Khắc phục những nhược điểm trong quy trình quản lý dự án của ông ty

II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY

1. Giải pháp chung

2.2. Khắc phục những nhược điểm trong quy trình quản lý dự án của ông ty

Trong quy trình quản lý của công ty hiện nay, có thể nói là tương đối phù hợp với điều kiện của công ty, tuy nhiên trong tương lai không xa, theo như định hướng phát triển cũng như kế hoạch, chiến lược phát triển của công ty thì việc nâng cao chất lượng quản lý dự án là điều mong muốn của công ty nói chung và ban quản lý dự án nói riêng. Để làm được điều này thì cần phải khắc phục được những tồn tại còn vướng mắc trong thời gian hoạt động vừa qua của công ty nói chung và của ban quản lý dự án nói riêng. Một số giải pháp cụ thể như sau:

- Trong quy trình quản lý dự án hiện nay là cồng kềnh và phải trải qua nhiều bước, đáng lẽ với tổ nghiên cứu thị trường hoặc những tổ khác trong ban dự án được xếp vào ban quản lý dự án, thì có thể thực hiện kiêm nghiệm công việc có liên quan như tổ nghiên cứu thị trưòng của bàn quản lý dự án sau

luông công việc lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư của dự án. Bên cạnh đó cần tăng cường thêm một số nhân viên vào ban quản lý dự án để có thêm nhân lực thực hiện những công việc chuyên môn này để phụ trách vấn đề chuyên môn tranh việc người của phòng ban này tham gia vào công tác lập và quản lý dự án với những người trong ban quản lý dự án. Vì hiện nay ban dự án của công ty là quá ít so với yêu cầu của công việc nên vấn đề tuyển dụng và đào tạo nhân lực càng pahỉ được đẩy mạnh. - Cần có giải pháp tăng cường sự theo dõi giám sát việc thực hiện quy trình quản lý dự án, trên thực tế do không có sự giám sát đầy đủ nên một số tổ công tác chưa thật sự tự giác làm việc với công suất cao nhất, tinh thấn trách nhiệm công việc cao nhất, nên để làm sao có thể khắc phục được điều này thì ban giám đốc và trưởng ban quản lý dự án cần có giải pháp về thưỏng phạt hợ lý. Các lãnh đạo cần bố trí công việc hợp lý hơn nữa để thong thoảng có thể kiểm tra dược công việc của nhân viên

- Nghiên cứu thị trường là công tác được xem là một trong những công tác rất quan trọng trong quá trình quản lý dự án. Đôi khi trong quy trình quản lý dự án công tác này bị xem nhẹ, vì đa số thành viên không cho đó là chỉ số có thể áp dụng vào công tác quản lý, xong nó lại là những thông tin rất quan trọng vì khi tìm hiểu ngiên cứu thị trường kỹ lưỡng và thu thập thông tin một cách chính xác sẽ giúp cho các nhà quản lý hoạch định đúng hướng đi, xây dựng một phương án quản lý tốt nhất nhằm đối phó với những phát sinh có thể gặp phải, ngoài ra nghiên cứu thị trường chính xác còn giúp cho các nhà đầu tư quản lý tài chính, hạch toán chi phí dự án một cách chính xác hơn. Do đó công ty cần tạo điều kiện hơn nữa cho nhân viên thực hiện công tác nghiên cứu thị trường và trưởng ban dự án cần quan tâm chỉ đạo công việc nghiên cứu thị trường này. Hiện nay, công tác nghiên cứu thị trường mặc dù được công ty quan tâm hơn, xong vẫn chưa thật chi tiết đầy đủ. Để khắc phục được

vấn đề này, nâng cao khả năng chú ý hơn đối với công tác nghiên cứu thi trưòng thì mức kinh phí mà công ty duyệt cho công tác nghiên cứu thị trường cần tăng cường thêm cho công tác thị trường này, bên cạnh đó cần kiểm soát chặt chẽ hơn các nguồn kinh phí này để tránh thất thoát lãng phí.

- Cần tăng cường thực hiện công tác kiểm tra đánh giá dự án sau khi dự án hoàn thành nhằm tránh các thiếu sót không đáng có trong dự án.

2.3. Khắc phuc những nhược điểm trong tổ chức thực hiện quản lý dự án

- Phân công công việc rõ ràng cho các thành viên, tránh tình trạng người làm không hết việc người lại không có việc. Đôi khi việc phân công công việc không rõ ràng làm cho một số thành viên hoàn thành sớm công việc hoặc không có số liệu để làm việc, có nhiều thời gian rảnh rỗi. Trong khi đó một số thành viên khác lại làm không hết việc, do vậy để giải quyết vấn đề này cần phân công công việc rõ ràng, khi hoàn thành công việc nào đó cần có công việc hỗ trợ các thành viên khác. Mặt khác phải có cơ chế làm việc để tăng khả năng làm việc nhóm của các thành viên trong ban quản lý dự án. Cụng việc tổ chức thực hiện lập dự oán tại công ty cũng rất nhiều bất cập làm cho công tác quản lý dự án bị ảnh hưởng nhiều đôi khi bị ngưng trệ, cụ thể có́ một số vướng mắc sau:

- Quan tâm nhiều hơn và đúng mực hơn với công việc tổ chức viết dự án sau khi có các thông tin từ nghiên cứu thị trường để có thể có được một dự án hoàn chỉnh với chất lượng tốt nhất.

- Thiết lập quy chế phối hợp giữa các phòng ban linh động hơn nữa trong quá trình lập dự án, theo đó các nhân viên ở các phòng ban có thể phối hợp với nhau mà không bắt buộc có chữ ký của lãnh đạo phòng ban trong một số trường hợp, tránh tình trạng khi lãnh đạo đi công tác, việc lập dự án lại phải chờ ý kiến của lãnh đạo, khiến công việc trở nên trì trệ.