tháng đều có báo cáo tiến độ cho UBND tỉnh, cho Bộ Kế hoạch và Đầu t với chất lợng cao. Đã hoàn thành các báo cáo đột xuất cho lãnh đạo cơ quan, UBND tỉnh và các báo cáo khác.
Nh vậy: trong mỗi lần giao kế hoạch trong phòng đều có sự bàn bạc, trao đổi về từng chỉ tiêu để có sự thống nhất trớc khi giao. Mặt khác mọi ngời luôn có sự tích luỹ số liệu, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ dể nâng cao kiến thức, vì vậy trong mỗi lần giao kế hoạch, báo cáo cho tỉnh, báo cáo Trung ơng các số liệu văn bản đều đảm bảo, ít có sự sai sót, phản ánh trung thực tình hình.
- Các công tác khác.
+ Tham gia tốt việc tập dân quân tự vệ, diễn tập khu vực phòng thủ toàn tỉnh và công tác phòng cháy chữa cháy.
+ Các công tác công đoàn, ủng hộ đồng bào bị lũ lụt đều tham gia đóng góp đầy đủ, kịp thời.
+ Quản lí và sử dụng mạng diện rộng của tỉnh và Internet để cung cấp thông tin và văn bản cần thiết cho các phòng, cho lãnh đạo.
Tuy nhiên, công tác văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình vẫn còn nhiều bất cập, thiếu sót sau:
- Cha đầu t thời gian nghiên cứu kĩ các chế độ chính sách, tài liệu văn bản, tạp chí để phục vụ cho công tác chuyên môn mà chỉ giải quyết công việc sự vụ hàng ngày.
- Công tác quy hoạch thiếu sự đôn đốc nên triển khai chậm.
- Hoạt động hành chính cha đều tay, thiếu nhiều kinh nghiệm, thiếu tính chủ động trong điều hành công việc.
- Công tác văn th lu trữ đang còn thiếu khoa học.
V. Một vài so sánh về công tác quản trị văn phòng ở Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình và Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt Nam.
Nếu chỉ xem xét hoạt động quản trị văn phòng của Sở Kế hoạch và Đầu t
tỉnh Quảng Bình rồi từ đó kết luận là hoạt động quản trị văn phòng tại cơ quan
này tốt hay kém sẽ là không khách quan và thiếu đầy đủ . Vì thế việc tham khảo
thêm kinh nghiệm của những tổ chức khác để so sánh sẽ chính xác hơn.
1.Giới thiệu vài nét vềTrung tâm hợp tác nghiên cứu Việt nam :
Trung tâm này viết tắt là CVSC ( thuộc IID group ), đợc thành lập tháng 7.1997 nhng kế thừa lịch sử hoạt động của chi hội những ngời yêu thích dân tộc học trung ơng ( thành lập tháng 1.1990 ).Trong giai đoạn 1997-2002, CVSC có cơ cấu tổ chức nh sau :
* Hội đồng khoa học , gồm 9 thành viên,đứng đầu là chủ tịch ( do một trong
