II. Cỏc phương phỏp hoàn thiện bộ mỏy quản lý tại cụng ty
1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý
1.2 Hoàn thiện cơ cấu cỏc phũngban
So với mụ hỡnh cơ cấu tổ chức bộ mỏy cũ của Cụng ty thỡ trong mụ hỡnh mới ta sẽ cú thờm Phũng tổ chức hành chớnh và bỏ hai bộ phận đú là: bộ phận trợ lý nhõn
sự và bộ phận cố vấn. Sở dĩ như vậy vỡ bộ phận nhõn sự cú vai trũ rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện cỏc cụng việc theo sự chỉ đạo của Tổng Giỏm đốc và tham mưu cho Tổng Giỏm đốc trong cỏc vấn đề về tiền lương, lao động.... Mặt khỏc kế toỏn trưởng khụng thể làm tốt khi kiờm cả cụng việc của một kế toỏn trưởng và cỏc cụng việc thuộc về bộ phận hành chớnh. Do vậy cụng ty cần phải bổ sung thờm phũng Tổ chức hành chớnh, dưới sự chỉ đạo của Tổng Giỏm đốc và tham mưu cho Tổng Giỏm đốc cỏc vấn đề về tổ chức bộ mỏy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động.... và cú quyền thay mặt Tổng Giỏm đốc trong một số trường hợp nếu được sự uỷ quyền của Tổng Giỏm đốc. Khi hỡnh hành nờn phũng này thỡ trợ lý nhõn sự của cụng ty chuyển sang làm trưởng phũng hành chớnh dữ. Do nhiệm vụ và chức năng của phũng Tổ chức hành chớnh tương đối nhiều, mà cỏn bộ nhõn sự này khụng được đào tạo đỳng chuyờn mụn nghiệp vụ do vậy mọi cụng việc được tiến hành cũn nhiều gượng ộp, mặt khỏc độ tuổi của cỏn bộ nhõn sự này khỏ cao là 42 tuổi nờn khụng phự hợp với việc đào tạo thờm. Do vậy Cụng ty cần tuyển thờm một cỏn bộ nhõn sự được đào tạo đỳng chuyờn mụn và nghiệp vụ để cựng với cỏn bộ cũ thực hiện tốt cỏc chức năng và nhiệm vụ trong phũng. Cũn bộ phận cố vấn đo khụng làm việc thường xuyờn tại Cụng ty nờn khụng nhất thiết phải thể hiện trờn mụ hỡnh cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty. Để thấy rừ sự cần thiết của việc bổ sung phũng Tổ chức hành chớnh ta đi tỡm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phũng Tổ chức hành chớnh:
- Chức năng:
+ Giỳp cho Tổng Giỏm đốc Cụng ty trong việc thực hiện cỏc phương ỏn sỏp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lý và điều phối thực hiện đỳng đắn cỏc chế độ chớnh sỏch đối với cỏn bộ cụng nhõn viờn nhằm đỏp ứng yờu cầu ổn định và phỏt triển của Cụng ty.
+ Giỳp Tổng Giỏm đốc điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những cụng việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Là chiếc cầu nối trong quan hệ cụng tỏc với cấp trờn, cấp dưới, ngang cấp và chớnh quyền nhõn dõn địa phương và ngược lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh của lónh đạo một cỏch nhanh chúng và đảm bảo chớnh xỏc.
+ Quản lý toàn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Cụng ty đảm bảo cỏc điều kiện làm việc cơ sở vật chất, khụng ngừng cải tiến và mua sắm những trang thiết bị văn phũng tiờn tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ cụng việc.
- Nhiệm vụ:
+ Nghiờn cứu, đề xuất và tổ chức cỏc phương ỏn tổ chức sản xuất quản lý. Hướng dẫn, đụn đốc việc thực hiện chế độ chức trỏch và quan hệ lề lối cụng tỏc giữa cỏc đơn vị , phũng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Cụng ty và cỏc quy chế chức năng cụ thể.
+ Nghiờn cứu xõy dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cỏc bộ, thực hiện cụng tỏc tuyển dụng, đào tạo, nõng cao năng lực tay nghề, bổ sung cỏn bộ cụng nhõn viờn, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đỳng đắn việc thuyờn chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, cỏc nghị định, phỏp phỏp lệnh, chớnh sỏch đối với người lao động.
+ Thực hiện chức năng nhận xột cỏn bộ, thực hiện cụng tỏc nõng lương Giỳp Tổng Giỏm đốc giải quyết đỳng đắn, hợp lý chớnh sỏch lao động tiền lương cũng như cỏc chế độ chớnh sỏch khỏc đối với cỏn bộ cụng nhõn viờn.
+ Cựng cỏc phũng ban chức năng khỏc nghiờn cứu đề xuất biện phỏp giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
+ Tổng hợp văn bản.
+ Quản lý cụng tỏc giấy tờ, tổ chức tốt cụng tỏc văn thư và cụng tỏc lưu trữ. + Quản lý sử dụng con dấu của Cụng ty đỳng nội quy, quy định của Nhà nước và phỏp luật cũng như của Hội đồng quản trị và Cụng ty đề ra.
+ Thực hiện tốt cụng tỏc quản trị, hành chớnh để đảm bảo cho bộ mỏy cơ qua hoạt động cú hiệu quả.
+ Làm tốt cụng tỏc quản trị, hành chớnh để đảm bảo cho bộ Nhà mỏy của cụng ty tại Tõy Mỗ - Từ Liờm - Hà Nội.
+ Tổ chức và triển khai thực hiện tốt cụng tỏc bảo vệ, phũng chống chỏy nổ trong cơ quan.
+ Quản lý điều hành xe con phục vụ đưa đún cỏn bộ đi lại thay phũng kế toỏn. + Phục vụ nơi làm việc của cỏc đồng chớ lónh đạo, tiếp khỏch, hội họp.
+ Mua sắm trang thiết bị văn phũng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nước trong cơ quan.
+ Cú phương ỏn chăm súc, bảo vệ sức khoẻ, khỏm và điều trị bệnh cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty.
Qua nghiờn cứu cho thấy, hiện nay toàn Cụng ty chỉ cú một cỏn bộ nhõn sự. Cỏn bộ này tuy khụng được đào tạo đỳng chuyờn mụn nghiệp vụ về quản lý nhõn sự, Nhưng cú rất nhiều kinh nghiệm trong cụng tỏc này. Khi chuyển cỏn bộ này về Phũng tổ chức hành chớnh thỡ cỏn bộ này giữ chức trưởng phũng. Như phõn tớch ở trờn, cụng việc của phũng này rất nhiều, cỏc nhiệm vụ về lĩnh vực hành chớnh từ phũng tài chớnh kế toỏn chuyển sang, cộng với cỏc cụng việc mà trợ lý nhõn sự đang làm thỡ một cỏn bộ khụng thể đảm đương được hết cỏc nhiệm vụ trong phũng. Do vậy Cụng ty cần tuyển thờm một cỏn bộ nhõn sự được đào tạo đỳng chuyờn mụn nghiệp vụ vào phũng Tổ chức hành chớnh để hỗ trợ Trưởng phũng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phũng và gúp phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của Cụng ty cú hệ thống và chuyờn tinh, gọn nhẹ hơn và phự hợp với tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty.