I. Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ôtô V75
1. Giới thiệu chung về xí nghiệp
1.1. Lịch sử hình thành
ở bất kì nớc nào và bất cứ thời kì nào, ngoại giao luôn là một vấn đề quan trọng của quốc gia. Tuỳ vào hoàn cảnh cụ thể tại từng thời kì mà ngoại giao giữ một vai trò, nhiệm vụ khác nhau. Để hoạt động ngoại giao đem lại hiệu quả thì đảm bảo việc đi lại của các đoàn đại biểu trong và ngoài nớc là hết sức cần thiết. Nhận thức đợc điều đó, ngay từ những năm 1964 Bộ Ngoại giao đã thành lập đội xe riêng của mình với nhiệm vụ chính là đa, đón và bảo vệ các đoàn đại biểu, các lãnh đạo cấp cao Quốc tế trên các tuyến đờng trong nớc.
Ngày 30.5.7975, đất nớc ta đợc hoàn toàn giải phóng. Trong công cuộc xây dựng đất nớc, Đoàn xe mang tên V75 đợc thành lập trên cơ sở kết hợp hai đội xe:
một của Bộ Ngoại giao nớc Việt Nam dân chủ cộng hoà và một của Mặt trận giải phóng Miền nam Việt Nam. Nhiệm vụ chính của đoàn xe là đa đón các đoàn khách quốc tế trong các cuộc họp quan trọng ở trong nớc, đồng thời phục vụ việc đi lại của các Sứ quán nớc ngoài tại Việt Nam.
Trong thời kì này, ngoài đoàn xe V75 còn có đoàn xe của Cục Phục Vụ Ngoại giao đoàn. Cả hai đội xe này đều có mục tiêu và nhiệm vụ chung. Chính vì vậy, ngày 24/6/1986 Bộ Ngoại giao ra quyết định 49/TCQĐ thống nhất hai đoàn xe này thành Xí nghiệp ôtô V75 trực thuộc Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn. Quyết định này là hoàn toàn khách quan, phù hợp với yêu cầu về kinh tế xã hội lúc bấy giờ, và nó cũng góp phần phục vụ yêu cầu trong đổi mới quản lí kinh tế theo Nghị Quyết VI của Đại hội Đảng. Đó là chuyển các đơn vị sang hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng chế độ hạch toán kinh tế, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
Ngay sau khi đợc thành lập, hoạt động trong cơ chế thị trờng nên xí nghiệp có điều kiện để phát triển. Trong quá trình kinh doanh, qui mô xí nghiệp ngày càng mở rộng. Chính vì vậy đòi hỏi một sự thay đổi về quản lí. Năm 1993 là năm đánh dấu một bớc ngoặt lịch sử lớn trong lịch sử của xí nghiệp khi Hội Đồng Bộ trởng ra Nghị định 388/NĐ-HĐBT ngày 20.11.1991 và Nghị Định 156/NĐ-HĐBT ngày 7/5/1992 về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nớc. Theo đề nghị của Bộ Ngoại giao, ngày 10/3/1993 Văn phòng Chính Phủ ra thông báo số 58/TB và Bộ Ngoại giao ra quyết định số 52 NG/QĐVP thành lập lại xí nghiệp ôtô V75 theo hình thức doanh nghiệp nhà nớc, lúc này xí nghiệp trực thuộc Bộ Ngoại giao quản lí.
Là một doanh nghiệp nhà nớc lấy thu bù chi là chính nhng vẫn coi mục tiêu chính trị là chính. Căn cứ chỉ thị số 500 của Nhà nớc về sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nớc, ngày 27/12/1996 Bộ Trởng Bộ Ngoại giao ra quyết định số 1726/NG-QĐ về việc thành lập lại xí nghiệp theo mô hình doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích. Xí nghiệp có t cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, đợc mở tài khoản ở ngân hàng, đợc sử dụng con dấu riêng, đợc thu ngoại tệ,
sử dụng ngoại tệ theo qui định của nhà nớc. Trụ sở của xí nghiệp đặt tại 27 ( nay là 231) Lê Duẩn –Hai Bà Trng- Hà Nội.
1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích, vì thế Xí nghiệp ôtô V75 có hoạt động phục vụ công ích là chủ yếu, bao trùm toàn bộ hoạt động của công ty. Nhiệm vụ của V75 là:
- Vận tải ôtô phục vụ đa đón các đoàn khách quốc tế quan trọng của Đảng và Nhà nớc, của Bộ Ngoại giao, các bộ, các ngành và các tổ chức quốc tế tại Hà Nội.
-Cung cấp lái xe phục vụ công tác cho các Sứ quán nớc ngoài tại Việt Nam hoặc các Sứ quán Việt Nam tại nớc ngoài.
Ngoài ra, để tận dụng các phơng tiện nhàn rỗi và khai thác các u thế sẵn có của mình, nâng cao hiệu quả kinh tế góp phần cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên, V75 còn thực hiện một số hoạt động kinh doanh sau:
- Kinh doanh vận tải: các xe trong thời gian nhàn rỗi có thể đợc huy động sử dụng cho thuê các cá nhân và tổ chức tham quan, du lịch, cới hỏi..
- Sửa chữa, bảo quản xe của đơn vị, của Bộ Ngoại giao, các Sứ quán và khách hàng khi có yêu cầu.
- Xuất khẩu lao động tại chỗ: tiến hành cung cấp lao động cho các sứ quán và các tổ chức nớc ngoài khi có yêu cầu.
* Cơ cấu tổ chức.
Xí nghiệp ôtô V75 tổ chức bộ máy theo mô hình tập trung dới hình thức trực tuyến tham mu
+ Ban Giám đốc: Gồm giám đốc là đại diện pháp nhân của xí nghiệp, chịu trách nhiệm trớc pháp luật và Bộ trởng Bộ Ngoại Giao về hoạt động của xí nghiệp. Giám đốc có quyền chỉ đạo điều hành cao nhất trong xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, tham mu và thực hiện các nhiệm vụ theo phân công và uỷ quyền.
- Bộ phận tổ chức nhân sự: tổ chức bộ máy và lao động để đào tạo đội ngũ lái xe, đảm bao cung cấp đầy đủ số lợng lao động cho sản xuất, đồng thời làm công tác khen thởng kỉ luật.
- Bộ phận lao động-tiền lơng: xây dựng chế độ tiền lơng,bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động. chế độ thởng phạt, quản lí quĩ lơng và giải quyết các chế độ khác.
- Bộ phận quản trị đời sống và xây dựng cơ bản: làm công tác quản trị và những vấn đề có liên quan đến điều kiện làm việc của các cán bộ, công nhân trong xí nghiệp, đồng thời tổ chức công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản của xí nghiệp.
- Bộ phận hành chính văn phòng: làm công tác văn th, đánh máy, lên lịch hoạt động của xí nghiệp, chủ yếu là của Ban Giám Đốc để giúp Ban giám đốc
Hình 5: Mô hình cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp ôtô V75
Lãnh đạo trực tiếp Kiểm tra giám sát Phối hợp ngang Ban Giám Đốc Văn phòng Phòng kinh tế- kế hoạch - điều vận Phòng kĩ thuật – vật t Phòng kế toán- tài chính- thống kê Các tổ chức đoàn thể Đội xe Vạn Phúc Đội xe Ngô Quyền Đội xe Nghĩa Đô Đội xe MIA Các xởng sửa chữa
Nguồn: Tài liệu tại Xí nghiệp ôtô V75
Phòng kinh tế-kế hoạch- điều vận:
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hoạt động công ích đợc giao cho xí nghiệp. - Điều tra khảo sát thụ trờng vận tải, lập các phơng án kinh tế, các dự án. tổ chức qui trình và phát triển hoạt động đầu t, kinh doanh sản xuất.
- Xây dựng, kí kết hợp đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đa đón khách, khai thác năng lực vận tải.
- Hớng dẫn, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, tổng hợp việc thực hiện các hợp đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đa đón khách, khai thác vận tải của các đơn vị, tổ chức cơ sở và cá nhân của đơn vị, của xí nghiệp.
- Tham mu cho Ban Giám đốc về các giải pháp, cơ chế quản lí nhằm đảm bảo hoàn thành vợt mức kế hoạch của xí nghiệp.
Phòng kĩ thuật- vật t:
- Quản lí kĩ thuật, phơng tiện, hớng dẫn sử dụng, bảo quản, bảo dỡng, sửa chữa các phơng tiện kĩ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật và công nghệ mới trong hoạt động vủa xí nghiệp.
- Tổ chức cung ứng vật t phục vụ sản xuất bên trong, quản lí hệ thống kho tàng, bảo tàng vật t, xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật t. Đề xuất các ph- ơng án củng cố mở rộng dịch vụ sửa chữa ôtô.
Phòng kế toán- thống kê- tài chính: gồm ba bộ phận:
- Bộ phận kế toán: có nhiệm vụ ghi chép, tính toán và phản ánh một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình hoạt động của các loại tài sản, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỉ luật thu nộp, thanh toán nhằm bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa. Cung cấp tài liệu phục vụ cho việc lập kế hoạch và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế ở xí nghiệp.
- Bộ phận thống kê: Căn cứ các chỉ tiêu kinh tế qua các công tác hạch toán ban đầu ở các bộ phận, thu thập thông tin kinh tế và tổng hợp, phân tích số liệu để tổng hợp và báo cáo thống kê tổng hợp.
- Bộ phận tài chính: lập kế hoạch tài chính, tổng kết và điều hành thực hiện kế hoạch tài chính. Tổ chức quản lí nguồn vốn và các nguồn thu chi, đảm bảo mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, bộ phận tài chính còn có nhiệm vụ giúp Giám đốc tiến hành thực hiện các phơng án sản xuất kinh doanh và các hợp đồng kinh tế một cách có hiệu quả nhất. Đảm bảo thực hiện chế độ chính sách và xây dựng các phơng án giá thuộc phạm vi của xí nghiệp.
Bên cạnh đó, xí nghiệp còn có các tổ chức khác nh: Đảng uỷ xí nghiệp, công đoàn, Đoàn Thanh niên, Tự vệ, Nữ công có vai trò phối hợp cho các hoạt động… của xí nghiệp đợc hoàn chỉnh và hoàn thiện hơn.
1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất
Là một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ, xí nghiệp có một hệ thống cung cấp dịch vụ tơng đối đơn giản, đa dạng. Xí nghiệp có 4 đội xe: Đội xe Ngô Quyền, Vạn Phúc, Nghĩa Đô, MIA. Mỗi đội xe có khoảng 30-40 xe và có một đội trởng. Mỗi đội xe đợc chia thành các tổ xe, gồm khoảng từ 10-20 xe, và có một tổ trởng.
Các đội xe chịu sự giám sát chặt chẽ của Ban Giám đốc, phòng kế hoạch, thực hiện các hợp đồng kinh tế mà xí nghiệp đã kí. Xí nghiệp tạo điều kiện cho các đội xe tự khai thác hợp đồng vận tải nhng dới sự giám sát của phòng kĩ thuật- điều vận. Nhờ việc trao quyền tự chủ cho các đội xe đã mang lại nguồn thu lớn cho xí nghiệp.
Hằng ngày, đội trởng nhận báo cáo từ các tổ trởng để báo cáo lên Giám đốc về tình hình quản lí tài sản và lao động, lái xe, tổ chức thực hiện kế hoạch vận tải chấp hành lệnh điều xe, theo dõi kiểm tra việc giám sát thi hành nhiệm vụ của lái xe, bảo đảm an toàn kĩ thuật của các xe.
Ngoài 4 đội xe trên, xí nghiệp còn có hay xởng sửa chữa đặt tại 27 Lê Duẩn và Dịch Vọng. Xởng sửa chữa, chuyên cung cấp dịch vụ cho các khách trong nội bộ ngành và khách có nhu cầu.
Đây là những nét chung nhất về xí nghiệp. Chính điều đó đã ảnh hởng không nhỏ đến kế hoạch ngân sách tại doanh nghiệp.