I. Tổ chức và thông tin trong tổ chức
1. Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin
1.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Những yêu cầu mới của quản lý dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển hệ thống thông tin mới. Các hành động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có tác động mạnh buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Việc xuất
hiện các công nghệ mới cũng dẫn tới việc tổ chức phải xem lại trang thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Cuối cùng vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nói tóm lại các nguyên nhân dẫn tới sự phát triển một hệ thống thông tin là:
- Những vấn đề về quản lý.
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý. - Sự thay đổi của công nghệ.
- Thay đổi sách lợc chính trị.
1.2 Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin là có đợc một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về mặt tài chính và thời gian định trớc. Không cần thiết chỉ thực hiện một phơng pháp nào để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơng pháp thì ta có nguy cơ không đạt đợc những mục tiêu định trớc. Một phơng pháp đợc định nghĩa là tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn. Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic.
1.3 Các công đoạn của phát triển hệ thống
Tuỳ theo kết quả của mỗi giai đoạn có thể đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót. Sau đây là mô tả sơ lợc các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những t liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu
quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu.
- Đánh giá khả năng thực thi.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ vấn đề hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt đợc. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
- Nghiên cứu môi trờng hệ thống đang tồn tại. - Nghiên cứu hệ thống thực tại.
- Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi.
- Thay đổi đề xuất của dự án.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào (các Inputs). Mô hình logic phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:
- Thiết kế sử lý.
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào. - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. - Hợp thức hoá mô hình logic.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp
Khi mô hình logic đợc xác định và chuẩn y, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải xác định các phơng tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Để giúp ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích sẽ đánh giá các chi phí và lợi ích (cả hữu hình và vô hình) mỗi phơng án phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ đợc trình lên ngời sử dụng và một buổi trình bày đợc thực hiện. Ngời sử dụng sẽ chọn lấy một một phơng án đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Đề xuất các giải pháp bao gồm các công đoạn sau:
- Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức. - Xây dựng các phơng án của giải pháp.
- Đánh giá các phơng án của giải pháp.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa chọn. Thiết kế vật lý ngoài gồm hai tài liệu kết quả cần có: trớc hết là một tài liệu bao chứa tất cả nội dung của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hoá. Thiết kế vật lý bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá. - Thiết kế các thủ tục thủ công.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những ngời chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu, các bản hớng dẫn sử dụng các thao tác và các tài liệu mô tả hệ thống. Triển khai kỹ thuật hệ thống gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. - Thiết kế vật lý trong.
- Lập trình.
- Thử nghiệm hệ thống. - Chuẩn bị tài liệu.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Đây là việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đợc thực hiện. Để việc chuyển đổi này đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Cài đặt và khai thác bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch cài đặt. - Chuyển đổi.
- Khai thác và bảo trì. - Đánh giá.