II. Cỏc phương phỏp hoàn thiện bộ mỏy quản lý tại cụng ty
2.Hoàn thiện chức năng nhiệmvụ của bộ mỏy quản lý
Cú thể núi chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng ban trong cụng ty đó được kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong cụng tỏc tham mưu giỳp lónh đạo Cụng ty quản lý điều hành. Tuy nhiờn để Cụng ty hoạt động tốt và phỏt triển bền vững thỡ giữa cỏc phũng ban và cỏc cấp lónh đạo phải cú mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cựng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vỡ vậy cần phải cú đội ngũ lónh đạo sỏng suốt, chức năng nhiệm vụ của cỏc cấp lónh đạo phải được thống nhất, liờn hệ mật thiết với nhau và khụng bị chồng chộo. Tuy chức năng nhiệm vụ của Cụng ty đó được kiện toàn, nhưng Cụng ty chưa phõn rừ được hiệm vụ của từng nhõn viờn trong cỏc phũng ban nờn nhiệm vụ của một số trưởng phũng phải kiờm quỏ nhiều dẫn đến chất lượng cụng việc khụng cao.
Qua thời gian tỡm hiểu, nghiờn cứu ở Cụng ty và tỡm hiểu phõn tớch cụng việc của cỏc Trưởng phũng, nay em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của cỏc trưởng phũng.
2.1. Phũng kinh doanh
* Trưởng phũng kinh doanh:
- Chức năng:
+ Tổ chức, phõn cụng, theo dừi, đỏnh giỏ cụng tỏc cỏc nhõn viờn trong phũng. + Định giỏ bỏn, giỏ thầu, đàm phỏn và ký kết hợp đồng bỏn hàng và nhập khập.
+ Tạo dựng mối quan hệ với khỏch hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lượng cú liờn quan tới phũng kinh doanh.
- Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch kinh doanh của Cụng ty và của phũng trỡnh Tổng Giỏm đốc phờ duyệt.
+ Thực hiện cỏc nhiệm vụ đấu thầu, đàm phỏn ký kết hợp đồng, cỏc hoạt động xỳc tiến bỏn hàng.
+ Liờn hệ mật thiết với cỏc phũng trong cụng ty để hực hiện cú hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn Cụng ty.
- Bỏo cỏo:
Trưởng phũng kinh doanh bỏo cỏo việc thực hiện của mỡnh cho Tổng Giỏm đốc.
* Cỏc nhõn viờn trong phũng:
Hai nhõn viờn Marketing cú nhiệm vụ: Thực hiện cỏc hoạt động xỳc tiến bỏn hàng, quảng cỏo, chăm súc khỏch hàng theo sự chỉ đạo của trưởng phũng; Thu thập cỏc thụng tin về đặc điểm khỏch hàng, cỏc yờu cầu của khỏch hàng; Phục vụ cụng tỏc thiết kế, giỏm sỏt kỹ thuật thi cụng; Làm rừ cho khỏch hàng để họ trực tiếp liờn hệ với phũng kinh doanh; Tỡm kiếm thụng tin về khỏch hàng và thực hiện giới thiệu sản phẩm của Cụng ty trờn mạng; Ngoài ra thực hiện cỏc cụng việc khỏc theo sự chỉ đạo của Trưởng phũng.
Nhõn viờn chịu trỏch nhiệm về xuất nhập khẩu: Thực hiện cỏc thủ tục để xuất khẩu cỏc sản phẩm của Cụng ty và nhập khẩu cỏc thiết bị và mỏy múc phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất, ngoài ra thực hiện cỏc cụng việc khỏc theo sự chỉ đạo của trưởng phũng.
2.2. Trưởng phũng Tài chớnh Kế toỏn
- Chức năng:
+ Tham mưu cho Tổng Giỏm đốc cụng ty về cụng tỏc tài chớnh kế toỏn.
+ Tổ chức bộ mỏy tài chớnh kế toỏn toàn Cụng ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ cụng tỏc tài chớnh kế toỏn, thụng tin kinh tế và hạch toỏn kinh tế; Ghi chộp phản ỏnh đầy đủ quỏ trỡnh vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giỏ trị theo đỳng phỏp lệnh kế toỏn thống kờ và những quy định cụ thể của Cụng ty và cụng tỏc quản lý kinh tế tài chớnh.
- Nhiệm vụ:
+ Xõy dựng cỏc quy định về thanh quyết toỏn, chứng từ hoỏ đơn lưu trữ cỏc văn bản chứng từ về tài chớnh kế toỏn.
+ Tổ chức cỏc hoạt động ghi chộp sổ sỏch, lưu trữ chứng từ và hạch toỏn chi phớ cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo cỏc quy định kế toỏn của Cụng ty và đảm bảo tuõn thủ cỏc quy định của Nhà nước.
+ Nghiờn cứu cỏc phương hướng, giải phỏp để đổi mới, cải tiến hệ thống. + Tổ chức bộ mỏy kế toỏn cho phự hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. + Kiểm kờ định kỳ, bỏo cỏo định kỳ và xõy dựng bỏo cỏo tài chớnh định kỳ theo quy định.
+ Thực hiện cụng tỏc tài chớnh tớn dụng.
+ Thực hiện cụng tỏc phõn tớch hoạt động kinh tế và thụng tin kinh tế thuộc phạm vi của phũng.
- Bỏo cỏo:
Kế toỏn trưởng bỏo cỏo việc thực hiện nhiệm vụ của mỡnh cho Tổng Giỏm đốc.
Cỏc nhõn viờn trong phũng thực hiện nhiệm vụ theo chức danh cụng việc của mỡnh và theo sự chỉ đạo của trưởng phũng.
2.3. Trưởng phũng Kỹ thuật
- Chức năng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tổ chức phõn cụng theo dừi, đỏnh giỏ cụng tỏc cỏc nhõn viờn trong phũng kỹ thuật.
+ Nghiờn cứu xõy dựng và ỏp dụng cỏc quy trỡnh cụng nghệ mới. + Xõy dựng định mức tiờu thụ vật tư theo yờu cầu.
- Nhiệm vụ chớnh:
+ Trực tiếp phụ trỏch phũng kỹ thuật để thực hiện việc lập dự toỏn, triển khai cỏc hợp đồng.
+ Lập dự trự vật tư, cung cấp toàn bộ thụng số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng.
+ Lờn kế hoạch thuờ tầu phụ
+ Cung cấp thụng số kỹ thuật, cỏc yờu cầu nhập khẩu để phũng kinh doanh tiến hành nhập khẩu.
+ Lập quy trỡnh chế tạo và kiểm cha chất lượng sản phẩm.
- Bỏo cỏo: Trưởng phũng kỹ thuật bỏo cỏo việc thực hiện nhiệm vụ của mỡnh cho Giỏm đốc điều hành.
2.4. Trưởng phũng Vật tư Thiết bị
- Chức năng:
+ Lập kế hoạch mua vật tư.
+ Tiến hành thương thảo về giỏ cả và điều kiện mua hàng. + Ký cỏc đơn mua vật tư, thiết bị và dụng cụ được uỷ quyền. - Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch và tiến hành mua vật tư và thiết bị cho Nhà mỏy.
+ Lập và đề xuất quy trỡnh mua sắm vật tư thiết bị phự hợp với chớnh sỏch mua vật tư và thiết bị của Cụng ty.
+ Lập bỏo cỏo tuần và thỏng gửi Giỏm đốc điều hành.
+ Tham gia cụng tỏc quản lý kho, tỡm cỏc biện phỏp cải tiến cụng tỏc quản lý kho.
- Bỏo cỏo: Trưởng phũng vật tư bỏo cỏo kết quả thực hiện nhiệm vụ của mỡnh cho Giỏm đốc điều hành.
Cũn cỏc nhõn viờn trong phũng tuõn theo sự chỉ đạo của trưởng phũng thực hiện nhiệm vụ được giao như tiến hành thiết kế sản phẩm, búc tỏch vật tư ....