Cơ sở của ĐGTHCV là phân tích công việc. Nếu việc phân tích công việc không có một hệ thống rõ ràng cụ thể thì dẫn đến việc phân chia trách nhiệm và quền hạn cũng sẽ không rõ ràng dẫn đến việc ĐGTHCV cũng không thể chính xác được. Vì Vậy trước tiên muốn đánh giá chính xác công ty phải tiến
một hệ thống phân tích công việc rõ ràng cụ thể. Việc phân tích công việc được thể hiện qua nội dung của bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, trong đó bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là cơ sở để có các tiêu chuẩn đánh giá một cách hợp lý. Để phân tích công việc chúng ta cần phải xác định rõ nội dung của bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Bản mô tả công việc: là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể 6
- Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện :là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, cá đặt trưnng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác 7
- Bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc: là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phả ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc 8
Để tiến hành phân tích công việc tại công ty cổ phần phân phối Thời Gian thì công ty cần làm các bước sau:
- Xác định người phân tích công việc: người phân tích công viêc phải là người chuyên làm về nhân sự, có các kiến thức kỹ năng trong quản trị nhân sự người này phải am hiểu các công việc phải làm trong công ty, có thể là cán bộ nhân sự của công ty.
- Thu thập thông tin phân tích công việc: phải làm rõ những gì người lao động phải thực hiện thông qua nhiều hình thức thu thập thông tin khác nhau.
6ThS. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (chủ biên), Giáo trình quản trị nhân lực, Nxb ĐH KTQD Hà Nội, năm 2007, trang 49
- Ví dụ bản phân tích công việc và yêu cầu thực hiện công việc đối với người thực hiện của giám đốc kinh doanh
Bảng3.1:Phân tích công việc
1/BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: Giám đốc kinh doanh
Báo cáo cho: Tổng giám đốc
Nhiệm vụ : - Lập và tổ chức triển khai giám sát việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty
- Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường và đưa ra đề xuất, kiến nghị
- Thực hiện chính sách kinh doanh của Công ty - Ký và kiểm soát các việc thực hiện điều khoản theo đúng chiến lược kinh doanh của ban giám đốc. - Triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng
- Chịu trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh trước Ban Tổng Giám đốc và các cơ quan quản lý Nhà Nước khác
- Phê duyệt phương án kinh doanh của các khu vực - Xây dựng, phát triển và quản lý chuỗi đại lý bán lẻ - Xây dựng và phát triển dịch vụ khách hàng
- Xây dựng hình ảnh và tác phong chuyên nghiệp cho đại lý bán lẻ; Lên kế hoạch bán hàng định kỳ
năm/quý/tháng cho Công ty
- Tổ chức xử lý khiếu nại khách hàng cấp Công ty - Tổ chức tuyển dụng và đào tạo các vị trí, các cán bộ nhân viên của Công ty.
- Đánh giá nhân viên dưới quyền
- Thu thập, phê duyệt các chỉ tiêu chất lượng liên quan
- Báo cáo về hoạt động kinh doanh của Công ty cho tổng giám đốc
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN Trình độ học vấn: Đại học
Trình độ chuyên môn:Được đào tạo tại các trường Bách khoa, kinh tế, ngoại thương, luật...về quản lý
Trình độ ngoại ngữ:Sử dụng được tiếng Anh
Kinh nghiệm thực tế: Có kinh nghiệm làm việc 2 năm tại vị trí tương đương. Hiểu biết sản phẩm. Có kỹ năng quản lý
Yêu cầu khác:Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, nhanh nhẹn
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC:
Hoàn thành tốt tất cả các công việc mà Tổng Giám đốc giao cho, làm tốt các nhiệm vụ ở trên
Đề xuất các chiến lược kinh doanh có tính khả thi.