I. Tổ chức và thông tin trong tổ chức
3. Cơ sở dữ liệu
Những nhà quản lý luôn phải lu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc quản lý kinh doanh của mình. Trong tổ chức, dữ liệu đợc lu trữ trong những cơ sở dữ liệu có dung lợng lớn thiếu nó thì tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn trong hoạt động. Nói rằng: “Dữ liệu của một tổ chức có vai trò sống còn” là điều khẳng định không hề quá một chút nào.
Ngày nay ngời ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
3.1 Một số khái niêm cơ sở
Thực thể là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ thông tin về
nó.
Trờng dữ liệu dùng để lu trữ thông tin về từng thực thể ngời ta thiết lập cho
nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính là một tr- ờng. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên HTTT để xâydựng nên những bộ thuộc tính nh vậy cho các thực thể.
Bản ghi là tập hợp bộ giá trị của các trờng của một thực thể cụ thể làm
thành một bản ghi.
Bảng là toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một
bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng.
Cơ sở dữ liệu đợc hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau đợc tổ
chức và lu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của hệ thống chơng trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều ngời sử dụng khác nhau, với các mục đích khác nhau.
3.2 Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu
Cập nhật dữ liệu: dữ liệu đợc nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu.
Dữ liệu có thể đến từ cuộc gọi điện thoại, từ phiếu in sẵn có điền các mục, từ những bản ghi lịch sử, từ các tệp tin máy tính hoặc từ những thiết bị mang tin khác. Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ GUI bằng hình thức các form để biểu diễn bản ghi của cơ sở dữ
liệu với những ô trắng để ngòi sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu các mục đợc chọn.
Truy vấn cơ sở dữ liệu là làm thế nào để lấy đợc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Để
thực hiện nhiệm vụ này ta phải có một cách thức nào đó để giao tác với cơ sở dữ liệu. Thông thờng là thông qua một dạng ngôn ngữ truy vấn. Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL là ngôn ngữ phổ dụng nhất đợc dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay.
Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu: báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở
dữ liệu theo yêu cầu của ngời dùng, đợc tổ chức sắp xếp và đa ra dới dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo cũng vẫn đợc thể hiện trên màn hình. Lập báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu đợc dùng để xử lý và đa cho ngời sử dụng theo một thể thức xác định đợc.
Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: Dữ liệu cần đợc tổ chức theo một cách
nào đó để không d thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và tìm hiểu đợc chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu cần đợc cấu trúc lại. Đối với thực thể cần xác định tên gọi, xác định trờng, độ rộng các trờng, loại của từng trờng. Toàn bộ cấu trúc đó đợc gọi là cấu trúc của tệp. Để lu trữ dữ liệu chúng ta cần có cơ chế để gắn kết các thực thể mà giữa chúng có mối quan hệ với nhau. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng sử dụng 3 mô hình sau để chế ngự các mối quan hệ đó: mô hình phân cấp, mô hình mạng lới, mô hình quan hệ. Trong đó mô hình quan hệ là mô hình đợc sử dụng rộng rãi nhất hiện nay. Trong mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem xét và thể hiện các thực thể nh một bảng hai chiều với bản ghi là hàng còn các trờng là cột. Có một cột đóng vai trò là trờng định danh, mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất. Cấu trúc nh vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên bảng.
II. Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin