1. XÁC ĐỊNH YấU CẦU CỦA PHẦN MỀM
1.3Phõn tớch chức năng của hệ thống mới
Để giỳp việc quản lý khỏch hàng của cụng ty được đơn giản, nhanh chúng, chớnh xỏc, đầy đủ. Qua khảo sỏt hệ thụng và phõn tớch nghiệp vụ bờn trờn, phần mềm quản lý khỏch hàng cho cụng ty cổ phần giải phỏp phần mềm Hoà Bỡnh phải đạt được cỏc chức năng sau:
- Quản lý phũng ban và người dựng là nhõn viờn trong cụng ty
- Quản lý khỏch hàng (bao gồm: khỏch hàng cỏ nhõn, tổ chức, tiềm năng, chớnh thức), và người liờn hệ của khỏch hàng đú
- Quản lý hợp đồng: Xỏc định được doanh thu, chi phớ của mỗi hợp đồng, tỡnh trạng hợp đồng, ngày bắt đầu, kết thỳc hợp đồng, ngoài ra cũn cú chi tiết hợp đồng mục đớch là để phõn cụng nhiệm vụ cụ thể cho từng nhõn viờn trong mỗi hợp đồng
- Quản lý được cỏc giao dịch diễn ra giữa nhõn viờn kinh doanh với khỏch hàng trong quỏ trỡnh thuyết phục khỏch hàng đi tới ký kết hợp đồng với cụng ty, giữa cỏc nhõn viờn triển khai với khỏch hàng trong quỏ trỡnh triển khai hợp đồng.
- Cỏc loại bỏo cỏo thống kờ ghi nhõn kết quả kinh doanh, tỡnh trạng hợp đồng, thụng tin giao dịch.
Hệ thống mới phải đảm bảo cú cỏc tớnh năng sau:
- Hệ thống cho phộp cập nhập cỏc thụng tin mới, cho phộp tự động phõn loại và liệt cỏc danh mục sẵn cú của phần mềm. Quỏ trỡnh sửa, xúa thụng tin sẽ được thực hiện theo yờu cầu của người dựng.
- Hệ thống thiết kế logic nờn khi cú một sự thay đổi trong thư viện toàn bộ cỏc chức năng liờn quan sẽ tự động điều chỉnh một cỏch phự hợp để duy trỡ tớnh liờn tục của hệ thống.
- Cỏc luồng thụng tin lưu chuyển trong hệ thống được kiểm soỏt chặt chẽ bởi cỏc cụng cụ được kiểm tra và tỡm kiếm.
- Dữ liệu được thiết kế trong hệ thống đó được chuẩn húa nờn khụng gian lưu giữ thụng tin trong mỏy tớnh được tối ưu và cú thể truy xuất dữ liệu được đầy đủ và thuận tiện.
- Đối với mọi đối tượng người sử dụng, cỏc thao tỏc thuận tiện, dễ dàng và cú trỡnh bày màn hỡnh hợp với cỏc giao diện chuẩn hiện nay như WINDOWS.
Dưới đõy là sơ đồ mụ tả chi tiết về cỏc chức năng của phần mềm
Hỡnh 3.1 Sơ đồ chức năng
Chương trỡnh gồm 4 tầng xử lý chớnh, hướng đối tượng hoàn toàn, được lập trỡnh bởi Visual Basic 6.0 và Microsoft Access:
- Tầng cơ sở dữ liệu: Bao gồm cỏc thành phần cơ sở dữ liệu: cỏc trường, cỏc bảng, cỏc thủ tục tớch hợp. Quản lý kết nối và xử lý cỏc cõu lệnh truy vấn.
- Tầng thực thể: bao gồm cỏc đối tượng xử lý, cỏc hàm và thủ tục để điều khiển đối tượng. Tầng thực thể làm việc trực tiếp với tầng cơ sở dữ liệu. Thụng tin đầu vào và đầu ra chỉ tương tỏc với tầng xử lý ngữ cảnh.
- Tầng xử lý ngữ cảnh: Nhận cỏc yờu cầu của người dựng theo từng chức năng, ngữ cảnh của chương trỡnh từ tầng giao diện. Phõn tớch thành cỏc yờu cầu và truyền xuống tầng thực thể. Kết quả của quỏ trỡnh xử lý sẽ trả về tầng giao diện.
- Tầng giao diện: Giao tiếp trực tiếp với người sử dụng, phõn bổ cỏc chức năng và nhõn cỏc yờu cầu của người sử dụng. Tương ứng sẽ truyền và nhận thụng tin từ tầng xử lý ngữ cảnh để ỏp ứng nhu cầu người sử dụng.
Việc xõy dựng và thiết kế trờn hệ quản trị cơ sở ACCESS và ngụn ngữ lập trỡnh VISUAL BASIC hiện đại và đa năng giỳp cho phần mềm cú được những đặc tớnh, ưu điểm nổi bật sau:
- Trực quan dễ sử dụng.
- Đỏp ứng được nhu cầu quản lý của người sử dụng
- Hỗ trợ đắc lực cho người quản lý, hay cỏc nhõn viờn trong quỏ trỡnh làm việc.
- Việc nhập dữ liệu được thực hiện một cỏch nhanh chúng, dễ dàng nhờ sự tự động kiểm tra dữ liệu vào.
- Việc tra cứu tài liệu, kết xuất bỏo cỏo được nhanh chúng và thuận tiện đỏp ứng nhu cầu của nhà quản lý, nhõn viờn