3.4.1. Tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp
1. Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức và quản lý của công ty nên phòng kế toán đợc áp dụng hình thức bộ máy kế toán tập trung. Phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, lập báo cáo kế toán tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán, thu thập và xử lý thông tin kế toán. ở đơn vị sản xuất bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập chứng từ và lập các chứng từ liên quan đến các hoạt động kinh tế của công ty gửi về phòng kế toán theo đúng quy định và thời gian để hạch toán.
Phòng kế toán tài chính có biên chế tổng số 21 cán bộ nhân viên kế toán gồm: 01 kế toán trởng, 02 kế toán phó và 18 cán bộ nhân viên kế toán. Đợc tổ chức thành 05 tổ bố trí theo chức năng từng phần hành kế toán và trình độ chuyên môn.
Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng Bộ phận kế toán tài chính Bộ phận kế toán tiền lơng BHXH, BHYTế, KPCĐ Bộ phận kế toán vật t, tài sản Bộ phận kế toán tổng hợp giá thành Bộ phận kế toán thống kê
+ Kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán tài chính của công ty. Là ngời giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn, phổ biến chỉ đạo công tác chuyên môn cho bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trớc giám đốc, cấp trên và các cơ quan chức năng của Nhà nớc về tình hình thực hiện công tác kế toán tài chính, là ngời kiểm tra tình hình hạch toán, huy động vốn. Kế toán trởng có trách nhiệm quản lý tài sản và sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời, toàn diện để ban Giám đốc đa ra quyết định kinh doanh.
+ Bộ phận toán tài chính: (05 ngời) có nhiệm vụ theo dõi vốn bằng tiền, tiền gửi ngân hàng, các khoản vay ngắn hạn, vay dài hạn ngân hàng, thanh toán tạm ứng cho các cá nhân, đơn vị trong Công ty. Theo dõi cấp phát các loại vé ăn, vé xe ô tô, các khoản công nợ phải thu, phải trả với khách hàng, lập kế hoạch chi tiêu tài chính phục vụ cho nhu cầu sản xuất, lập các báo cáo tài chính theo quy định, theo dõi và hạch toán doanh thu bán hàng.
+ Bộ phận kế toán tiền lơng, BHXH, BHYT : (04 ngời) tổ chức tập hợp theo dõi, tính toán các tài khoản tiền lơng, tiền thởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, cấp phát tiền lơng, tiền thởng và các khoản chi có tính chất lơng.
+ Bộ phận kế toán vật t, tài sản : (05 ngời) theo dõi hạch toán nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu sử dụng trong công ty. Tập hợp chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lên bảng kê số 3. Theo dõi chi tiết biến động tăng, giảm tài sản cố định các loại, lập bảng phân bổ số 3 và nhật ký chứng từ số 9. Theo dõi và quyết toán công tác sửa chữa lớn trong công ty.
+ Bộ phận kế toán tổng hợp : (03 ngời) tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo kế toán tài chính theo quy định của công ty, của tập đoàn than và theo chế độ báo cáo kế toán, xác định kết quả kinh doanh và tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc.
+ Bộ phận kế toán thống kê : (03 ngời) tập hợp theo dõi báo cáo thống kê qua đội thống kê tại khai trờng, lập và phân tích các báo cáo năng suất thiết bị, cung cấp
thông tin số liệu cho công tác điều hành và tổ chức sản xuất. Lập các báo biểu thống kê theo yêu cầu của Nhà nớc, ngành, tập đoàn than và yêu cầu nội bộ.
+ Thủ quỹ: có trách nhiệm bảo quản và thực hiện công việc thu chi tiền mặt và các chứng từ có giá trị nh tiền, vàng, bạc, đá quý... Hàng ngày vào sổ các chứng từ thu chi, cuối ngày đối chiếu với kế toán quỹ về số phát sinh và số d. Lập báo cáo quỹ từng loại tiền hàng tháng hoặc đột suất theo yêu cầu của lãnh đạo.
+ Nhân viên kinh tế phân xởng: Theo dõi, cập nhập số liệu sản lợng, chi phí, tính lơng cho phân xởng mình.
Trình độ cán bộ nhân viên kế toán đều đợc đào tạo từ trung cấp trở lên, phù hợp với yêu cầu công việc đợc giao.
2. Hình thức kế toán áp dụng của Công ty cổ phần than Cao Sơn
Công ty cổ phần than Cao Sơn đang áp dụng hạch toán kế toán theo hình thức sổ “Nhật ký chứng từ”. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Số liệu ghi bên có của các tài khoản kế toán là tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho nhiều tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau, khi ghi vào nhật ký chứng từ thì ghi kép theo quan hệ đối ứng tài khoản (tài khoản cấp 1). Vì vậy tổng số cộng cuối tháng ở nhật ký chứng từ chính là số định khoản kế toán để ghi vào sổ cái.
Để ghi chép nhật ký chứng từ là những chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, bảng kê, bảng phân bổ. Nhật ký chứng từ phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ nhật ký chứng từ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho tháng sau. Mỗi số mới phải chuyển số d tháng trớc sang.
3. Hệ thống sổ sách sử dụng * Nhật ký chứng từ: Công ty sử dụng 8 nhật ký chứng từ sau: - Nhật ký chứng từ số 1: Ghi có TK 111 - Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 112 - Nhật ký chứng từ số 4: Ghi có TK 311, 315, 341,342, 343 - Nhật ký chứng từ số 5: Ghi có TK 331
- Nhật ký chứng từ số 7: Ghi có TK 142, 241, 335...
- Nhật ký chứng từ số 8: Ghi có TK 131, 155, 511, 531, 532, 641, 642, 711…
- Nhật ký chứng từ số 9: Ghi có TK 211. 213, 212, 217, 214
- Nhật ký chứng từ số 10: Ghi có TK 138, 139, 333, 336, 338, 411, 414, 431, 441... * Bảng phân bổ: Công ty sử dụng 3 bảng phân bổ sau:
- Bảng phân bổ số 1: dùng cho TK 334, 338 - Bảng phân bổ số 2: dùng cho TK 152, 153 - Bảng phân số 3: dùng cho TK 214
* Sổ kế toán chi tiết: sử dụng 5 loại sổ sau: - Sổ chi tiết số 1: dùng theo dõi chi tiết tiền vay
- Sổ chi tiết số 2: dùng theo dõi chi tiết thanh toán với ngời bán - Sổ chi tiết số 3: theo dõi chi tiết bán hàng
- Sổ chi tiết số 4: theo dõi chi tiết thanh toán với khách hàng - Sổ chi tiết số 5: theo dõi chi tiết tài sản cố định.
* Sổ cái: Công ty theo dõi tất cả các tài khoản mà Công ty đang áp dụng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nkCT
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
4. Hệ thống tài khoản kế toán
Để tập hợp ghi chép các số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của Bộ Tài chính ban hành .
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/1 đến ngày 31/12 cùng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng là “đồng Việt Nam”.
3.4.2. Thực trạng công tác tập hợp chi phí sản xuất và xác định giá thành sản phẩm tại Công ty than Cao Sơn.
Báo cáo tài chính Sổ cái Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê số: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11 Nhật ký chứng từ số: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 Sổ chi tiết số 1,2,3,4,5,6 Bảng tổng hợp chi tiết
1. Quy trình tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm và tình hình thực hiện chính sách, chế độ của nhà nớc, nghành trong doanh nghiệp
a. Phân loại chi phí sản xuất và công tác quản lý chi phí sản xuất
Để phục vụ cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tại công ty than Cao Sơn chi phí sản xuất đợc chia thành 5 yếu tố chi phí.
*) Chi phí nguyên nhiên vật liệu: Đợc chia thành
- Nguyên liệu, vật liệu: Bao gồm các loại vật liệu nổ nh thuốc mìn, kíp mìn, các loại sắt thép kim loại dùng trong quá trình công nghệ và kỹ thuật, mũi khoan, n- ớc dung dịch khoan, dầu mỡ bôi trơn máy móc thiết bị, các chi tiết phụ tùng dùng cho sửa chữa thay thế, công cụ dụng cụ …
- Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu - Động lực: Điện năng
*) Chi phí nhân công: - Tiền lơng
- Bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế - ăn ca: Tiền ăn giữa ca của công nhân
*) Khấu hao tài sản cố định : Nhà xởng, máy móc thiết bị khai thác, vận chuyển, sàng tuyển và các tài sản dùng trong quản lý.
*) Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm tiền thuê xe chở công nhân đi làm, trung đại tu thiết bị, giám định sản phẩm, sửa chữa tài sản, sửa chữa đờng mỏ, khoan thăm dò cắm mốc, vẽ bản đồ khai thác,và hiện nay do yêu cầu của sản xuất mà công ty có thuê thêm các thiết bị khai thác nh máy xúc,một số xe tải chở than và đất dá…
*) Chi phí khác bằng tiền: Bao gồm tiền thuê đất, thuế môn bài, thuế tài nguyên, các khoản lệ phí, các khoản chi cho công tác đào tạo, chi sách báo tài liệu, chi cho công tác an ninh, chi cớc phí đàm thoại, hội nghị khách hàng, tìm hiểu thị tr- ờng…
Mặt khác để phục vụ cho công tác hạch toán chi phí, chi phí sản xuất lại đợc chia thành 3 khoản mục chi phí :
*) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm các loại vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế phục vụ cho việc sản xuất khai thác than.…
*) Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lơng và các khoản trích theo lơng của công nhân trực tiếp sản xuất.
*) Chi phí sản xuất chung : Bao gồm
- Tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý phân xởng, tiền ăn ca của công nhân sản xuất và nhân viên phân xởng
- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho quản lý phân xởng.
- Khấu hao tài sản cố định dùng cho sản xuất và dùng cho quản lý phân xởng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, tiền nớc, vé xe
- Chi phí khác bằng tiền
* Công tác quản lý chi phí sản xuất:
Công tác quản lý chi phí sản xuất là công tác rất đợc chú trọng trong doanh nghiệp vì thực chất của quản lý chi phí trong doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất sử dụng chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hiện nay Công ty quản lý chi phí theo định mức tiêu hao, biểu hiện rõ nhất là chi phí nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất khai thác than. Công ty đã xây dựng hệ thống định mức chi phí cho các công trờng phân xởng.
Ví dụ: Định mức tiêu hao nhiên liệu cho máy xúc PC400 dung tích gầu 1,6m3 là 27 lít dầu/100m3 đất đá, 20 lít dầu/100 Tấn than.
Chi phí nhân công trực tiếp đợc tập hợp trực tiếp theo từng công đoạn sản xuất trên cơ sở đơn giá lơng sản phẩm quy định cụ thể cho từng nội dung công việc. Chi phí sản xuất chung đợc tập hợp trên tài khoản 627 cho từng công đoạn sản xuất.
2. Các nhân tố ảnh hởng đến việc tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm trong Công ty cổ phần than Cao Sơn
Công ty cổ phần than Cao Sơn là doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ than, quá trình sản xuất pháp sinh rất nhiều loại chi phí, các loại nguyên vật liệu, CCDC đa
dạng nhiều công đoạn sản xuất, và có nhiều chi phí phát sinh bất thờng Vì thế…
việc tập hợp chi phí gặp rất nhiều khó khăn.
Các nhân tố ảnh hởng đến việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của Công ty cổ phần than Cao Sơn.
3. Đối tợng kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất
Việc tập hợp chi phí sản xuất theo đúng đối tợng có tác dụng phục vụ tốt cho việc tăng cờng quản lý chi phí sản xuất và phục vụ cho công tác tính giá thành đợc đúng đắn kịp thời.
Để xác định đúng đối tợng tập hợp chi phí sản xuất phải xem xét đến đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Xuất phát từ đặc điểm quy trình công nghệ của công nghiệp khai thác than, đối tợng tập hợp chi phí sản xuất đợc xác định là các công đoạn sản xuất. Chi phí phát sinh tại công đoạn nào sẽ đợc tập hợp trực tiếp vào công đoạn đó.
Các chi phí phát sinh sau khi đã đợc tập hợp theo công đoạn đợc vào các bảng phân bổ để tiến hành tính giá thành sản xuất than.
Các chi phí là chi phí về nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung.
4. Trình tự tổ chức công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản xuất.
Quá trình hạch toán chi phí và giá thành của công ty cổ phần than Cao Sơn đ- ợc hạch toán theo trình tự sau:
a, Kế toán tập hợp chi phí :
- Chi phí sản xuất phát sinh đợc tập hợp theo công đoạn là các đối tợng: khoan, nổ mìn, xúc bốc, vận chuyển, sàng tuyển Sau đó đ… ợc tổng hợp lại trong báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố.
- Việc tập hợp chi phí căn cứ vào các nhật ký chứng từ và các bảng kê tại phân xởng, đội sản xuất theo từng yếu tố chi phí bao gồm :
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. + Chi phí nhân công trực tiếp.
+ Chi phí sản xuất chung.
- Với các chi phí cần phân bổ chịu chi phí thì phân bổ theo tiền lơng công nhân sản xuất chính.
* Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT) :
Để theo dõi khoản chi phí NVLTT, kế toán dùng tài khoản 621 ″chi phí NVLTT″, tài khoản này mở chi tiết cho từng công đoạn, theo tài khoản cấp 2 :
1. Công đoạn khoan 2. Công đoạn nổ mìn 3. Công đoạn xúc 4. Công đoạn sàng
5. Công đoạn băng tải 6. Công đoạn máng ga 7. Công đoạn vận tải
Do đặc điểm của công nghệ khai khoáng là không có nguyên vật liệu chính, mà chỉ có nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu. Vì vậy vật liệu phụ đợc coi là vật liệu chủ yếu. Trong giá thành sản phẩm nh: mũi khoan, răng gầu, cáp thép và thuốc nổ mìn .…
Doanh nghiệp sử dụng 2 loại giá (Hạch toán và thực tế) để phản ánh nguyên vật liệu.
Giá thực tế
Nguyên vật liệu =
Giá mua ghi
Trên hoá đơn +
Chi phí thu mua Vận chuyển bốc dỡ Tổng giá thực tế NVL + Tổng giá thực tế NVL Tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Hệ số giá =
Tổng giá hạch toán NVL + Tổng giá hạch NVL Tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Chi phí NVL = NVL xuất dùng trong kỳ * Hệ số giá theo giá hạch toán
Trong kỳ diễn ra rất nhiều việc nhập, xuất nguyên, nhiên vật liệu để phục vụ cho việc khai thác than hoặc có nguyên vật liệu xuất dùng, dùng không hết nhập lại kho. Vì vậy kế toán NVL căn cứ vào các chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất) NVL vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Lập bảng kê số 3 và bảng phân bổ nguyên vật liệu cho từng đối tợng sản xuất công đoạn sản xuất (chi tiết đợc trình bầy ở bộ phận kế toán vật t).
* Kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp ( CPNCTT ):