I/ kháI quát chung về nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp
3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
4.1. Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập kho
Doanh nghiệp sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung.
(*) Trờng hợp mua ngoài cha thanh toán
Đây là nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh nhất trong giai đoạn cung cấp của công ty. Để kế toán nghiệp vụ này công ty dùng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán tàI khoản 331 và nhật ký chứng từ số 5. NKCT số 5 đợc mở để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với ngời cung cấp vật t, hàng hoá. Mỗi nhà cung cấp đợc ghi một dòng trên NKCT số 5. Cuối tháng, kế toán khoá sổ NKCT số 5, xác định tổng số phát sinh có TK 331 đối ứng TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152.
Công ty cơ khí Quang Trung
Nhật ký chứng từ số 5
Ghi có TK 331- phải trả cho ngời bán Tháng 11 năm 2003
ĐVT: 1000đ
stt Tên đơn vị (hoặc ngời bán)
Số d đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ
các TK Theo dõi thanh toán
Số d cuối tháng Nợ Có 152 … Cộng có TK 331 112 … … Nợ Có 1 Cty CP TTN 15.000 70.000 98.000 60.000 … … 2 Cty TNHH HĐ 5.000 100.000,3 127.000 90.000,3 Cộng 170.000,3 225.000
Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 11 năm 2003.
Ngày 30 tháng 11 năm 2003 Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp kế toán trởng
(*) Trờng hợp mua bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng:
- Nghiệp vụ mua hàng bằng tiền mặt rất ít phát sinh. Phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi công ty mua những loại vật liệu có giá trị ít, hoặc nhà cung cấp mới. Định kỳ, 2 đến 5 ngày kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) tập hợp các chứng từ (hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi ) để ghi vào nhật ký chứng từ số 1. Cuối tháng kế toán tiền… mặt tính ra tổng số tiền thanh toán để vào sổ cáI và xác định tổng số phát sinh có TK 111 đối ứng với TK 152,153 và ghi vào sổ cáI tàI khoản 152,153.
Ví dụ:
Nh theo hoá đơn bán lẻ ngày 20/11/2003 mua 100m dây đIện 3 pha 3х6 của một công ty số 86 Lê Duẩn
Giá cha thuế: 2.000.000đ
Thuế GTGT: 200.000đ
Tổng giá thanh toán ngay bằng tiền mặt 2.200.000đ Trích nghiệp vụ này thể hiện trên NKCT số 1 nh sau.
Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111- Tiền mặt
Tháng 11 năm 2003
stt Phiếu chi Ghi có TK 111, ghi nợ TK khác
SH NT 152 1331 … Cộng có TK 111 … … 10 216 20 2000 200 2.200 … Cộng 9.500 950 10.450
- Nghiệp vụ mua hàng bằng tiền gửi ngân hàng xảy ra với tần xuất lớn, chủ yếu là thanh toán với các nhà cung cấp thờng xuyên. định kỳ 2 ngày, kế toán ngân hàng tập
hợp các chứng từ để ghi vào NKCT số 2. Cuối tháng kế toán xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng với TK 152 để ghi vào sổ cáI TK 152.
(Trích đoạn trong NKCT số 2)Tr nhật ký chứng từ số 2 ghi có TK 112-Tiền gửi ngân hàng
tháng 11 năm 2003 stt Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Ghi có TK 112, ghi nợ TK khác Cộng có TK 112 111 1331 152 153 331 … … 7 210 6 2.400 2.400 8 211 7 2000 2.000 9 212 8 233,96 4.186,29 293,04 4.703,29 10 213 9 5.900 5.900 … … … Cộng 2.000 3.730 31.884,4 12.156 43.970,75 64.500
- Trờng hợp mua ngoài thanh toán bằng tạm ứng cũng tơng tự nh mua ngoàithanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hay tiền mặt. Khi tạnm ứng cho nhân viên đI mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, báo cáo quỹ kế toán ghi sổ chi tiết… TK 141. Sổ chi tiết này đợc mở cho từng năm và mỗi đối tợng tạm ứng đợc phản ánh trên một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng đợc phản ánh trên một dòng. Cuối tháng kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu để ghi NKCT số 10. NKCT số 10 đợc mở tơng ứng cho từng tài khoản.
Nguyên vật liệu liên quan đến nhiều hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh, do đó bên cạnh tàI khoản phản ánh nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu sử dụng rất nhiều tàI khoản ở các phần hành khác nhau:
+> TK 152: trong đó có 5 tàI khoản cấp 2
TK 152.1; TK 152.2; TK 152.3; TK 152.4; TK 152.8
+> TK 621: phản ánh chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất. +> TK 642: Phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp.
+> NgoàI ra còn các TK 111; TK 112; TK 141; TK 133; TK 331…