Trong toàn bộ quá trình Quản lý tuyển sinh thì đây là công việc đầu tiên mỗi thí sinh dự tuyển phải làm đó là đăng ký dự tuyển, nộp hồ sơ… Các thông tin trong hồ sơ được thống nhất theo mẫu chung của Bộ giáo dục và đào tạo. Đó là: tên trường đăng ký dự tuyển, khối thi, mã ngành thi, các thông tin về cá nhân ( họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, đối tượng ưu tiên, hộ khẩu thường trú, khu vực TNTHPT, năm tốt nghiệp THPT, mã ĐKDT, số CMTND, địa chỉ liên lạc…). Ban tuyển sinh có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ của thí sinh trực tiếp hoác thông qua các ban tuyển sinh của tỉnh, thành hay sở giáo dục đào tạo. Chức năng Quản lý hồ sơ gồm 4 chức năng con, mỗi chức năng có nhiệm vụ riêng biệt phục vụ cho chức năng lớn để quản lý tốt hồ sơ các thí sinh dự tuyển đó là nhận các giấy tờ, hồ sơ đăng ký dự thi cùng lệ phí, chỉ dẫn cho các thí sinh biết các thủ tục cần thiết và các thông tin yêu cầu có liên quan khi tham dự thi
1.1- Nhập hồ sơ
Sau khi ban tuyển sinh nhận hồ sơ từ các thí sinh sẽ dựa vào điều kiện dự thi, quy định hướng dẫn của Bộ giáo dục và đào tạo để kiểm tra các thông tin của thí sinh ghi trong túi hồ sơ có hợp lệ hay không. Từ đó loại bỏ những hồ sơ không hợp lệ. Tiếp đó chức năng nhập hồ sơ sẽ cho phép nhập thông tin này vào tệp “hồ sơ” trong cơ sở dữ liệu của trường. Trong quá trình nhập thông tin hồ sơ phải tuân thủ chặt chẽ theo quy định, thống nhất dữ liệu khi nhập, đảm bảo tính chính xác và hợp lý. Chức năng này cho phép kiểm tra khi nhập các thông tin trong hồ sơ của thí sinh có giá trị nhập vào thỏa mãn kiểu dữ liệu, thỏa mãn số lượng ký tự tối đa cho phép của mỗi trường hay không. Khi nhập họ đệm và tên thì thông tin nhập vào sẽ chuẩn hóam tức là giữ các từ chỉ có một dấu cách, không có dấu cách ở đầu hoặc cuối xâu và đầu mỗi từ phải được chuẩn banừg chữ hoa. Khi nhập xong thông tin hồ sơ của thí sinh thì thông tin hồ sơ các thí sinh dự thi sẽ được cập nhật mã hồ sơ. Mã hồ sơ của mỗi thí
sinh là do máy tự động cập nhật dựa vào quy định dựa vào quy định hướng dẫn của hội đồng tuyển sinh, bao gồm các chữ cái và chữ số ( ví dụ NTHA0000001..-. Thông tin hồ sơ nào được nhập trước sẽ được đánh mã hồ sơ trước, tức là mã hồ sơ sẽ tự động tăng lên trong quá trình nhập hồ sơ. Muốn cập nhật được mã hồ sơ thì thông tin cập nhật vào trong bảng phải đầy đủ, nếu trường hợp nhập thông tin không đầy đủ thì sẽ không thể cập nhật được mã hồ sơ. Trong khi nhập các thông tin hồ sơ nếu bị bỏ trống hay nhập sai kiểu dữ liệu mặc định thì chương trình nhập sẽ đưa ra thông báo lỗi, yêu cầu nhập lại. Nếu không nhập đúng giá trị thì chương trình sẽ dừng lại và không cho phép người nhập nhập tiếp các thông tin tiếp theo.
1.2- Sửa hồ sơ
Có nhiệm vụ sửa lại những thông tin hồ sơ theo yêu cầu của thí sinh hoặc những hồ sơ khai báo sai thực tế hay những thông tin không đúng với quy định của Bộ giáo dục và đào tạo như: Họ tên, ngáy sinh, mã ngành, mã đăng ký dự thi, mã dân tộc, mã DVĐKDT, mã đối tượng… Khi đăng nhập thì chỉ có những người có quyền đăng nhập vào chương trình mật khẩu chỉ được đăng nhập 3 lần, nếu không đúng thì thoát. Đặc biệt khi chưa có thông tin hồ sơ nhập vào cơ sở dữ liệu mà tiến hành “Sửa hồ sơ” thì chương trình sẽ đưa ra thông báo yêu cầu nhập thông tin hồ sơ vào máy. Khi vào Form sửa hồ sơ thì gồm cả danh sách đủ của các hồ sơ và ta có thể sửa thông tin cho các hồ sơ bằng cách nhập mã hồ sơ cần sửa. Khi đó Form sẽ trải hiện thông tin đày đủ của mã hồ sơ đó, lúc đó ta tiến hành sửa dữ liệu cần thiết theo yêu cầu và cập nhật lại dữ liệu. Chương trình không cho phép sửa trường mã hồ sơ mà chỉ cho phép sửa các thông tin của mã hồ sơ đó. Thông tin sau khi sửa được cập nhật lại vào tệp “Hồ sơ:. Việc sửa thông tin hồ sơ của thí sinh phải có yêu cầu chỉ đạo của hội đồng tuyển sinh, không cho phép làm tùy tiện để trách gian lạn trong tuyển sinh và sai lạc, mất mát thông tin.
1.3- Xóa hồ sơ
Có nhiệm vụ loại bỏ các thông tin hồ sơ của thí sinh như: không thỏa mãn điều kiện thi, đăng ký không đũng trường, đăng ký không đúng ngành… hay do người nhập sai, hoặc do thí sinh nộp thiếu giấy tờ liên quan… Tuy nhiên việc xóa
thông tin hồ sơ không làm tùy tiện mà phải có yêu cầu chỉ đạo của hội đồng tuyển sinh. Đồng thời ở chức năng này cũng chỉ cho phép những người có quyền đăng nhập mới được thực hiện xóa hồ sơ để đảm bảo đúng quy chế tuyển sinh và tránh gian lận, làm đảo lộn và mất mát thông tin. Khi cần xóa hồ sơcủa thí sinh nào thì ta có thế kích vào thí sinh đó trên ban ghi hoặc nhập tên thí sinh, mã hồ sơ để tìm ra hồ sơ cần xóa. Sau khi đã tìm được hồ sơ cần xóa ta kích vào nút “Xóa” lúc đó chương trình sẽ tự động xóa bỏ những thông tin của các thí sinh này trong tệp “Hồ sơ”.
1.4- Tìm kiếm hồ sơ
Có nhiẹm vụ tìm kiếm các thông tin về cá nhân theo các điều kiện tìm kiếm như theo Mã hồ sơ, số báo danh, Họ tên, nhóm nghành đăng ký dự thi. Từ đó biết được số lưọng thí sinh dự thi để thuê địa điểm thi và bố trí phòng thi. Ở đây ta chỉ có thể xem thông tin các thí sinh cần tìm kiếm chứ không thể sửa xóa bát kỳ một thông tin nào của thí sinh đó. chức năng tìm kiếm hồ sơ đáp ứng yêu cầu tra cứu nhanh thông tin của các thí sinh đã đăng ký dự tuyển.