3.1 Thuật toỏn đăng nhập
3.2 Thuật toỏn cập nhật dữ liệu
3.3 Thuật toỏn sửa dữ liệu
3.4 Thuật toỏn lờn bỏo cỏo
Hỡnh 3.10 Thuật toỏn lờn bỏo cỏo 4. CÁC FORM GIAO DIỆN
4.1 FORM đăng nhập
Để đăng nhập phần mềm thực hiện qua 2 bước:
B1: Lựa chọn mó người sử dụng đó được đăng ký trong danh sỏch bằng cỏch bấm chuột vào nỳt ở cạnh bờn phải của ụ mó người dựng và lựa chọn mó người sử dụng tương ứng. Sau khi chọn xong thỡ đồng thời tờn người dựng tương ứng với mó trờn được hiện ra.
B2: Tại ụ Mật khẩu nhập mật khẩu tương ứng của người sử dụng. Chỳ ý: Sau 3 lần nhập sai mật khẩu của người sử dụng chương trỡnh sẽ tự động kết thỳc.
Khi đăng nhập thành cụng màn hỡnh chào mừng sẽ hiện ra:
Cú 3 loại người dựng của phần mềm quản lý khỏch hàng:
- Cỏc nhõn viờn thuộc phũng kinh doanh: Là những người cú quyền sử dụng mọi tớnh năng của hệ thống
- Cỏc nhõn viờn thuộc phũng kinh doanh: Là những người cú quyền sử dụng mọi tớnh năng của hệ thống
- Cỏc nhõn viờn thuộc phũng ban khỏc: Khụng được sử dụng tớnh năng về cập nhật cỏc thụng tin liờn quan đến khỏch hàng
4.2 Giao diện chớnh của chương trỡnh
Sau khi đăng nhập thành cụng giao diện chương trỡnh hiện ra cú dạng: - Để thay đổi mật khẩu đăng nhập của người sử dụng: Bấm chuột vào
menu Hệ thống và chọn Danh mục nhõn viờn
- Để thoỏt khỏi chương trỡnh vào Menu Hệ thống chọn “Thoỏt” hoặc Ấn tổ hợp phớm “Ctrl + T”
4.2.1 Menu Hệ thống
a. Danh mục phũng ban (Vào menu Hệ thống -> Danh mục phũng ban)
í nghĩa của cỏc nỳt: Mới, Sửa, Xoỏ, Lưu, Thoỏt, Bỏ qua Mới: Tạo mới hoàn toàn một phũng ban mới.
Sửa: Sửa lại trường thụng tin tờn phũng ban của những phũng ban trong bảng.
Xoỏ: Xoỏ một phũng ban bất kỳ trong bảng. Nhưng nếu trong danh mục nhõn viờn đó cú phũng ban này thỡ phần mềm sẽ thụng bỏo khụng cho xoỏ.
Lưu: Khi tạo mới hay sửa một phũng ban, chỳng ta phải ấn nỳt này thỡ thụng tin mới được cập nhật.
Thoỏt: Đõy là nỳt thoỏt khỏi màn hỡnh cập nhật phũng ban.
b.Danh mục nhõn viờn ( Vào Menu Hệ thống -> Danh mục nhõn viờn)
Tại chức năng này, bạn sẽ cập nhật nhõn viờn trong cụng ty:
- Phần bảng phớa bờn dưới là danh sỏch của những nhõn viờn đó được cập nhật trong hệ thống. Cú một dũng đỏnh dấu bởi tam giỏc mầu đen phớa bờn trỏi gọi là dũng hiện thời. Thụng tin chi tiết về nhõn viờn tại dũng hiện thời được hiển thị ở phớa bờn trờn.
- Để cập nhật mới thụng tin của một nhõn viờn: Bấm chuột vào nỳt
“Thờm” khi đú con trỏ màn hỡnh sẽ tự động được đặt tại ụ Số thứ tự
cỏch lấy mó số phũng của nhõn viờn và số thứ tự lớn nhất đó cú cộng thờm 1). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tiếp theo bạn sẽ bấm phớm Enter (hoặc phớm Tab) để chuyển xuống ụ phớa bờn dưới “Tờn nhõn viờn”. Điền họ tờn của nhõn viờn sau đú bấm Enter để xuống ụ tiếp theo để nhập mật khẩu.
- Tại ụ giới tớnh, bạn sẽ khụng càn phải gừ trực tiếp từ bàn phớm mà bạn chi cần sử dụng phớm mũi tờn lờn xuống để lựa chọn giới tớnh tương ứng (Nam/Nữ) cú sẵn.
- Tiếp theo hóy lần lượt cập nhật cỏc thụng tin về: Số điện thoại,
Địa chỉ hiện tại, Trỡnh độ chuyờn mụn, Ghi chỳ.
- Tiếp theo là Vị trớ làm việc, Tỉnh thành. Tại đõy bạn khụng cần phải gừ trực tiếp mà bạn hóy sử dụng phớm mũi tờn lờn xuống để lựa chọn vị trớ làm việc và tỉnh thành tương ứng. Nếu đó phự hợp thỡ bạn chỉ cần bấm Enter để chuyển sang ụ tiếp theo.
- Ngày nhập: Đõy chớnh là ngày thành nhõn viờn được tuyển dụng
làm việc
- Ngày kết thỳc: Đõy là ngày mà nhõn viờn kết thỳc hợp đồng với
cụng ty, nếu chưa cú khai bỏo thỡ trường này được phộp để trống
- Sau khi cập nhật thụng tin của nhõn viờn, để tiếp tục cập nhật cho nhõn viờn tiếp theo, bạn bấm Enter hoặc nhấn tổ hợp phớm
“Alt+T” hoặc nhấn chuột vào nỳt “Thờm”
- Để sửa lại thụng tin về một người đó được cập nhật từ trước. Trước hết bạn chọn dũng chứa thụng tin về người đú tại bảng danh sỏch phớa dưới. Bấm chuột vào nỳt “Sửa”. Tiến hành những sửa đổi cần thiết sau đú bấm chuột vào nỳt “Cập nhật”(lỳc trước là nỳt Sửa)
- Trường hợp muốn xoỏ nhõn viờn nào đú thỡ bấm chuột vào nỳt “
hàng thỡ chương trỡnh sẽ thụng bỏo và khụng cho xoỏ nhõn viờn này.
4.2.2 Menu Thụng tin khỏch hàng
a.Danh mục từ điển (Vào Menu Thụng tin khỏch hàng -> Danh mục từ điển)
Danh mục từ điển được chia nhỏ ra thành 3 danh mục con bao gồm: - Lĩnh vực kinh doanh
- Loại hỡnh kinh doanh - Tỉnh thành
í nghĩa của cỏc nỳt: Mới, Sửa, Xoỏ, Lưu, Thoỏt, Bỏ qua Mới: Tạo mới hoàn toàn một lĩnh vực kinh doanh mới.
Sửa: Sửa lại trường thụng tin tờn lĩnh vực kinh doanh của những lĩnh vực trong bảng
Xoỏ: Xoỏ một lĩnh vực kinh doanh bất kỳ trong bảng. Nhưng nếu trong danh mục khỏch hàng đó cú lĩnh vực kinh doanh này thỡ phần mềm sẽ thụng bỏo khụng cho xoỏ.
Lưu: Khi tạo mới hay sửa một lĩnh vực kinh doanh, chỳng ta phải ấn nỳt này thỡ thụng tin mới được cập nhật.
í nghĩa của cỏc nỳt: Mới, Sửa, Xoỏ, Lưu, Thoỏt, Bỏ qua Mới: Tạo mới hoàn toàn một loại hỡnh kinh doanh mới
Sửa: Sửa lại trường thụng tin tờn loại hỡnh kinh doanh của những loại hỡnh trong bảng
Xoỏ: Xoỏ một loại hỡnh kinh doanh bất kỳ trong bảng. Nhưng nếu trong danh mục khỏch hàng đó cú loại hỡnh kinh doanh này thỡ phần mềm sẽ thụng bỏo khụng cho xoỏ.
Lưu: Khi tạo mới hay sửa một lĩnh vực kinh doanh, chỳng ta phải ấn nỳt này thỡ thụng tin mới được cập nhật
Thoỏt: Đõy là nỳt thoỏt khỏi màn hỡnh cập nhật loại hỡnh kinh doanh
Mới: Tạo mới hoàn toàn một tỉnh thành mới
Sửa: Sửa lại trường thụng tin tờn tỉnh thành của những tỉnh thành trong bảng
Xoỏ: Xoỏ một tỉnh thành bất kỳ trong bảng. Nhưng nếu trong danh mục khỏch hàng, nhõn viờn đó cú tỉnh thành này thỡ phần mềm sẽ thụng bỏo khụng cho xoỏ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lưu: Khi tạo mới hay sửa một tỉnh thành, chỳng ta phải ấn nỳt này thỡ thụng tin mới được cập nhật
Thoỏt: Đõy là nỳt thoỏt khỏi màn hỡnh cập nhật tỉnh thành b. Cập nhật khỏch hàng
Tại chức năng này, bạn sẽ cập nhật khỏch hàng của cụng ty:
- Phần bảng phớa bờn dưới là danh sỏch những khỏch hàng đó được cập nhật trong hệ thống. Cú một dũng đỏnh dấu bởi tam giỏc mầu đen phớa bờn trỏi gọi là dũng hiện thời. Thụng tin chi tiết về khỏch
hàng tại dũng hiện thời được hiển thị ở phớa bờn trờn (Chỳ ý: Khỏch hàng của cụng ty cú thể là cỏ nhõn hoặc tổ chức)
- Để cập nhật mới thụng tin của một khỏch hàng: Bấm chuột vào nỳt “Thờm” khi đú con trỏ màn hỡnh sẽ tự động được đặt tại ụ mó nhõn viờn. Tại ụ này bạn khụng cần phải gừ trực tiếp tờn nhõn viờn mà chỉ cần chọn nhõn viờn tương ứng. Mó khỏch hàng cú số thứ tự đó được hệ thống tự động tạo ra bằng cỏch lấy mó KH và số thứ tự lớn nhất đó cú cộng thờm 1.
- Tiếp theo bạn sẽ: Bấm phớm Enter (hoặc phớm Tab) để chuyển xuống ụ phớa bờn dưới “Tờn khỏch hàng”. Điền họ tờn của khỏch hàng sau đú bấm Enter để xuống ụ tiếp theo để nhập loại khỏch hàng. Nếu khỏch hàng chưa cú hợp đồng nào chương trỡnh ngầm định rằng loại khỏch hàng là “Khỏch hàng tiềm năng”. Khi cú hợp đồng với khỏch hàng này, chương trỡnh sẽ tự động đổi loại khỏch hàng thành “Khỏch hàng chớnh thức”
- Tại ụ Lĩnh vực kinh doanh, Loại hỡnh kinh doanh bạn sẽ khụng cần phải gừ trực tiếp từ bàn phớm mà bạn chi cần sử dụng phớm mũi tờn lờn xuống để lựa chọn lĩnh vực và loại hỡnh tương ứng.
- Tiếp theo hóy lần lượt cập nhật cỏc thụng tin về: Đơn vị chủ quản,
Số lượng nhõn viờn, Doanh thu hàng năm, Địa chỉ, Số điện thoại, Fax, Email, Website
- Tại ụ Giới tớnh, Tỉnh thành, bạn cũng khụng cần phải gừ trực tiếp mà bạn hóy sử dụng phớm mũi tờn lờn xuống để lựa chọn giới tớnh (Nam/Nữ) và tỉnh thành tương ứng. Nếu đó phự hợp thỡ bạn chỉ cần bấm Enter để chuyển sang ụ tiếp theo.
- Ngày nhập: Đõy chớnh là ngày mà nhõn viờn tỡm được thụng tin
- Sau khi cập nhật thụng tin của nhõn viờn, để tiếp tục cập nhật cho nhõn viờn tiếp theo, bạn bấm Enter hoặc nhấn tổ hợp phớm “Alt+T” hoặc nhấn chuột vào nỳt “Thờm”
- Để sửa lại thụng tin về một khỏch hàng đó được cập nhật từ trước. Trước hết bạn chọn dũng chứa thụng tin về người đú tại bảng danh sỏch phớa dưới. Bấm chuột vào nỳt “Sửa”. Tiến hành những sửa đổi cần thiết sau đú bấm chuột vào nỳt “Cập nhật” (lỳc trước là nỳt Sửa)
- Trường hợp muốn xoỏ khỏch hàng, ấn vào tổ hợp phớm “Alt + X” hoặc nhấn chuột vào nỳt “Xoỏ”. Nếu khỏch hàng đó cú hợp đồng thỡ chương trỡnh sẽ thụng bỏo và khụng cho phộp xoỏ.
- Ngoài ra khi cập nhật xong khỏch hàng, chỳng ta cú thể cập nhật thờm người liờn hệ của khỏch hàng. Đặc biệt, với khỏch hàng là tổ chức thỡ việc này rất quan trọng vỡ người liờn hệ chớnh là người thường xuyờn trực tiếp trao đổi cụng việc, cũng như ký kết hợp đồng với cụng ty. Chỳng ta thực hiện bằng cỏch ấn vào nỳt “Người liờn lạc”. Màn hỡnh của người liờn hệ hiện ra như sau:
4.2.3 Menu Thụng tin hợp đồng
a.Danh mục từ điển
Trong danh mục này được chia thành 2 danh mục con là: - Tỡnh trạng hợp đồng
- Danh mục thuế
í nghĩa của cỏc nỳt: Mới, Sửa, Xoỏ, Lưu, Thoỏt, Bỏ qua Mới: Tạo mới hoàn toàn một tỡnh trạng hợp đồng mới
Sửa: Sửa lại trường thụng tin tờn tỡnh trạng hợp đồng của những tỡnh trạng trong bảng
Xoỏ: Xoỏ một tỡnh trạng hợp đồng bất kỳ trong bảng. Nhưng nếu trong danh mục hợp đồng đó cú tỡnh trạng hợp đồng này thỡ phần mềm sẽ thụng bỏo khụng cho xoỏ.
Lưu: Khi tạo mới hay sửa một tỡnh trạng hợp đồng, chỳng ta phải ấn nỳt này thỡ thụng tin mới được cập nhật
í nghĩa của cỏc nỳt: Mới, Sửa, Xoỏ, Lưu, Thoỏt, Bỏ qua Mới: Tạo mới hoàn toàn một loại thuế mới
Sửa: Sửa lại trường thụng tin tờn thuế, giỏ trị của những loại thuế trong bảng Xoỏ: Xoỏ một loại thuế bất kỳ trong bảng. Nhưng nếu trong danh mục hợp đồng đó cú loại thuế này thỡ phần mềm sẽ thụng bỏo khụng cho xoỏ.
Lưu: Khi tạo mới hay sửa một loại thuế, chỳng ta phải ấn nỳt này thỡ thụng tin mới được cập nhật
Thoỏt: Đõy là nỳt thoỏt khỏi màn hỡnh cập nhật loại thuế b. Danh mục hợp đồng
Tại chức năng này, bạn sẽ cập nhật cỏc hợp đồng mới của cụng ty: - Phần bảng phớa bờn dưới là danh sỏch của những hợp đồng đó
được cập nhật trong hệ thống. Cú một dũng đỏnh dấu bởi tam giỏc mầu đen phớa bờn trỏi gọi là dũng hiện thời. Thụng tin chi tiết về nhõn viờn tại dũng hiện thời được hiển thị ở phớa bờn trờn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Để cập nhật mới thụng tin của một hợp đồng: Bấm chuột vào nỳt “Thờm” khi đú con trỏ màn hỡnh sẽ tự động được đặt tại ụ Mó hợp đồng ở trờn cựng. Chỳ ý là mó hợp đồng đó được hệ thống tự động tạo ra bằng cỏch lấy mó HĐ và số thứ tự lớn nhất đó cú cộng thờm 1.
- Tại ụ Mó khỏch hàng, Loại thuế, Tỡnh trạng, bạn sẽ khụng càn phải gừ trực tiếp từ bàn phớm mà bạn chi cần sử dụng phớm mũi tờn lờn xuống để lựa chọn thụng tin phự hợp cú sẵn.
- Cập nhật cỏc thụng tin về: Diễn giải, giỏ trị hợp đồng, chi phớ - Ngày nhập: Đõy chớnh là ngày bắt đầu thực hiện hợp đồng.
- Ngày kết thỳc: Đõy là ngày khỏch hàng thanh lý toàn bộ hợp đồng.
- Sau khi cập nhật thụng tin của hợp đồng, để tiếp tục cập nhật cho nhõn viờn tiếp theo, bạn bấm Enter hoặc nhấn tổ hợp phớm “Alt+T” hoặc nhấn chuột vào nỳt “Thờm”
- Để sửa lại thụng tin về một hợp đồng đó được cập nhật từ trước. Trước hết bạn chọn dũng chứa thụng tin về hợp đồng đú đú tại bảng danh sỏch phớa dưới. Bấm chuột vào nỳt “Sửa”. Tiến hành những sửa đổi cần thiết sau đú bấm chuột vào nỳt “Cập nhật” (lỳc trước là nỳt Sửa)
- Nỳt “Xoỏ” cú chức năng xoỏ đi hợp đồng hiện thời.
- Ngoài ra khi cập nhật xong hợp đồng, chỳng ta cú thể cập nhật thờm chi tiết hợp đồng bằng cỏch ấn vào nỳt “Chi tiết hợp đồng”. Màn hỡnh của chi tiết hợp đồng hiện ra như sau:
- Mục đớch của chi tiết hợp đồng là nờu ra chi tiết vai trũ của từng nhõn viờn tham gia hợp đồng đú.
- Form cập nhật giao dịch cú chức năng: Ghi nhận thụng tin đó, đang và sẽ xảy ra với khỏch hàng. Chức năng của cỏc nỳt trong form giao dịch cú nội dung tương tụ như form cập nhật khỏch hàng
4.2.5 Tra cứu tỡm kiếm
a. Tra cứu khỏch hàng
Bạn cú thể Tỡm kiếm một hoặc một nhúm khỏch hàng theo bất cứ tiờu thức tỡm kiếm nào thụng qua chức năng tỡm kiếm. Bấm chuột vào nỳt Tra cứu khỏch hàng, màn hỡnh sau sẽ hiện ra:
- Nếu bạn chỉ nhớ khỏch hàng ở một số thụng tin hoặc khụng cú thụng tin nào cả. Bạn sẽ nhập tất cả thụng tin về khỏch hàng và mỡnh biết sau đú ấn nỳt “Tỡm Mới”
b. Tra cứu người liờn hệ
d. Tra cứu chi tiết hợp đồng
4.2.6 Bỏo cỏo
- Chức năng bỏo cỏo này nhằm mục đớch xỏc định số lượng cỏc hợp đồng ký kết trong khoảng thời gian do người sử dụng lựa chọn. - Nếu muốn chọn ngày thỏng bắt đầu và kết thỳc cụ thể người dựng
sau khi chọn ngày bắt đầu và kết thỳc và tớch vào 2 check box bờn cạnh.
- Nếu chỉ muốn bỏo cỏo xỏc định từ ngày bắt đầu đến hiện tại bạn chỉ cần chọn ngày thỏng hiện trong ụ bắt đầu và tớch check box ngay bờn cạnh. Ngược lại nếu muốn tất cả cỏc bỏo cỏo từ trước đến ngày kết thỳc thỡ chọn ngày thỏng trong ụ kết thỳc và check box cạnh nú.
b. Bỏo cỏo tỡnh trạng hợp đồng
- Chức năng của bỏo cỏo này là hiện ra thụng tin cỏc hợp đồng cú cựng tỡnh trạng như: Chưa thực hiện, đang thực hiện, kết thỳc. bạn sẽ khụng càn phải gừ trực tiếp từ bàn phớm mà bạn chi cần sử
dụng phớm mũi tờn lờn xuống để lựa chọn thụng tin phự hợp cú sẵn.
- Ngoài ra bạn cần phải chọn ngày bắt đầu và ngày kết thỳc cho bỏo cỏo này. Cỏch làm y hệt như bỏo cỏo số lượng hợp đồng.
- Kết quả của bỏo cỏo sẽ như sau:
c.